Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.
Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).
Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
● организация труда работников;
● заключение трудового договора и прием на работу;
● перевод на другую работу;
● предоставление работникам отпусков;
● поощрение работников;
● наложение на работников дисциплинарных взысканий;
● аттестация работников;
● ведение штатного расписания;
● учет использования рабочего времени;
● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
● оформление служебных командировок;
● прекращение трудового договора и увольнение с работы.
Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).
Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.
Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.
В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).
Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:
● инструкции по охране труда по профессиям;
● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.
Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.
Обратите внимание
В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).
Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).
ПРИЛОЖЕНИЕ
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
|
Документ |
Каким документом регламентируется |
Примечание |
Срок хранения |
|
|
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) |
Статья 189 ТК РФ |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. |
Постоянно |
|
|
Положение о защите персональных данных работников |
Статья 86 ТК РФ |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. |
Постоянно |
|
|
Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) |
Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. |
Постоянно |
||
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. |
|||
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) |
Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. |
50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) |
|
|
Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании |
Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ |
При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. |
Постоянно |
|
|
Положение о системе обучения |
Статьи 196, 197 ТК РФ |
При наличии системы обучения в организации. |
Постоянно |
|
|
Положение об аттестации работников |
Статья 81 ТК РФ |
При проведении аттестации по решению работодателя. |
Постоянно |
|
|
График отпусков |
Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. |
|||
|
Трудовой договор |
Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ |
Заключается в письменной форме с каждым работником. |
||
|
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям |
Принимаются по решению работодателя. |
Постоянно |
||
|
Приказы о приеме на работу |
Статья 68 ТК РФ |
Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. |
||
|
Приказы о переводе на другую работу |
Статья 72.1 ТК РФ |
Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). |
||
|
Приказы об увольнении |
Статья 84.1 ТК РФ |
|||
|
Приказы по основной деятельности |
Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». |
1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) |
||
|
Приказы о предоставлении отпусков |
Издаются на основании графика отпусков или заявления работника |
|||
|
Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы |
Статья 128 ТК РФ |
Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). |
||
|
Личная карточка работника (форма Т-2) |
Ведется на каждого работника. |
|||
|
Трудовая книжка |
Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) |
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. |
При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив |
|
|
Договоры о полной материальной ответственности |
Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. |
|||
|
Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности |
Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) |
Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя |
||
|
Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу |
||||
|
Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении |
||||
|
Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков |
||||
|
Журнал регистрации командировочных удостоверений |
||||
|
Табель учета рабочего времени |
Часть 3 статьи 91 ТК РФ |
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником |
||
|
График сменности |
Статья 103 ТК РФ |
Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие. |
||
|
Журнал учета проверок инспектирующих органов |
Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» |
Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица |
Постоянно |
|
|
Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий |
Положение об аттестации работников предприятия |
Оформляются аттестационной комиссией |
||
|
Табели и наряды работников вредных профессий |
Часть 3 статьи 91 ТК РФ |
Составляются ежемесячно. |
||
|
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда |
Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение» |
Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. |
||
|
Списки работников, уходящих на льготную пенсию |
||||
|
Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий; |
||||
|
Инструкции по охране труда по профессиям |
Раздел 10 ТК РФ |
Постоянно |
||
|
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) |
Раздел 10 ТК РФ |
|||
|
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования |
Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) |
|||
|
Акты о несчастных случаях |
Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» |
|||
|
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний |
Е.Н. Малькова,
специалист по кадровой работе в ООО «Алгоритм»
24.04.2017 09:57
В конце прошлого года портал Neo HR делал обзор изменений в трудoвoм законодательстве - 2017 , в котором рассказал, что ждет работодателей с 1 января. В первом квартале 2017 года чиновники запланировали нововведения, о которых ранее не было известно. Именно о них мы рассказываем в этой статье.
Президент подписал Федеральный закон от 2.03.2016 № 36-ФЗ о ратификации Конвенции о работе на условиях неполного рабочего времени, которая была принята на 81-й сессии Генеральной конференции Международной организации труда в Женеве 24 июня 1994 года.
В Конвенции дается определение термину «трудящийся, занятый неполное рабочее время» (работающее по найму лицо, нормальная продолжительность рабочего времени которого меньше нормальной продолжительности рабочего времени трудящихся, занятых полное рабочее время и находящихся в сравнимой ситуации).
Документ обязывает обеспечивать защиту прав тех работников, которые заняты неполное рабочее время, наравне с работниками, занятыми полный рабочий день. А именно речь идет о праве на организацию, ведение коллективных переговоров и праве на деятельность в качестве представителей трудящихся; об обеспечении безопасности и гигиены труда; защите от дискриминации в области труда и занятий.
Также в Конвенции говорится о том, что работодатели должны предоставлять занятым неполное рабочее время условия, равные тем, которые имеют те, кто работает полное рабочее время, в таких областях, как защита материнства, прекращение трудовых отношений, ежегодный оплачиваемый отпуск или оплачиваемые праздничные дни, отпуск по болезни. Но денежные выплаты при этом могут рассчитываться пропорционально продолжительности рабочего времени или заработкам.
В числе стран, присоединившихся к Конвенции, помимо России, Италия, Португалия, Нидерланды, Швеция и др.
С полным текстом Конвенции можно ознакомиться по ссылке .
Оформление больничных в электронном виде станет возможным уже с 1 июля 2017 года (Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 27110-7). Хотя бумажные листки временной нетрудоспособности пока останутся, а у пациентов поначалу будут спрашивать согласие на оформление электронного больничного.
Предоставлять информацию о выданных больничных будет автоматизированная система, оператором которой станет ФСС. Доступ к базе данных о больничных будет у ФСС, медучреждений и работодателей.
Переход на электронные листки временной нетрудоспособности удобен для работодателей прежде всего тем, что они смогут избежать штрафов за принятие к выплате больничных, которые не соответствуют требованиям ФСС. А сами пациенты избавятся от длительной процедуры сбора подписей и проставления печатей.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.02.2017 № 197 с марта в перечне видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход, появился федеральный госнадзор за соблюдением трудового законодательства.
Теперь проведение плановых проверок в отношении юрлица или ИП будет осуществляться с определенной периодичностью в зависимости от того, какая категория риска присвоена их деятельности:
Если деятельность юрлица или ИП отнесена к категории низкого риска, то плановые проверки не проводятся.
В Постановлении Правительства устанавливаются критерии отнесения деятельности юрлиц и ИП, являющихся работодателями, к определенной категории риска.
Новые типовые нормы утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 17.11.2016 № 665н .
В рамках документа предусмотрено обеспечение спецодеждой и средствами защиты специалистов, которые не названы в действующих нормативных актах по охране труда. Так, например, бесплатная одежда и средства защиты положены инженерам-химикам и монтажистам.
В Приказе Минтруда приводится таблица, в котором перечислены профессии и должности с полагающейся им спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты, а также указана норма выдачи спецодежды на год (штуки, пары, комплекты).
Когда: до 2019 года - добровольно; с 2019 года - в обязательном порядке
Тестирование станет обязательным через два года, а его результаты, как считают эксперты, отразятся на зарплате сотрудников в области управления персоналом. Проверка затронет специалистов всех уровней - от тех, кто оформляет бумаги в отделе кадров, до директоров по персоналу. Профэкзамены в добровольной форме можно будет сдать уже в конце этого года.
Разработкой системы оценки квалификаций в области HR занимается Совет по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального совета при президенте РФ. В рамках проекта будут созданы центры оценки квалификаций и выделены сами квалификации, на соответствие которым будут проверяться кадры. Экзамены будут включать тестирование, собеседование, кейсы. Также необходимо будет предоставить портфолио.
Когда: должны вступить в силу в 2017 году
Компаниям, работающим в указанных отраслях, придется соблюдать эти требования, а также на их основе разработать инструкции по охране труда для профессий или видов выполняемых работ. Требования и правила не распространяются только на работодателей-физлиц, которые не являются ИП.
Добавим, что 21 апреля также вступают в действие специальные требования охраны труда при добыче (вылове), переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из них
В Приказе Минтруда России от 02.11.2016 № 604н приводятся различные требования: требования охраны труда, предъявляемые к организации рабочих мест; требования охраны труда, предъявляемые к производственным территориям (помещениям, участкам производства работ) береговых рыбообрабатывающих предприятий; требования охраны труда, предъявляемые к выполнению работ (осуществлению производственных процессов) и др.
Начали действовать поправки к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 07.02.2014 №80н , согласно которым в этом году работодатели получили возможность сдать декларацию соответствия условий труда нормативным требованиям по охране труда в электронном виде.
Специалистам кадровых служб придется готовить два новых отчета за 2017 год - формы СЗВ-СТАЖ (о страховом стаже работников) и ОДВ-1 (о данных персонифицированного учета работников).
Намечающиеся поправки в Трудовой кодекс и обсуждаемые изменения
Минтруда планирует обязать работодателей регулярно проводить оценку производственных рисков. Уже подготовлен соответствующий законопроект . Чиновники хотят, чтобы условия труда в российских компаниях были приближены к европейским. По их мнению, необходима оценка травмоопасности рабочих мест, учета состояния здоровья и индивидуальных психофизиологических особенностей работников, занятых на конкретных рабочих местах.
Документ прописывает такие обязанности работодателя, как обеспечение безопасности работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов; создание и функционирование системы управления охраной труда; управление профессиональными рисками с учетом специфики своей деятельности; ежегодная реализация обязательных мероприятий по улучшению условий и охраны труда и др.
В первом чтении одобрен законопроект , который, как предполагается, внесет дополнения в ст. 53 ТК РФ и даст право работникам через представителей участвовать в управлении компанией-работодателем. То есть представителям работников (их количество будет определяться коллективным договором) хотят предоставить возможность участвовать в заседаниях коллегиальных органов управления компаний с правом совещательного голоса.
Министерство подготовило законопроект , согласно которому будут отменены некоторые старые нормативные акты времен СССР, в том числе Указ Президиума Верховного Совета СССР от 24.09.1974 № 311-IX «Об условиях труда временных рабочих и служащих» и Указ Президиума Верховного Совета СССР от 2.10.1961 «О порядке рассмотрения споров о возмещении предприятиями, учреждениями, организациями ущерба, причиненного рабочим и служащим увечьем либо иным повреждением здоровья, связанным с их работой».
У авторов данного проекта из Минэкономразвития есть предложение считать зарплату топов по следующему принципу: фиксированный годовой оклад должен быть менее 50% вознаграждения, а переменная величина зависеть от показателей эффективности (не более 50%, но при условии, что установленный уровень показателей эффективности достигнут). Также при расчете вознаграждения, по мнению инициаторов проекта, в каждой компании необходимо брать в учет степень риска, который берет на себя организация из-за действий сотрудника.
Пока сроки вступления в силу нового документа не называются.
По словам Максима Топилина, министра труда и социальной защиты РФ, ведомство готовит законопроект, который предоставить право Роструду прибегать к блокировке счета работодателя, если у него есть задолженность по заработной плате. Таким образом, Роструд получит право взыскивать с работодателей долги в бесспорном порядке.
С 1 января 2017 года надзорные органы получили возможность использовать списки контрольных вопросов при проведении проверок. В них содержатся перечни вопросов, ответы на которые покажут, насколько проверяемый соблюдает обязательные требования, составляющие предмет проверки.
Поскольку проведение проверки происходит по конкретному алгоритму, заданному трудовым законодательством, то внедрение специальных проверочных листов позволит работодателям заранее, до плановой проверки, готовиться по каждому пункту.
О планах внедрить проверочные листы заявил на одной из пресс-конференций руководитель Роструда Всеволод Вуколов.
Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18
Ст. 318 ТК РФ предусматривает гарантии работнику, которого увольняют в связи с ликвидацией организации или сокращением в компании, расположенной на Крайнем Севере или в приравненной к нему местности. В исключительных случаях средний заработок сохраняется до шести месяцев со дня увольнения из таких организаций. Служба занятости не имеет права обязывать работодателей увеличивать срок выплаты на свое усмотрение.
Однако Определение Верховного суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18 обращает внимание на то, что для принятия решения о сохранении среднего заработка необходимо учитывать не только формальные условия, но и исключительные обстоятельства: социальную незащищенность бывшего работника; отсутствие у него средств к существованию; наличие на иждивении нетрудоспособных членов семьи.
Если служба занятости, вынося решение о продлении срока, обращает внимание только на формальные условия, работодатель имеет право не исполнять такое требование и оспорить его в суде.
Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 N 302-КГ17-382 по делу N А58-547/2016
Договоры возмездного оказания услуг могут быть признаны судом трудовыми, если в них есть признаки фактического трудоустройства предпринимателя.
Договор может быть признан трудовым, если условиями предусмотрено систематическое исполнение однотипных услуг, ежемесячная оплата за выполненную работу в определенные даты, содержится четкое указание на профессию ИП и конкретный вид деятельности, исполнители несут материальную ответственность за недостачу вверенного им имущества и причиненный ущерб.
Материал подготовлен при поддержке Контур.Журнала
Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены
Хранение кадровых документов в 2017 году остается одной из обязанностей работодателей. При этом к условиям хранения проверяющие органы предъявляют специальные требования, а сроки хранения кадровых документов являются различными для разных категорий. Кроме того, уничтожение кадровых документов также требует особого порядка. Все эти вопросы обсуждаются в данном материале.
Условия хранения кадровых документов в 2017 году
В Российской Федерации на сегодняшний день существует два основных нормативно-правовых акта, регулирующих вопросы хранения архивных кадровых документов. Одним из них является приказ Министерства культуры Российской Федерации N 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"». Другой важный документ - это Федеральный закон N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с положениями этих актов можно сформулировать несколько основных правил, которые способы привести порядок хранения кадровых документов в вашей организации в полное соответствие с действующим законодательством.
Каждый документ перед помещением в архив должен быть удостоверен подписью уполномоченного сотрудника.
Дело в том, что наличие личной подписи лица, ответственного за данную сферу деятельности, является обязательным условием вступления в силу любого документа; в противном случае он признается недействительным.
Согласно сложившейся практике, с левой стороны бланка документа ставится обозначение должности сотрудника, а справа от нее размещается собственно подпись указанного лица, а также ее расшифровка, то есть фамилия и инициалы. В случае, если рассматриваемый документ представляет собой личный бланк того или иного должностного лица, указание должности рядом с подписью не является обязательным. Если же лицо, удостоверившее документ, ставит свою подпись на нем на основании доверенности, следует зафиксировать здесь же ее реквизиты.
Ведение дел в архиве должно осуществляться в соответствии с правилами
Для регулирования ведения дел в архиве можно составить отдельный локальный нормативный акт – «Положение об архиве».
В первую очередь, следует правильно проводить группировку документов в зависимости от требований к срокам их хранения, разделяя их на группы бумаг, которые необходимо хранить постоянно и временно. При этом важно следить за тем, чтобы в каждом деле присутствовал один оригинальный экземпляр документа, с которым можно было бы сверить копию в случае необходимости.
Приказы, доверенности и прочее должны быть уложены в хронологическом порядке. Как правило, в рамках одного дела хранятся бумаги, сформированные в течение одного календарного года. Необходимо следить за тем, чтобы в дело подшивались только те из них, которые предполагаются кадровой номенклатурой. При этом документы, имеющие приложения, должны храниться вместе с последними вне зависимости от сроков их разработки. Исключение составляют ситуации, когда в связи с наличием большого количества приложений дела приобретают объем, превышающий 250 листов, или толщину свыше 4 см. В этом случае целесообразно составить отдельный том из объемных приложений, сделав соответствующую отметку об этом в основном документе.
К делам, в отношении которых проведена экспертиза ценности, необходимо составлять архивные описи
Архивная опись, образец которой приведен далее в настоящей статье, оформляется в отношении завершенных дел, прошедших экспертизу ценности, которые определены к постоянному или временному хранению на срок более 10 лет либо относятся к личному составу. Для того, чтобы провести такую экспертизу, необходимо, чтобы руководство компании назначило специальную экспертную комиссию, которая проведет оценку описи всех имеющихся дел и актов об их уничтожении. После этого экспертная комиссия составляет протокол результатов рассмотрения этих документа и передает его на согласование экспертно-проверочному органу уполномоченной архивной организации. Если протокол пройдет согласование, дела, назначенные к уничтожению, могут быть ликвидированы. Следует иметь в виду, что опись дел постоянного хранения оформляется в четырех экземплярах, тогда для описи дел в отношении личного состава достаточно трех.
Личные карточки и дела уволенных сотрудников, составленные по форме № Т-2, иногда представляют собой серьезный объем. В этом случае допускается формировать для них отдельную опись.
Режим условий хранения документов, находящихся в архиве, должен строго соблюдаться
Документы, направленные в архив коммерческой организации, необходимо хранить в помещениях, удовлетворяющих определенным требованиям. В частности, они должны обеспечивать полное отсутствие пыли и доступа прямых солнечных лучей. Однако еще более важно, чтобы выбранное помещение могло гарантировать сохранность документов, исключая, в том числе, полное или частичное искажение информации, ее утрату либо уничтожение. Во избежание подобных ситуаций п. 4.4.2.5 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива требует по мере необходимости осуществлять перезапись документов, хранящихся на электронных носителях.
Продолжительность хранения архивных кадровых документов в 2017 году
Перечень документов, установленных приказом № 558 Минкультуры РФ, содержит пункт 19, в котором перечисляются виды документов, хранящиеся в течение самого длительного срока - 75 лет. К ним относятся приказы о переводе и приеме на работу, а также о предоставлении различных видов отпусков - по уходу за ребенком, за свой счет, дополнительных отпусков и т.д.
Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который утвердил изменения в закон об архивном деле, были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
Что касается документов по личному составу срок их хранения дифференцируется в зависимости от типов организаций, где они находятся:
Государственные организации, органы местного самоуправления и учреждения, которые предоставляют архивные документы для государственных и муниципальных архивов, обязаны хранить документы в течение 50 лет с момента создания. После завершения этого периода осуществляется экспертиза ценности материалов;
государственные и муниципальные архивы, принимающие материалы по личному составу упраздненных государственных органов, органов местного самоуправления, а также негосударственных организаций и организаций государственного и муниципального подчинения - до истечения 50 лет с момента создания. После завершения этого периода также осуществляется экспертиза ценности материалов;
иные организации - не менее 50 лет с момента создания.
При этом статья 19 перечня, утвержденного приказом № 558, выделяет еще два типа документов по сроку хранения. Один из них - бумаги, которые следует хранить лишь в течение пяти лет: к ним относятся приказы об очередных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о краткосрочных командировках - как по России, так и за рубеж. Другой тип материалов - это документы постоянного хранения, к числу которых принадлежат приказы, распоряжения, справки, сводки и прочие бумаги, связанные с осуществлением основной деятельности.
Хранение электронных версий кадровых документов в 2017 году
Основные требования к условиям хранения документов в электронном виде определены приказом Министерства культуры Российской Федерации № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
В частности, п.2.30 указанного нормативно-правового акта относит к ним:
Наличие в распоряжении предприятия как минимум двух экземпляров каждого электронного документа в полном объеме, при этом указанные экземпляры должны храниться на различных физических носителях во избежание одновременного повреждения;
наличие технических и программных возможностей для воспроизведения, копирования, перезаписи документов, хранящихся в электронном виде, а также осуществления контроля удовлетворительности их физического и технического состояния;
обеспечение хранения электронных версий документов в условиях, исключающих возможность их случайной или преднамеренной утраты или уничтожения, несанкционированного доступа либо искажения данных.
Не реже чем один раз в пять лет организация, в архиве которой имеются электронные версии документов, обязана осуществлять тщательный контроль состояния носителей, на которых находится информация, и проверять возможность ее воспроизведения.
Для того чтобы правильно оформить электронные документы, которые хранятся в организации, необходимо выполнить несколько простых шагов. В первую очередь нужно удостовериться в работоспособности физических носителей информации, затем осуществить запись данных. После этого следует проверить качество произведенной записи, после чего нанести на носители архивные шифры и произвести опись созданных материалов.
Оформление уничтожения кадровых документов
По итогам проведенной экспертизы может выясниться, что в архивах организации хранятся документы, не представляющие ценности либо документы с истекшим сроком хранения. В этом случае встает вопрос об организации их уничтожения. На практике первым шагом к этому является составление акта о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению. Это потребуется для того, чтобы доказать факт уничтожения материалов в случае проверки.
В свою очередь, осуществить уничтожение бумаг можно разными способами:
Передача на переработку. Материалы, предназначенные для утилизации, необходимо упаковать и отправить на бумагоперерабатывающую фабрику или в компанию, осуществляющую переработку вторичного сырья. Документальным подтверждением передачи бумаг является специальная накладная, информацию о которой необходимо зафиксировать в акте о выделении к уничтожению;
шредирование. Оно представляет собой механическое измельчение бумаги в специальном аппарате, которое подразделяется на стандартное и конфиденциальное, при котором документ режется на более мелкие части. После его уничтожения следует сделать соответствующую отметку в базе документов организации.
Многие изменения и дополнения к ТК РФ непосредственно коснутся в 2017 году кадровиков небольших предприятий.
Постоянно изменяющееся российское законодательство заставляет не только бухгалтеров и руководителей быть «в тонусе». Кадровый учет также совершенствуется, новые правовые нормы сменяют старые, вводятся дополнительные правила и порядки.
2017 год принесет кадровым специалистам массу новшеств: прием на работу отдельных категорий сотрудников будет изменен, микропредприятия перейдут на упрощенный вариант учета кадров, изменятся критерии оценки квалификационного уровня работников, 01.07.2017г. повысится ставка МРОТ (до 7 800 руб. на основании 460-ФЗ от 19 декабря 2016г). На 01.01.2017 она будет составлять 7 500 руб. Но обо всем по порядку.
Кадровый учет на микропредприятиях в 2017 году станет значительно проще, об этом позаботились законодатели и изданный ими 3 июля 2016-го года закон № 348-ФЗ. Администрация таких организаций может больше не утверждать такие локальные нормативно-правовые акты, как:
Перечисленные документы содержат в себе нормы ТК РФ, поэтому их отсутствие на предприятии должно быть прописано в договоре с принимаемым работником. Обязанность фиксации нововведений регламентирована правительственным Постановлением от 27.08.2016г. №858. Форму трудового договора кадровый учет в 2017 году не меняет – она остается прежней, типовой. На вопрос: нужна ли печать в трудовой книжке на записи о приеме на работу ответ по-прежнему будет отрицательный. Работодатель заверяет печатью лишь запись об увольнении человека.
Применять данный порядок могут лишь официально признанные микропредприятиями юридические лица. Это организации, штат которых не превышает 15 человек, а полученный в предыдущем году доход не более 120 миллионов рублей. Если компания утратит статус микропредприятия в течение 2017 года, она в течение 4-х месяцев должна организовать ведение кадрового учета по общепринятым нормам.
Следующие изменения в кадровом учете в 2017 году касаются оценки уровня квалификации персонала. Начиная с января проведение независимой оценки для работников компаний станет платным. Сотрудник, направляемый на квалификационный экзамен, сохраняет за собой на время этой поездки не только место работы, но и средний заработок.
Если учитывать платный характер квалификационного экзамена и необходимость траты на проезд к месту его сдачи, сотрудник имеет право обратиться за налоговым вычетом (не более 120 000 руб. в течение года). В случае оплаты экзамена работодателем и возмещения личных расходов работнику, компании вправе относить данные суммы на прочие расходы, связанные с основным производственным процессом.
Начиная с 2017 г. подтверждать свою квалификацию будут обязаны представители должностей, которые входят в закрытый перечень (утвержденный Правительством РФ). Речь идет о перечне утвержденных профессиональных стандартов. Данный перечень можно посмотреть . Остальные сотрудники могут продолжать трудиться без оценки их квалификационного уровня.
Любому гражданину при устройстве на новое место необходимо представлять документы, перечень которых прописан в ст.65 ТК РФ (часть 1). С 2017г. на предприятиях, кадровые требования к персоналу которых включают отсутствие штрафов за потребление наркотиков, вводится новое правило. К перечню документов для трудоустройства добавляется справка от нарколога и психиатра об отсутствии пагубных пристрастий у соискателя вакансии. Данный порядок регламентирован №230-ФЗ от 13.07.2015г.
Федеральное законодательство (№272-ФЗ от 3 октября 2016г.) увеличило срок обращения недовольных сотрудников в суд в связи с задержкой выплат или занижением суммы причитающейся заработной платы. Теперь работник может написать жалобу на работодателя в течение 1 года с момента совершения последним трудового правонарушения. При этом причины недовольства персонала могут быть разными:
В ближайшем будущем парламентарии намерены рассмотреть вопрос о введении электронных больничных листков, но до полной замены ими бумажных носителей еще далеко – материальная база многих поликлиник не готова к таким кардинальным новшествам.
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
