Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа. Реквизит документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) – обязательный информационный элемент, присущий определенному виду письменного документа. Понятие формуляра соотносим с составом и расположением реквизитов документа, понятие структуры связываем с композицией самостоятельно значимых частей делового текста.
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.
Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).
В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:
общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;
бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;
бланк конкретного вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа).
Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.
При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева.
Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. 1
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации ; 02 - герб субъекта Российской Федерации ; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) ; 04 - код организации ; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ; 07 - код формы документа ; 08 - наименование организации ; 09 - справочные данные об организации ; 10 - наименование вида документа ; 11 - дата документа ; 12 - регистрационный номер документа ; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа ; 14 - место составления или издания документа ; 15 - адресат ; 16 - гриф утверждения документа ; 17 - резолюция ; 18 - заголовок к тексту ; 19 - отметка о контроле ; 20 - текст документа ; 21 - отметка о наличии приложения ; 22 - подпись ; 23 - гриф согласования документа ; 24 - визы согласования документа ; 25 - оттиск печати ; 26 - отметка о заверении копии ; 27 - отметка об исполнителе ; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело ; 29 - отметка о поступлении документа в организацию ; 30 - идентификатор электронной копии документа .
Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; должность лица - автора документа; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование либо аннотация документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка о поступлении документа.
При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.
К реквизитам, придающим юр.силу документу относятся:
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Гриф утверждения документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Визы согласования документа
При разработке бланков организации используется два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой.
Реквизит 01, 02 или 03 (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации). Реквизит 03 (эмблема организации и товарный знак) допускается располагать на уровне реквизита 08 (наименование организации).
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), а также ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, документ должен иметь следующие размеры полей:
При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
В организациях обычно применяются следующие виды бланков:
Также могут использоваться должностные бланки и бланки структурных подразделений.
Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».
Например:
Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).
Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации (структурного подразделения), справочные
данные об организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.
Например:
На бланках письма ограничительные уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о контроле».
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит реквизит «наименование вида документа».
Например:
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.
Например:
Системы документации
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.
При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации .
Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).
Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.
Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:
Работа по унификации документов включает:
Разработаны следующие УСД:
Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.
Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.
Составление табеля унифицированных форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой делопроизводства.
Табель содержит следующие графы.
Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация - это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).
Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти.
Виды бланков.
Требования к бланкам документов.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.
Выделяют несколько способов изготовления бланков:
1. типографский;
2.с помощью средств оперативной полиграфии;
3. при помощи резинового штемпеля;
4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.
Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.
2. Бланк письма – используется только для писем.
3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.
4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.
5. Бланк структурного подразделения – для самостоятельных структурных подразделений в крупных организациях.
В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
3. ограничительные линии для даты и номера документа;
4. место составления или издания документа;
5. свободное место для внесения наименования вида документа;
В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
2. код организации;
3. ОГРН; эти реквизиты как правило указывают в справочных данных
4. ИНН\КПП;
6. справочные данные об организации;
7. ограничительные линии для даты и регистрационного номера;
9. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, текст документа.
В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
3. наименование вида документа;
4. ограничительные линии для даты и номера документа;
5. место составления или издания документа;
6. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, гриф утверждения, текст документа.
Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации - автора документа наименования структурного подразделения.
Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации - автора документа. На бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения - автора документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. (образцы смотрим в ГОСТ Р 6.30-2003)
При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации - автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации - автора документа.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации - автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».
Наш словарь
Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;
Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.
В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).
6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).
Важно!
Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.
Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:
Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);
Флаговой (по левой границе зоны).
Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример 6):
Реквизиты:
02 - «Эмблема»;
10 - «Дата документа»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк письма может включать (Пример 7):
Реквизиты:
01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 - «Эмблема»;
03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;
06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;
08 - «Справочные данные об организации»;
Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Регистрационный номер документа»;
15 - «Адресат»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):
Реквизиты:
01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 - «Эмблема»;
03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;
06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;
09 - «Наименование вида документа»;
13 - «Место составления (издания) документа»;
Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Регистрационный номер документа»;
16 - «Гриф утверждения документа»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).
ВАЖНО!
В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.
Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .
Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.
Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:
1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.
2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).
3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:
Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.
4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.
Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:
|
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). |
1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000). См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 - 35. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016). |
Официальные документы, как правило, создаются на блан-ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.
Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведен-ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор-ганизации — авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу доку-мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два фор-мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз-меров полей, установленных государственным стандартом.
При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованны-ми шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в за-висимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименова-нии организации-автора).
Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе-мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).
В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую-щие реквизиты:
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи-вания);
04 код организации;
05 код формы документа;
06 наименование организации;
07 справочные данные об организации.
Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви-зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку-мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.
На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче-ское предложение» или «деловое письмо».
Пример оформления бланка для писем с угловым располо-жением реквизитов.
В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива-ния);
04 код организации;
12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от-меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци-онный номер документа.
Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.
Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:
Бланк вида документа . Если общий бланк дополнить наимено-ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет-ных видов документов целесообразно создавать, если в организа-ции применяется большое количество документов этих видов (на-пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).
Бланки на двух языках . В организациях субъектов Россий-ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче-стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на-циональном, на одном уровне, используя продольное располо-жение реквизитов.
Возможно создание бланка на двух языках, если организа-ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та-ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска-жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле-нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков).
При поступлении бланков в журнале записывают:
Наименование вида бланка;
Дату поступления;
Номер сопроводительного документа;
Наименование предприятия-изготовителя;
Серию и номера гербовых бланков.
При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:
Наименование вида бланка;
Количество экземпляров;
Серию и номера бланков;
Наименование структурного подразделения;
Фамилию и инициалы должностного лица-получателя;
Расписку в получении;
Примечание (отметка об уничтожении и др.)
Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.
На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае-мых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна-ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.
Помимо бланка организации в крупных управленческих ап-паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж-ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме-щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав-тора документа.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот-рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло-щадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают-ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло-щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво-бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен-тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.
На бланках допускается располагать ограничительные отмет-ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме-щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от-метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго-товлении бланков.
Не допускается:
Размещение на бланке только сокращенного наименова-ния организации — автора документа, отсутствие сведе-ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
Составление бланка на двух языках, но с различной ин-формацией об организации — авторе;
- «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
Размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст-венной регистрации;
Произвольного расположения реквизитов бланка, не соот-ветствующих требованиям государственного стандарта;
Размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен-ные» украшения);
Размещение реквизитов на бланках российских организа-ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на-рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.
