В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
К кадровым приказам относятся все остальные:
Отпуска;
премии;
командировки;
дисциплинарные взыскания и т.д.
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.
Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
Штатное расписание;
документ, регламентирующий оплату труда;
книги регистрации приказов;
журнал учета командировок;
правила внутреннего трудового распорядка;
прочие локально-нормативные документы, регламентирующие работу отдела кадров.
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
Сюда относится:
Наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
ФИО работника;
должность, на которую принимается работник;
срок трудового договора;
вид договора (совместительство или основная должность);
должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
график работы;
результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
реквизиты и подписи сторон.
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
Прием заявления у работника;
ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
оформление приказа о приеме на работу;
заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы;
передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.
Хранение кадровых документов в 2017 году остается одной из обязанностей работодателей. При этом к условиям хранения проверяющие органы предъявляют специальные требования, а сроки хранения кадровых документов являются различными для разных категорий. Кроме того, уничтожение кадровых документов также требует особого порядка. Все эти вопросы обсуждаются в данном материале.
Условия хранения кадровых документов в 2017 году
В Российской Федерации на сегодняшний день существует два основных нормативно-правовых акта, регулирующих вопросы хранения архивных кадровых документов. Одним из них является приказ Министерства культуры Российской Федерации N 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"». Другой важный документ - это Федеральный закон N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с положениями этих актов можно сформулировать несколько основных правил, которые способы привести порядок хранения кадровых документов в вашей организации в полное соответствие с действующим законодательством.
Каждый документ перед помещением в архив должен быть удостоверен подписью уполномоченного сотрудника.
Дело в том, что наличие личной подписи лица, ответственного за данную сферу деятельности, является обязательным условием вступления в силу любого документа; в противном случае он признается недействительным.
Согласно сложившейся практике, с левой стороны бланка документа ставится обозначение должности сотрудника, а справа от нее размещается собственно подпись указанного лица, а также ее расшифровка, то есть фамилия и инициалы. В случае, если рассматриваемый документ представляет собой личный бланк того или иного должностного лица, указание должности рядом с подписью не является обязательным. Если же лицо, удостоверившее документ, ставит свою подпись на нем на основании доверенности, следует зафиксировать здесь же ее реквизиты.
Ведение дел в архиве должно осуществляться в соответствии с правилами
Для регулирования ведения дел в архиве можно составить отдельный локальный нормативный акт – «Положение об архиве».
В первую очередь, следует правильно проводить группировку документов в зависимости от требований к срокам их хранения, разделяя их на группы бумаг, которые необходимо хранить постоянно и временно. При этом важно следить за тем, чтобы в каждом деле присутствовал один оригинальный экземпляр документа, с которым можно было бы сверить копию в случае необходимости.
Приказы, доверенности и прочее должны быть уложены в хронологическом порядке. Как правило, в рамках одного дела хранятся бумаги, сформированные в течение одного календарного года. Необходимо следить за тем, чтобы в дело подшивались только те из них, которые предполагаются кадровой номенклатурой. При этом документы, имеющие приложения, должны храниться вместе с последними вне зависимости от сроков их разработки. Исключение составляют ситуации, когда в связи с наличием большого количества приложений дела приобретают объем, превышающий 250 листов, или толщину свыше 4 см. В этом случае целесообразно составить отдельный том из объемных приложений, сделав соответствующую отметку об этом в основном документе.
К делам, в отношении которых проведена экспертиза ценности, необходимо составлять архивные описи
Архивная опись, образец которой приведен далее в настоящей статье, оформляется в отношении завершенных дел, прошедших экспертизу ценности, которые определены к постоянному или временному хранению на срок более 10 лет либо относятся к личному составу. Для того, чтобы провести такую экспертизу, необходимо, чтобы руководство компании назначило специальную экспертную комиссию, которая проведет оценку описи всех имеющихся дел и актов об их уничтожении. После этого экспертная комиссия составляет протокол результатов рассмотрения этих документа и передает его на согласование экспертно-проверочному органу уполномоченной архивной организации. Если протокол пройдет согласование, дела, назначенные к уничтожению, могут быть ликвидированы. Следует иметь в виду, что опись дел постоянного хранения оформляется в четырех экземплярах, тогда для описи дел в отношении личного состава достаточно трех.
Личные карточки и дела уволенных сотрудников, составленные по форме № Т-2, иногда представляют собой серьезный объем. В этом случае допускается формировать для них отдельную опись.
Режим условий хранения документов, находящихся в архиве, должен строго соблюдаться
Документы, направленные в архив коммерческой организации, необходимо хранить в помещениях, удовлетворяющих определенным требованиям. В частности, они должны обеспечивать полное отсутствие пыли и доступа прямых солнечных лучей. Однако еще более важно, чтобы выбранное помещение могло гарантировать сохранность документов, исключая, в том числе, полное или частичное искажение информации, ее утрату либо уничтожение. Во избежание подобных ситуаций п. 4.4.2.5 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива требует по мере необходимости осуществлять перезапись документов, хранящихся на электронных носителях.
Продолжительность хранения архивных кадровых документов в 2017 году
Перечень документов, установленных приказом № 558 Минкультуры РФ, содержит пункт 19, в котором перечисляются виды документов, хранящиеся в течение самого длительного срока - 75 лет. К ним относятся приказы о переводе и приеме на работу, а также о предоставлении различных видов отпусков - по уходу за ребенком, за свой счет, дополнительных отпусков и т.д.
Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который утвердил изменения в закон об архивном деле, были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
Что касается документов по личному составу срок их хранения дифференцируется в зависимости от типов организаций, где они находятся:
Государственные организации, органы местного самоуправления и учреждения, которые предоставляют архивные документы для государственных и муниципальных архивов, обязаны хранить документы в течение 50 лет с момента создания. После завершения этого периода осуществляется экспертиза ценности материалов;
государственные и муниципальные архивы, принимающие материалы по личному составу упраздненных государственных органов, органов местного самоуправления, а также негосударственных организаций и организаций государственного и муниципального подчинения - до истечения 50 лет с момента создания. После завершения этого периода также осуществляется экспертиза ценности материалов;
иные организации - не менее 50 лет с момента создания.
При этом статья 19 перечня, утвержденного приказом № 558, выделяет еще два типа документов по сроку хранения. Один из них - бумаги, которые следует хранить лишь в течение пяти лет: к ним относятся приказы об очередных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о краткосрочных командировках - как по России, так и за рубеж. Другой тип материалов - это документы постоянного хранения, к числу которых принадлежат приказы, распоряжения, справки, сводки и прочие бумаги, связанные с осуществлением основной деятельности.
Хранение электронных версий кадровых документов в 2017 году
Основные требования к условиям хранения документов в электронном виде определены приказом Министерства культуры Российской Федерации № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
В частности, п.2.30 указанного нормативно-правового акта относит к ним:
Наличие в распоряжении предприятия как минимум двух экземпляров каждого электронного документа в полном объеме, при этом указанные экземпляры должны храниться на различных физических носителях во избежание одновременного повреждения;
наличие технических и программных возможностей для воспроизведения, копирования, перезаписи документов, хранящихся в электронном виде, а также осуществления контроля удовлетворительности их физического и технического состояния;
обеспечение хранения электронных версий документов в условиях, исключающих возможность их случайной или преднамеренной утраты или уничтожения, несанкционированного доступа либо искажения данных.
Не реже чем один раз в пять лет организация, в архиве которой имеются электронные версии документов, обязана осуществлять тщательный контроль состояния носителей, на которых находится информация, и проверять возможность ее воспроизведения.
Для того чтобы правильно оформить электронные документы, которые хранятся в организации, необходимо выполнить несколько простых шагов. В первую очередь нужно удостовериться в работоспособности физических носителей информации, затем осуществить запись данных. После этого следует проверить качество произведенной записи, после чего нанести на носители архивные шифры и произвести опись созданных материалов.
Оформление уничтожения кадровых документов
По итогам проведенной экспертизы может выясниться, что в архивах организации хранятся документы, не представляющие ценности либо документы с истекшим сроком хранения. В этом случае встает вопрос об организации их уничтожения. На практике первым шагом к этому является составление акта о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению. Это потребуется для того, чтобы доказать факт уничтожения материалов в случае проверки.
В свою очередь, осуществить уничтожение бумаг можно разными способами:
Передача на переработку. Материалы, предназначенные для утилизации, необходимо упаковать и отправить на бумагоперерабатывающую фабрику или в компанию, осуществляющую переработку вторичного сырья. Документальным подтверждением передачи бумаг является специальная накладная, информацию о которой необходимо зафиксировать в акте о выделении к уничтожению;
шредирование. Оно представляет собой механическое измельчение бумаги в специальном аппарате, которое подразделяется на стандартное и конфиденциальное, при котором документ режется на более мелкие части. После его уничтожения следует сделать соответствующую отметку в базе документов организации.
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Все предприятия, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, должны иметь определенный перечень документов по кадровому учету. Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания они включаются в систему кадрового учета.
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. В обязательном порядке у организации-работодателя должны быть следующие организационные документы:
В случае, когда организация выплачивает премии и (или) материальную помощь, то это следует закрепить либо в отдельных Положениях, либо включить в Положение об оплате труда.
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д.
Правила внутреннего трудового распорядка оформляются как приложение к коллективному договору, в случае отсутствия такового, оформляются как самостоятельный документ. Типовой формы правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Документ составляется в произвольной форме.
В тексте правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется указать:
Положение об оплате труда регламентирует порядок и условия оплаты труда в организации. В нем прописываются:
Коллективный договор не является обязательным документом для организации. Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства. Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором - только на сотрудников соответствующего подразделения.
Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность. Работодатель самостоятельно определяет порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте, в частности, положении о работе с персональными данными сотрудников.
Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей составлять штатное расписание, но на практике лучше это делать, так как штатное расписание позволяет: определить количество сотрудников и расходы на оплату труда по ним, а также будет служить дополнительным аргументом в вашу защиту при отнесении затрат на оплату труда в налоговые расходы.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника с необходимыми локальными нормативными актами (положение о внутреннем трудовом распорядке, положение об оплате труда, положение о работе с персональными данными).
Принимая сотрудника на работу, следует заключить с ним трудовой договор. На основании трудового договора оформить приказ о приеме на работу. Затем на основании приказа внести запись в трудовую книжку сотрудника. Если у сотрудника это первое место работы, работодатель должен оформить ему трудовую книжку. Ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под роспись. Все изменения в трудовой деятельности работника в организации сопровождаются приказами (распоряжениями): прием, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и пр. Формы приказов можно использовать типовые или разработать свои с указанием необходимых для приказа реквизитов.
Случаи перевода сотрудника на другую должность, изменения в оплате труда и т.п. нужно оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору.
Обязательным кадровым документом является личная карточка. Личные карточки вести обязаны все организации, независимо от формы собственности и системы налогообложения. Личная карточка заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. В карточке указываются все записи, которые вносятся работодателем в трудовую книжку (прием, перевод на другую должность, увольнение и пр.)
Организация не обязана вести личные дела сотрудников, так как это предусмотрено законодательством только для учреждений государственной, гражданской и муниципальной службы.
Следует упомянуть об обязанности работодателя составлять график отпусков. Составляют его на каждый следующий календарный год, не позднее, чем за две недели до наступления этого периода.
Должностная инструкция определяет должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя после ознакомления и подписания ее работником, а другой отдается непосредственно работнику.
С 1 января 2017 работодатели, которые отнесены к микропредприятиям, вправе не разрабатывать локальные нормативные акты или утвердить только часть из них. Это касается, например, правил трудового распорядка, положения об оплате труда, должностной инструкции и т.д.
При отказе от внутренних локальных актов следует прописанные в них условия включить в трудовой договор. Трудовой договор оформляется по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. При этом работодатель вправе исключить из трудового договора пункты, которые он не должен заполнять в связи с характером работы, а также пункты примечаний к типовому договору.
Отказ от внутренних локальных актов следует зафиксировать внутренним документом (например, приказом). И ранее применяемые локальные акты признать утратившими силу.
В случае утраты статуса микропредприятия следует организовать кадровый учет по общим правилам. Разработать все необходимые локальные нормативные акты по трудовым отношениям не позднее четырех месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства внесли изменения.
Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.
Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.
Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.
На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.
Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.
Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.
Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.
В зависимости от количества работников возможно два варианта:
Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.
Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.
При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.
Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.
Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.
То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.
Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:
Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.
Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.
Разберем каждый из этих пунктов подробнее.
Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.
Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.
От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.
Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.
Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.
Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.
Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.
Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.
Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.
В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:
Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.
Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.
На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.
Рассмотрим несколько наименований.
Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.
При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .
Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.
После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.
Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.
На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.
Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.
В форму включают следующие пункты:
Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.
Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.
Как выполнить эту задачу?
Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.
Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.
От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.
Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.
В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.
Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.
Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.
Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.
Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.
Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.
Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.
Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:
Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.
Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.
Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.
Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.
Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.
В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.
