Все предприятия, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, должны иметь определенный перечень документов по кадровому учету. Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания они включаются в систему кадрового учета.
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. В обязательном порядке у организации-работодателя должны быть следующие организационные документы:
В случае, когда организация выплачивает премии и (или) материальную помощь, то это следует закрепить либо в отдельных Положениях, либо включить в Положение об оплате труда.
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д.
Правила внутреннего трудового распорядка оформляются как приложение к коллективному договору, в случае отсутствия такового, оформляются как самостоятельный документ. Типовой формы правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Документ составляется в произвольной форме.
В тексте правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется указать:
Положение об оплате труда регламентирует порядок и условия оплаты труда в организации. В нем прописываются:
Коллективный договор не является обязательным документом для организации. Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства. Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором - только на сотрудников соответствующего подразделения.
Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность. Работодатель самостоятельно определяет порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте, в частности, положении о работе с персональными данными сотрудников.
Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей составлять штатное расписание, но на практике лучше это делать, так как штатное расписание позволяет: определить количество сотрудников и расходы на оплату труда по ним, а также будет служить дополнительным аргументом в вашу защиту при отнесении затрат на оплату труда в налоговые расходы.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника с необходимыми локальными нормативными актами (положение о внутреннем трудовом распорядке, положение об оплате труда, положение о работе с персональными данными).
Принимая сотрудника на работу, следует заключить с ним трудовой договор. На основании трудового договора оформить приказ о приеме на работу. Затем на основании приказа внести запись в трудовую книжку сотрудника. Если у сотрудника это первое место работы, работодатель должен оформить ему трудовую книжку. Ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под роспись. Все изменения в трудовой деятельности работника в организации сопровождаются приказами (распоряжениями): прием, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и пр. Формы приказов можно использовать типовые или разработать свои с указанием необходимых для приказа реквизитов.
Случаи перевода сотрудника на другую должность, изменения в оплате труда и т.п. нужно оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору.
Обязательным кадровым документом является личная карточка. Личные карточки вести обязаны все организации, независимо от формы собственности и системы налогообложения. Личная карточка заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. В карточке указываются все записи, которые вносятся работодателем в трудовую книжку (прием, перевод на другую должность, увольнение и пр.)
Организация не обязана вести личные дела сотрудников, так как это предусмотрено законодательством только для учреждений государственной, гражданской и муниципальной службы.
Следует упомянуть об обязанности работодателя составлять график отпусков. Составляют его на каждый следующий календарный год, не позднее, чем за две недели до наступления этого периода.
Должностная инструкция определяет должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя после ознакомления и подписания ее работником, а другой отдается непосредственно работнику.
С 1 января 2017 работодатели, которые отнесены к микропредприятиям, вправе не разрабатывать локальные нормативные акты или утвердить только часть из них. Это касается, например, правил трудового распорядка, положения об оплате труда, должностной инструкции и т.д.
При отказе от внутренних локальных актов следует прописанные в них условия включить в трудовой договор. Трудовой договор оформляется по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. При этом работодатель вправе исключить из трудового договора пункты, которые он не должен заполнять в связи с характером работы, а также пункты примечаний к типовому договору.
Отказ от внутренних локальных актов следует зафиксировать внутренним документом (например, приказом). И ранее применяемые локальные акты признать утратившими силу.
В случае утраты статуса микропредприятия следует организовать кадровый учет по общим правилам. Разработать все необходимые локальные нормативные акты по трудовым отношениям не позднее четырех месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства внесли изменения.
| Замминистра Минтруда Любовь Ельцова рассказала о планах по внедрению . Согласно предложениям, работодатели сами смогут выбрать тип кадрового учета : в электронном, полностью или частично бумажном, в зависимости от возможностей фирмы. Оформленные предложения Минтруда передаст на рассмотрение
Подтвердить стаж, опыт работы могут кадровые документы. Поэтому их правильное и своевременное оформление имеет важное значение для любого.
Кадровые документы имеют несколько функций :
Таким образом, вся полезная деятельность работника должна быть подтверждена кадровыми документами. Такая система учета, с одной стороны, является обеспечением его трудовых прав, с другой стороны - подтверждает исполнение работодателем своих обязанностей по предоставлению гарантий работнику, беспрепятственному осуществлению им своей рабочей функции и оговоренной платы за это.
Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году не претерпели существенных изменений, поэтому специалисты могут использовать привычные бланки.
По Трудовому кодексу РФ и подзаконным актам, регламентирующим все аспекты, сопутствующие работе, существует множество справок, приказов, инструкций и положений, которые можно отнести к кадровым.
Однако при составлении и ведении столь важных документов необходимо соблюдать несколько неукоснительных правил :
Кадровый учет - обязанность работника по кадрам. Однако некоторые документы могут составляться и другим специалистами: ответственным по охране труда и бухгалтерами. Например, инструкция по технике безопасности разрабатывается службой охраны труда, но сама инструкция с отметками об ознакомлении должна храниться в кадрах.
Если ИП ведет учет самостоятельно, то в качестве проверки полезно будет время от времени проводить сторонний кадровый аудит .
Ранее образцы и бланки каждого документа, издаваемого кадрами, должны были соответствовать формам, установленным . Однако с 2013 года норма об обязательности использования форм, перечисленных в данном постановлении была отменена и теперь использование указанных форм носит рекомендательный характер.
При ведении кадрового учета организации и ИП могут вводить свои виды форм, но с обязательным наличием реквизитов, предусмотренных нормами трудового права, для подобных документов.
ИП, с точки зрения трудового права, ничем не отличается от компании. Следовательно, обязанность по документальному отражению труда своего работника он обязан так же неукоснительно соблюдать, как и другие работодатели. Закрытый перечень кадровых документов не установлен, поэтому он может отличаться у разных работодателей.
Документация по учету кадров .
Помимо привычных табелей учета рабочего времени это могут быть графики сменности или другие документы, наряды и прочие бумаги, которые подтвердят то, сколько гражданин наработал по количеству времени или объему задач. Рабочее время также подтверждается приказами о выходе на работу в выходные и праздничные дни, а также иными свидетельствами о работе в командировке.
Заработанные деньги выплачивают по расчетно-платежным ведомостям . В них могут быть указаны как списки работников, так и отдельные лица. Начисление отпускных производится по записке-счету на отпуск, составляемой кадровым специалистом, а окончательный расчет с работником производится по записке - расчету при увольнении, в которой указывается количество отработанных дней в месяце увольнения, наличие или отсутствие дней отпуска, которые необходимо компенсировать.
Трудоустройство у ИП не должно отличаться для работника от работы в организации. Необходимо требовать от предпринимателя соблюдения всех ваших законных прав.
Как мы выяснили, для ИП работа с кадровыми документами предполагает строгое соблюдение ряда принципов:
В случае несоблюдения всех требований бизнесмен понесет в порядке, определенном государством.
Вопрос: Добрый день. Скажите, пожалуйста, обязан ли ИП подтверждать факт трудоустройства работника записью в трудовой книжке? И как быть с обязательными и за работника?
Ответ: Здравствуйте. Да, предприниматель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Это прямо указано в п. 3 Правил ведения и заполнения трудовых книжек. Более того, он также обязан соблюдать установленные правила заполнения и обеспечить ее сохранность. Отвечая на второй вопрос, надо сказать, что, согласно ИП является таким же работодателем, как и крупные организации, поэтому он обязан платить все взносы и платежи в ФСС России и ПФР, а также налоги вне зависимости от того на какой системе налогообложения работает он сам.
На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.
В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве . Обычно это бухгалтер или .
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: , увольнение и . Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
К кадровым приказам
относятся все остальные:
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это , в которых отражаются все основные сведения о работнике . Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это . В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Поскольку трудовые книжки являются , то обязательно вести . Эта книга также хранится 75 лет.
Следующий обязательный документ это . Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это , книга основания для приказов.
После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание
. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.
Сюда относится :
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить . А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
При каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:
В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:
24.04.2017 09:57
В конце прошлого года портал Neo HR делал обзор изменений в трудoвoм законодательстве - 2017 , в котором рассказал, что ждет работодателей с 1 января. В первом квартале 2017 года чиновники запланировали нововведения, о которых ранее не было известно. Именно о них мы рассказываем в этой статье.
Президент подписал Федеральный закон от 2.03.2016 № 36-ФЗ о ратификации Конвенции о работе на условиях неполного рабочего времени, которая была принята на 81-й сессии Генеральной конференции Международной организации труда в Женеве 24 июня 1994 года.
В Конвенции дается определение термину «трудящийся, занятый неполное рабочее время» (работающее по найму лицо, нормальная продолжительность рабочего времени которого меньше нормальной продолжительности рабочего времени трудящихся, занятых полное рабочее время и находящихся в сравнимой ситуации).
Документ обязывает обеспечивать защиту прав тех работников, которые заняты неполное рабочее время, наравне с работниками, занятыми полный рабочий день. А именно речь идет о праве на организацию, ведение коллективных переговоров и праве на деятельность в качестве представителей трудящихся; об обеспечении безопасности и гигиены труда; защите от дискриминации в области труда и занятий.
Также в Конвенции говорится о том, что работодатели должны предоставлять занятым неполное рабочее время условия, равные тем, которые имеют те, кто работает полное рабочее время, в таких областях, как защита материнства, прекращение трудовых отношений, ежегодный оплачиваемый отпуск или оплачиваемые праздничные дни, отпуск по болезни. Но денежные выплаты при этом могут рассчитываться пропорционально продолжительности рабочего времени или заработкам.
В числе стран, присоединившихся к Конвенции, помимо России, Италия, Португалия, Нидерланды, Швеция и др.
С полным текстом Конвенции можно ознакомиться по ссылке .
Оформление больничных в электронном виде станет возможным уже с 1 июля 2017 года (Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 27110-7). Хотя бумажные листки временной нетрудоспособности пока останутся, а у пациентов поначалу будут спрашивать согласие на оформление электронного больничного.
Предоставлять информацию о выданных больничных будет автоматизированная система, оператором которой станет ФСС. Доступ к базе данных о больничных будет у ФСС, медучреждений и работодателей.
Переход на электронные листки временной нетрудоспособности удобен для работодателей прежде всего тем, что они смогут избежать штрафов за принятие к выплате больничных, которые не соответствуют требованиям ФСС. А сами пациенты избавятся от длительной процедуры сбора подписей и проставления печатей.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.02.2017 № 197 с марта в перечне видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход, появился федеральный госнадзор за соблюдением трудового законодательства.
Теперь проведение плановых проверок в отношении юрлица или ИП будет осуществляться с определенной периодичностью в зависимости от того, какая категория риска присвоена их деятельности:
Если деятельность юрлица или ИП отнесена к категории низкого риска, то плановые проверки не проводятся.
В Постановлении Правительства устанавливаются критерии отнесения деятельности юрлиц и ИП, являющихся работодателями, к определенной категории риска.
Новые типовые нормы утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 17.11.2016 № 665н .
В рамках документа предусмотрено обеспечение спецодеждой и средствами защиты специалистов, которые не названы в действующих нормативных актах по охране труда. Так, например, бесплатная одежда и средства защиты положены инженерам-химикам и монтажистам.
В Приказе Минтруда приводится таблица, в котором перечислены профессии и должности с полагающейся им спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты, а также указана норма выдачи спецодежды на год (штуки, пары, комплекты).
Когда: до 2019 года - добровольно; с 2019 года - в обязательном порядке
Тестирование станет обязательным через два года, а его результаты, как считают эксперты, отразятся на зарплате сотрудников в области управления персоналом. Проверка затронет специалистов всех уровней - от тех, кто оформляет бумаги в отделе кадров, до директоров по персоналу. Профэкзамены в добровольной форме можно будет сдать уже в конце этого года.
Разработкой системы оценки квалификаций в области HR занимается Совет по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального совета при президенте РФ. В рамках проекта будут созданы центры оценки квалификаций и выделены сами квалификации, на соответствие которым будут проверяться кадры. Экзамены будут включать тестирование, собеседование, кейсы. Также необходимо будет предоставить портфолио.
Когда: должны вступить в силу в 2017 году
Компаниям, работающим в указанных отраслях, придется соблюдать эти требования, а также на их основе разработать инструкции по охране труда для профессий или видов выполняемых работ. Требования и правила не распространяются только на работодателей-физлиц, которые не являются ИП.
Добавим, что 21 апреля также вступают в действие специальные требования охраны труда при добыче (вылове), переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из них
В Приказе Минтруда России от 02.11.2016 № 604н приводятся различные требования: требования охраны труда, предъявляемые к организации рабочих мест; требования охраны труда, предъявляемые к производственным территориям (помещениям, участкам производства работ) береговых рыбообрабатывающих предприятий; требования охраны труда, предъявляемые к выполнению работ (осуществлению производственных процессов) и др.
Начали действовать поправки к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 07.02.2014 №80н , согласно которым в этом году работодатели получили возможность сдать декларацию соответствия условий труда нормативным требованиям по охране труда в электронном виде.
Специалистам кадровых служб придется готовить два новых отчета за 2017 год - формы СЗВ-СТАЖ (о страховом стаже работников) и ОДВ-1 (о данных персонифицированного учета работников).
Намечающиеся поправки в Трудовой кодекс и обсуждаемые изменения
Минтруда планирует обязать работодателей регулярно проводить оценку производственных рисков. Уже подготовлен соответствующий законопроект . Чиновники хотят, чтобы условия труда в российских компаниях были приближены к европейским. По их мнению, необходима оценка травмоопасности рабочих мест, учета состояния здоровья и индивидуальных психофизиологических особенностей работников, занятых на конкретных рабочих местах.
Документ прописывает такие обязанности работодателя, как обеспечение безопасности работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов; создание и функционирование системы управления охраной труда; управление профессиональными рисками с учетом специфики своей деятельности; ежегодная реализация обязательных мероприятий по улучшению условий и охраны труда и др.
В первом чтении одобрен законопроект , который, как предполагается, внесет дополнения в ст. 53 ТК РФ и даст право работникам через представителей участвовать в управлении компанией-работодателем. То есть представителям работников (их количество будет определяться коллективным договором) хотят предоставить возможность участвовать в заседаниях коллегиальных органов управления компаний с правом совещательного голоса.
Министерство подготовило законопроект , согласно которому будут отменены некоторые старые нормативные акты времен СССР, в том числе Указ Президиума Верховного Совета СССР от 24.09.1974 № 311-IX «Об условиях труда временных рабочих и служащих» и Указ Президиума Верховного Совета СССР от 2.10.1961 «О порядке рассмотрения споров о возмещении предприятиями, учреждениями, организациями ущерба, причиненного рабочим и служащим увечьем либо иным повреждением здоровья, связанным с их работой».
У авторов данного проекта из Минэкономразвития есть предложение считать зарплату топов по следующему принципу: фиксированный годовой оклад должен быть менее 50% вознаграждения, а переменная величина зависеть от показателей эффективности (не более 50%, но при условии, что установленный уровень показателей эффективности достигнут). Также при расчете вознаграждения, по мнению инициаторов проекта, в каждой компании необходимо брать в учет степень риска, который берет на себя организация из-за действий сотрудника.
Пока сроки вступления в силу нового документа не называются.
По словам Максима Топилина, министра труда и социальной защиты РФ, ведомство готовит законопроект, который предоставить право Роструду прибегать к блокировке счета работодателя, если у него есть задолженность по заработной плате. Таким образом, Роструд получит право взыскивать с работодателей долги в бесспорном порядке.
С 1 января 2017 года надзорные органы получили возможность использовать списки контрольных вопросов при проведении проверок. В них содержатся перечни вопросов, ответы на которые покажут, насколько проверяемый соблюдает обязательные требования, составляющие предмет проверки.
Поскольку проведение проверки происходит по конкретному алгоритму, заданному трудовым законодательством, то внедрение специальных проверочных листов позволит работодателям заранее, до плановой проверки, готовиться по каждому пункту.
О планах внедрить проверочные листы заявил на одной из пресс-конференций руководитель Роструда Всеволод Вуколов.
Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18
Ст. 318 ТК РФ предусматривает гарантии работнику, которого увольняют в связи с ликвидацией организации или сокращением в компании, расположенной на Крайнем Севере или в приравненной к нему местности. В исключительных случаях средний заработок сохраняется до шести месяцев со дня увольнения из таких организаций. Служба занятости не имеет права обязывать работодателей увеличивать срок выплаты на свое усмотрение.
Однако Определение Верховного суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18 обращает внимание на то, что для принятия решения о сохранении среднего заработка необходимо учитывать не только формальные условия, но и исключительные обстоятельства: социальную незащищенность бывшего работника; отсутствие у него средств к существованию; наличие на иждивении нетрудоспособных членов семьи.
Если служба занятости, вынося решение о продлении срока, обращает внимание только на формальные условия, работодатель имеет право не исполнять такое требование и оспорить его в суде.
Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 N 302-КГ17-382 по делу N А58-547/2016
Договоры возмездного оказания услуг могут быть признаны судом трудовыми, если в них есть признаки фактического трудоустройства предпринимателя.
Договор может быть признан трудовым, если условиями предусмотрено систематическое исполнение однотипных услуг, ежемесячная оплата за выполненную работу в определенные даты, содержится четкое указание на профессию ИП и конкретный вид деятельности, исполнители несут материальную ответственность за недостачу вверенного им имущества и причиненный ущерб.
Материал подготовлен при поддержке Контур.Журнала
Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены
В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
К кадровым приказам относятся все остальные:
Отпуска;
премии;
командировки;
дисциплинарные взыскания и т.д.
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.
Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
Штатное расписание;
документ, регламентирующий оплату труда;
книги регистрации приказов;
журнал учета командировок;
правила внутреннего трудового распорядка;
прочие локально-нормативные документы, регламентирующие работу отдела кадров.
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
Сюда относится:
Наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
ФИО работника;
должность, на которую принимается работник;
срок трудового договора;
вид договора (совместительство или основная должность);
должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
график работы;
результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
реквизиты и подписи сторон.
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
Прием заявления у работника;
ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
оформление приказа о приеме на работу;
заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы;
передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.
