| Замминистра Минтруда Любовь Ельцова рассказала о планах по внедрению . Согласно предложениям, работодатели сами смогут выбрать тип кадрового учета : в электронном, полностью или частично бумажном, в зависимости от возможностей фирмы. Оформленные предложения Минтруда передаст на рассмотрение
Подтвердить стаж, опыт работы могут кадровые документы. Поэтому их правильное и своевременное оформление имеет важное значение для любого.
Кадровые документы имеют несколько функций :
Таким образом, вся полезная деятельность работника должна быть подтверждена кадровыми документами. Такая система учета, с одной стороны, является обеспечением его трудовых прав, с другой стороны - подтверждает исполнение работодателем своих обязанностей по предоставлению гарантий работнику, беспрепятственному осуществлению им своей рабочей функции и оговоренной платы за это.
Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году не претерпели существенных изменений, поэтому специалисты могут использовать привычные бланки.
По Трудовому кодексу РФ и подзаконным актам, регламентирующим все аспекты, сопутствующие работе, существует множество справок, приказов, инструкций и положений, которые можно отнести к кадровым.
Однако при составлении и ведении столь важных документов необходимо соблюдать несколько неукоснительных правил :
Кадровый учет - обязанность работника по кадрам. Однако некоторые документы могут составляться и другим специалистами: ответственным по охране труда и бухгалтерами. Например, инструкция по технике безопасности разрабатывается службой охраны труда, но сама инструкция с отметками об ознакомлении должна храниться в кадрах.
Если ИП ведет учет самостоятельно, то в качестве проверки полезно будет время от времени проводить сторонний кадровый аудит .
Ранее образцы и бланки каждого документа, издаваемого кадрами, должны были соответствовать формам, установленным . Однако с 2013 года норма об обязательности использования форм, перечисленных в данном постановлении была отменена и теперь использование указанных форм носит рекомендательный характер.
При ведении кадрового учета организации и ИП могут вводить свои виды форм, но с обязательным наличием реквизитов, предусмотренных нормами трудового права, для подобных документов.
ИП, с точки зрения трудового права, ничем не отличается от компании. Следовательно, обязанность по документальному отражению труда своего работника он обязан так же неукоснительно соблюдать, как и другие работодатели. Закрытый перечень кадровых документов не установлен, поэтому он может отличаться у разных работодателей.
Документация по учету кадров .
Помимо привычных табелей учета рабочего времени это могут быть графики сменности или другие документы, наряды и прочие бумаги, которые подтвердят то, сколько гражданин наработал по количеству времени или объему задач. Рабочее время также подтверждается приказами о выходе на работу в выходные и праздничные дни, а также иными свидетельствами о работе в командировке.
Заработанные деньги выплачивают по расчетно-платежным ведомостям . В них могут быть указаны как списки работников, так и отдельные лица. Начисление отпускных производится по записке-счету на отпуск, составляемой кадровым специалистом, а окончательный расчет с работником производится по записке - расчету при увольнении, в которой указывается количество отработанных дней в месяце увольнения, наличие или отсутствие дней отпуска, которые необходимо компенсировать.
Трудоустройство у ИП не должно отличаться для работника от работы в организации. Необходимо требовать от предпринимателя соблюдения всех ваших законных прав.
Как мы выяснили, для ИП работа с кадровыми документами предполагает строгое соблюдение ряда принципов:
В случае несоблюдения всех требований бизнесмен понесет в порядке, определенном государством.
Вопрос: Добрый день. Скажите, пожалуйста, обязан ли ИП подтверждать факт трудоустройства работника записью в трудовой книжке? И как быть с обязательными и за работника?
Ответ: Здравствуйте. Да, предприниматель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Это прямо указано в п. 3 Правил ведения и заполнения трудовых книжек. Более того, он также обязан соблюдать установленные правила заполнения и обеспечить ее сохранность. Отвечая на второй вопрос, надо сказать, что, согласно ИП является таким же работодателем, как и крупные организации, поэтому он обязан платить все взносы и платежи в ФСС России и ПФР, а также налоги вне зависимости от того на какой системе налогообложения работает он сам.
В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
К кадровым приказам относятся все остальные:
Отпуска;
премии;
командировки;
дисциплинарные взыскания и т.д.
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.
Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
Штатное расписание;
документ, регламентирующий оплату труда;
книги регистрации приказов;
журнал учета командировок;
правила внутреннего трудового распорядка;
прочие локально-нормативные документы, регламентирующие работу отдела кадров.
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
Сюда относится:
Наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
ФИО работника;
должность, на которую принимается работник;
срок трудового договора;
вид договора (совместительство или основная должность);
должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
график работы;
результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
реквизиты и подписи сторон.
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
Прием заявления у работника;
ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
оформление приказа о приеме на работу;
заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы;
передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.
На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.
В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве . Обычно это бухгалтер или .
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: , увольнение и . Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
К кадровым приказам
относятся все остальные:
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это , в которых отражаются все основные сведения о работнике . Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это . В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Поскольку трудовые книжки являются , то обязательно вести . Эта книга также хранится 75 лет.
Следующий обязательный документ это . Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это , книга основания для приказов.
После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание
. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.
Сюда относится :
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить . А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
При каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:
В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:
Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году и те, которые вступят в силу уже через несколько дней, довольно существенны. Это и новые правила приема на работу отдельных сотрудников, и упрощенный кадровый учет для микропредприятий, и изменения в правилах оценки уровня квалификации сотрудников. Разберемся в основных новшествах, о которых надо знать каждому кадровику.
При этом все условия, регулируемые вышеназванными документами, предпринимателям предстоит включить непосредственно в трудовой договор, типовая форма которого утверждена постановлением правительства от 27 августа 2016 года № 858. Трудовые книжки работникам микропредприятий сохранили, поэтому для лиц, ответственных за их учет и ведение, в следующем году ничего не изменится.
Забыть о локальных нормативных актах могут исключительно компании, имеющие статус микропредприятия. Это может быть как юридическое, так и физическое лицо, у которого не более 15 наемных работников, а доход за прошедший календарный год не превышает 120 млн рублей. Если индивидуальный предприниматель или компания утрачивает статус субъекта микробизнеса, в четырехмесячный срок ему/ей придется оформить все «традиционные» кадровые документы.
Поскольку прохождение независимой оценки квалификации - дело платное, законодатель предусмотрел возможность компенсировать понесенные затраты. Если работник оплачивает поездку и стоимость экзамена самостоятельно, то он имеет право на вычет по НДФЛ на сумму понесенных расходов, но не более 120 тысяч рублей. Если же оценку квалификации оплатил работодатель, ему позволено все затраты, связанные с тестированием, отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг).
Отметим, что в следующем году экзамен на соответствие квалификации не будет обязательным. В то же время чиновники не скрывают, что планируют разработать перечень должностей, на которые смогут претендовать только лица, имеющие соответствующие свидетельства о прохождении тестирования.
Со следующего года расширяется список документов, необходимых для заключении трудового договора. Следуя требованиям ч.1 статьи 65 Трудового кодекса РФ , кадровики сейчас запрашивают от лиц, поступающих на работу, документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии), СНИЛС, документы воинского учета, данные об образовании. В определенных случаях требуется справка о судимости и иные документы, установленные федеральным законодательством. С 1 января 2017 года, в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 230-ФЗ, перечень дополнительных документов дополняется справкой о том, подвергалось ли лицо административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Такая бумага понадобится при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотиков.
Кадровикам следует знать и о допустимой доле иностранных работников, установленной на следующий год. В соответствующем Постановлении Правительства РФ от 8 декабря 2016 г. N 1315 указано, что в сферу выращивания овощей позволено привлекать до половины иностранцев от общей численности работников. Это ограничение не распространяется на Краснодарский, Ставропольский и Хабаровский края, Астраханскую, Волгоградскую, Воронежскую, Липецкую, Московскую, Ростовскую и Саратовскую области.
В сферу спорта позволено привлекать до 25% иностранных работников, а в компании, осуществляющей розничную торговлю в специализированных магазинах алкогольными напитками и табачными изделиями, иностранцев должно быть не более 15% от общей численности работников.
Как и в 2016 году, не допускаются иностранные работники к фармацевтической работе, а также к розничной торговле в нестационарных торговых объектах, на рынках и прочей розничной торговле вне магазинов, палаток, рынков.
Одновременно снижается допустимая доля иностранных работников в сфере сухопутного пассажирского транспорта. Профильным компаниям, где трудятся выходцы из других стран, надо следить, чтобы их количество не превышало 30% от общей численности работников, то есть на 10% меньше, чем в 2016 г. Организациям в сфере автомобильного грузового транспорта сократили в следующем году долю иностранцев с 35 до 30 процентов.
Напомним также, что с 1 июня 2017 года начнет действовать запрет на допуск водителей с иностранными правами. Организациям, в которых имеются сотрудники с водительскими удостоверениями, выданными в других государствах, следует заранее позаботиться о том, чтобы, начиная с лета будущего года, не нарушить законодательство.
Минимальный размер оплаты труда, как известно, используется для оплаты труда и расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также для иных целей обязательного социального страхования. С 1 июля 2016 года правительство повысило этот показатель до 7500 тысяч рублей. Кроме того, Федеральным законом от 19.12.2016 N 460-ФЗ одобрен параметр, который будет действовать с 1 июля 2017 года. Он составит 7800 рублей.
Одновременно следует учитывать повышение минимальных заработных плат в конкретном регионе. Если на предприятии оклад ниже установленного для субъекта, необходимо произвести повышение. Иначе, согласно правилам, введенным Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ, компании грозят крупные штрафы, а ее должностным лицам - денежные санкции и даже дисквалификация на срок до 3 лет.
Федеральный закон № 272-ФЗ увеличил также сроки для обращения в суд в связи с невыплатой или неполной выплатой зарплаты и других выплат, причитающихся работнику. С 3 октября 2016 года «обиженный» сотрудник имеет право пойти в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм. Ранее с жалобой в суд можно было обращаться только в течение трех месяцев, что позволяло недобросовестным работодателям уходить от полного расчета с подчиненными, особенно если они увольнялись.
Напомним, что причиной для подачи иска может служить низкая по сравнению с региональным минимумом заработная плата, нарушение сроков ее выплаты, отказ платить компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России за задержку причитающихся средств.
Чиновники настаивают, чтобы в следующем году появился новый вид документов, подтверждающих временную нетрудоспособность граждан, - электронные больничные. Соответствующий законопроект уже одобрен в первом чтении депутатами и уже после новогодних праздников документ могут принять в окончательном варианте.
Это не значит, что от традиционных бумажных больничных власти откажутся: пока далеко не все лечебные учреждения имеют соответствующую материальную базу, чтобы подключиться к автоматизированной информационной системе и пользоваться электронной подписью. Однако, с момента введения нового типа листков нетрудоспособности у кадровиков и бухгалтеров должно стать намного меньше работы. Электронный документ намного сложнее подделать, его всегда можно проверить. Кроме того, новая система упростит взаимодействие с ФСС, который даже после передачи прав по администрированию страховых взносов продолжит следить за правильностью исчисления социальных пособий.
Осенью 2016 года разработчик программы Консультант Плюс выпустил обновление, с которым все кадровые работники получили возможность настраивать программу "под себя" одним кликом. Новинка получила название "профессиональный профиль для бухгалтерии и кадров". Ее задача - упростить работу специалистов и оптимизировать время на поиск материалов по нужным темам. .
А какие изменения, одобренные властями в этом году, кажутся значимыми вам? Обязательно поделитесь с нами и своими коллегами в комментариях к этому материалу, чтобы мы могли подробно об этом рассказать.
Все предприятия, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, должны иметь определенный перечень документов по кадровому учету. Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания они включаются в систему кадрового учета.
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. В обязательном порядке у организации-работодателя должны быть следующие организационные документы:
В случае, когда организация выплачивает премии и (или) материальную помощь, то это следует закрепить либо в отдельных Положениях, либо включить в Положение об оплате труда.
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д.
Правила внутреннего трудового распорядка оформляются как приложение к коллективному договору, в случае отсутствия такового, оформляются как самостоятельный документ. Типовой формы правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Документ составляется в произвольной форме.
В тексте правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется указать:
Положение об оплате труда регламентирует порядок и условия оплаты труда в организации. В нем прописываются:
Коллективный договор не является обязательным документом для организации. Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства. Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором - только на сотрудников соответствующего подразделения.
Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность. Работодатель самостоятельно определяет порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте, в частности, положении о работе с персональными данными сотрудников.
Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей составлять штатное расписание, но на практике лучше это делать, так как штатное расписание позволяет: определить количество сотрудников и расходы на оплату труда по ним, а также будет служить дополнительным аргументом в вашу защиту при отнесении затрат на оплату труда в налоговые расходы.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника с необходимыми локальными нормативными актами (положение о внутреннем трудовом распорядке, положение об оплате труда, положение о работе с персональными данными).
Принимая сотрудника на работу, следует заключить с ним трудовой договор. На основании трудового договора оформить приказ о приеме на работу. Затем на основании приказа внести запись в трудовую книжку сотрудника. Если у сотрудника это первое место работы, работодатель должен оформить ему трудовую книжку. Ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под роспись. Все изменения в трудовой деятельности работника в организации сопровождаются приказами (распоряжениями): прием, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и пр. Формы приказов можно использовать типовые или разработать свои с указанием необходимых для приказа реквизитов.
Случаи перевода сотрудника на другую должность, изменения в оплате труда и т.п. нужно оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору.
Обязательным кадровым документом является личная карточка. Личные карточки вести обязаны все организации, независимо от формы собственности и системы налогообложения. Личная карточка заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. В карточке указываются все записи, которые вносятся работодателем в трудовую книжку (прием, перевод на другую должность, увольнение и пр.)
Организация не обязана вести личные дела сотрудников, так как это предусмотрено законодательством только для учреждений государственной, гражданской и муниципальной службы.
Следует упомянуть об обязанности работодателя составлять график отпусков. Составляют его на каждый следующий календарный год, не позднее, чем за две недели до наступления этого периода.
Должностная инструкция определяет должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя после ознакомления и подписания ее работником, а другой отдается непосредственно работнику.
С 1 января 2017 работодатели, которые отнесены к микропредприятиям, вправе не разрабатывать локальные нормативные акты или утвердить только часть из них. Это касается, например, правил трудового распорядка, положения об оплате труда, должностной инструкции и т.д.
При отказе от внутренних локальных актов следует прописанные в них условия включить в трудовой договор. Трудовой договор оформляется по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. При этом работодатель вправе исключить из трудового договора пункты, которые он не должен заполнять в связи с характером работы, а также пункты примечаний к типовому договору.
Отказ от внутренних локальных актов следует зафиксировать внутренним документом (например, приказом). И ранее применяемые локальные акты признать утратившими силу.
В случае утраты статуса микропредприятия следует организовать кадровый учет по общим правилам. Разработать все необходимые локальные нормативные акты по трудовым отношениям не позднее четырех месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства внесли изменения.
