В положении отражены следующие моменты:
— прием на работу;
— испытательный срок;
-оформление приема на работу;
— личное дело работника;
— персональные данные;
— регистрация трудовых договоров;
— изменения трудового договора;
— служебные командировки;
— табельный учет;
— график отпусков;
— листок временной нетрудоспособности;
— полисы обязательного медицинского страхования;
— должностные инструкции;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— увольнение работника;
1. Общие положения
Настоящее Положение регулирует вопросы кадрового документооборота ООО «AAA» (далее – Компания), устанавливает виды, порядок и сроки работы с кадровым документами и исполнения кадровых процедур. А так же определяет меры ответственности за нарушения данного Положения.
2. Прием на работу
Прием на работу в Компанию производится на основании заключенного между Компанией и работником трудового договора.
2.1.1. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в кадровой службе Компании. В экземпляре, который остается у работодателя ставиться отметка о получении экземпляра и личная подпись работника.
2.1.2. По распоряжению руководителя Компании или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме. В этом случае кадровая служба обязана оформить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе
2.2. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора:
2.2.1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2.2.2. трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
2.2.3. страховое свидетельство пенсионного страхования;
2.2.4. документы воинского учета (военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
2.2.5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
2.2.6. другие документы, требовать которые разрешено действующим законодательством РФ.
2.3. Прием на работу без документов, перечисленных в п.2.4, не производится.
2.4. В целях более полной оценки профессиональных и деловых качеств принимаемого на работу лица, администрация Компании может предложить ему представить краткую письменную характеристику (резюме) выполняемой ранее работы (умение пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т.д.).
3. Испытательный срок
При приеме на работу испытательный срок устанавливается всем сотрудникам не зависимо от должности (ст. 70 ТК РФ).
3.1. Исключение составляют категории сотрудников в соответствии со ст. 70 ТК РФ.
3.2. В Компании установлена следующая продолжительность испытательного срока:
3.2.1. Руководитель, заместители руководителя, главный бухгалтер – __ месяца,
3.2.2. Остальные категории сотрудников – ___ месяца.
4. Оформление приема на работу
4.1. Прием на работу оформляется приказом руководителя Компании, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
4.2. Приказ руководителя Компании о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работнику выдается заверенная копия приказа.
4.3. При приеме на работу служба персонала знакомит работника с действующими в Компании правилами внутреннего трудового распорядка, Коллективным договором, должностной инструкцией, обязательством о неразглашении коммерческой тайны, договором материальной ответственности. После ознакомления сотрудник работник ставит свою роспись.
5. Личное дело работника
5.1. При приеме на работу в Компанию заводится личное дело работника.
5.2. Материалы, приобщаемые к личным делам работника, брошюруются, страницы нумеруются.
5.3. В личное дело работника вносятся следующие документы:
5.3.1. Заявление о приеме на работу (при переводе – также копия письма о переводе).
5.3.2. Резюме, анкета.
5.3.3. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.
5.3.4. Копии дипломов, свидетельств об образовании.
5.3.5. Копии документов о присвоении ученого звания, степени.
5.3.6. Копии документов о награждении государственными наградами.
5.3.7. Копии распоряжения, приказа о назначении на должность.
5.3.8. Копия документа об изменении семейного положения.
5.3.9. Копия распоряжения, приказа о перемещении по должности.
5.3.10. Копии дипломов, свидетельств о прохождении повышения квалификации (переподготовки).
5.3.11. Копии документов о поощрениях, в том числе о присвоении почетных званий.
5.3.12. Копии документов о наложении взысканий и их снятии.
5.3.13. Копии документов о прохождении аттестации.
5.3.14. Копии документов о выплате вознаграждения.
5.3.15. Опись документов, имеющихся в личном деле.
5.4. Сведения о работнике, представление которых работником Компании в соответствии с ТК РФ не является обязательным, могут быть внесены в личное дело, только с согласия работника.
5.5. Работник обязан представлять в месячный срок в службу персонала сведения об изменении своего семейного положения, места жительства, номера телефона, отношения к воинской службе, образовательного уровня и другие сведения, включаемые в личное дело.
5.6. Служба персонала Компании обязана обеспечить защиту персональных данных работника.
6. Персональные данные
6.1. Порядок получения персональных данных
Все персональные данные работника следует получить у него самого. Если персональные данные работника, возможно, получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. (Ст. 86 ТК РФ п. 3.)
6.1.1. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия. (Ст. 86 ТК РФ п. 4.)
6.1.2. Работодатель не имеет права получить и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. (Ст. 86 ТК РФ п. 5.)
6.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных
В соответствии со ст.86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие требования:
6.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении на службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
6.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;
6.2.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
6.2.4. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;
6.2.5. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
6.2.6. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
6.2.7. Работодатель, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника.
6.3. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования (статья 88 ТК РФ):
6.3.1. Не сообщать данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
6.3.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
6.3.3. Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правильно соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
6.3.4. Осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;
6.3.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
6.3.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
6.3.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
6.4. Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдение ТК РФ.
6.5. При этом в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:
6.5.1. полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
6.5.2. свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
6.5.3. определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
6.5.4. доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
6.5.5. требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса.
6.6. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
6.7. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
6.8. Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса.
6.9. Требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
6.10. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
6.11. Доступ к персональным данным
6.11.1. Внутренний доступ:
6.11.1.1. Работодатель.
6.11.1.2. Заместители по направлениям деятельности.
6.11.1.3. Руководители структурных подразделений имеют доступ к данным своих сотрудников. При переводах — начальники отделов могут ознакомиться с личным делом переводимого сотрудника.
6.11.1.4. Сотрудник организации – носитель этих данных (ст. 62 ТК РФ).
6.11.1.5. Другие сотрудники организации имеют доступа к персональным данным сотрудников организации, только с письменного согласия работника.
6.11.2. Внешний доступ:
6.11.2.1. Надзорноконтрольные органы,
6.11.2.2. Страховые компании;
6.11.2.3. Кредитные организации (банки) – только с согласия сотрудника;
6.11.2.4. Негосударственные пенсионные фонды;
6.11.2.5. Благотворительные фонды (только с письменного заявления),
6.11.2.6. Вышестоящие организации, акционеры, учредители;
6.11.2.7. Главный бухгалтер вышестоящей организации своего структурного подразделения;
6.11.2.8. Другие организации и предприятия – только с письменного разрешения сотрудника, нотариально заверенного, или привезенного собственноручно (гл. 14 ТК РФ).
6.11.2.9. Родственники, члены семьи — только письменного разрешения сотрудника, нотариально заверенного, или привезенного собственноручно (гл. 14 ТК РФ).
6.12. Защита персональных данных
6.12.1. Внутренняя защита:
6.12.2. Защита данных на бумажных носителях (несгораемые сейфы).
6.12.3. Защита информации на электронных носителях – коды, пароли, уровни доступа.
6.12.4. Внешняя защита
6.12.4.1. Дневная охрана;
6.12.4.2. Ночная охрана;
6.12.4.3. Сигнализация;
6.12.4.4. Пожарная сигнализация;
6.12.4.5. Пропускная система для сотрудников.
7. Регистрация трудовых договоров
Трудовые договора подлежат обязательной регистрации.
7.1. Трудовые договоры Компании имеют единую валовую нумерацию.
7.2. Регистрационный номер трудового договора состоит из номера по порядку, в соответствии с нумерацией в реестре регистрации трудовых договоров (Приложение).
7.3. Регистрация производится путем внесения данных о трудовом договоре в Реестр трудовых договоров.
7.4. При изменении существенных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
7.5. Дополнительные соглашения об изменении к трудовому договору также регистрируется в Реестре трудовых договоров, им присваивается следующий по порядку номер.
8. Изменение трудового договора
При изменении существенных условий труда с работником заключается дополнение к трудовому договору. (ст. 73 ТК РФ).
8.1. О внесении изменений в трудовой договор работник предупреждается в письменном виде за 2 месяца до вступления в силу изменений.
8.2. В случае несогласия работника с изменениями трудового договора и отказа от росписи в соответствующем документе, составляется акт об отказе, в котором должны расписаться не менее 3 свидетелей. В этом случае через 2 месяца трудовой договор расторгается на основании ст. 77 п. 7 ТК РФ.
8.3. В случае согласия работника с вносимыми изменениями, может быть сразу подписано дополнительное соглашение, которое вступает в силу со дня подписания.
9. Служебные командировки
Для выполнения своих должностных обязанностей сотрудники могут выезжать по заданию Компании в командировки на территории России и за ее пределы.
9.1. Командировка оформляется сотрудником, ответственным за ведение кадровой документации соответствующим приказом, заявкой на командировку и командировочным удостоверением за подписью директора.
9.2. При направлении сотрудника в служебную командировку руководитель подразделения оформляет командировочное задание, в котором указывается цель и задачи поездки. В командировочном задании указывается даты командировки, маршрут следования, смета расходов на проезд, проживание, питание, иные расходы. Заявка на командировку и приказ оформляются не позднее, чем за неделю до даты выезда.
9.3. Сотрудник ответственный за ведение кадровой документации на основании командировочного задания издает приказ о командировке и оформляет командировочное удостоверение.
9.4. По прибытии сотрудника из командировки он обязан явиться в службу персонала в день прибытия для проставления отметки о прибытии.
9.5. На сотрудника, не явившегося в день прибытия из командировки в службу персонала может быть наложено дисциплинарное взыскание как за прогул.
10. Табельный учет
10.1. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.
10.1.1. работник, ответственный за табельный учет:
10.1.1.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;
10.1.1.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
10.1.1.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
10.1.1.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, и других;
10.1.1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя.
10.2. Правила заполнения табеля
10.2.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.
10.2.2. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
10.2.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel и распечатывают его на бумаге. Табель, с визой ответственного за табелирование, передается в бухгалтерию на хранение.
10.3. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
10.3.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии со штатным расписанием подразделения.
10.3.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.
10.3.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
10.3.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
10.3.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель вносятся.
10.3.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).
10.3.7. Фамилия вноситься в табель полностью, имя и отчество только инициалы. При этом тщательно выверяется написание фамилии, в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.
10.3.8. Должность указывается в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
10.3.9. В графе «Отработано за» указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую половину месяца и за весь месяц. Для этого в указанных графах выделяются две колонки. В первой колонке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. Во второй колонке указывается количество дней и часов, отработанных работником всего за месяц.
10.3.10. В графе «Отработано сверхурочно» указываются отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
10.3.11. В графах «Неявки по причинам» указывается количество дней неявок на работу по их видам.
10.3.12. Сумма отработанных дней и неявок по всем причинам должна ровняться количеству рабочих дней согласно рабочего календаря за отчетный месяц.
10.3.13. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
10.3.14. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
10.3.15. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит служба персонала по указанию директора Компании и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
10.3.16. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит служба персонала по указанию директора Компании.
10.3.17. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с ТК РФ в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
10.3.18. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с ТК РФ.
10.3.19. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
10.3.20. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
10.3.21. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
10.3.22. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
10.3.23. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей.
10.3.24. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
11. График отпусков
11.1. График отпусков определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по каждому подразделению Компании.
11.2. В структурных подразделения ответственными за составление графика отпусков являются руководители данных подразделений.
11.3. При составлении графика отпусков руководитель подразделения обязан учитывать: сезонность работы подразделения, время в которое был предоставлен предыдущий отпуск работнику, мнение работника. По возможности необходимо учитывать время предоставления очередного отпуска работнику, проработавшему в Компании 6 месяцев.
11.4. В отдельной графе должна быть указана фамилия работника, замещающего ушедшего в отпуск и его личная роспись.
11.5. График отпусков подразделения предается в службу персонала не позднее ноября текущего года.
11.6. Служба персонала составляет общий график отпусков по Компании и не позднее 05 декабря текущего года передает график на согласование и утверждение директору Компании.
11.7. В случае производственной необходимости директор вносит изменения в график отпусков.
11.8. Руководитель подразделения доводит изменения до работника, согласовывает новые сроки отпуска, назначает замещающего сотрудника.
11.9. График отпусков утверждается в срок не позднее 15 декабря текущего года.
11.10. При необходимости изменить сроки отпуска после утверждения графика отпусков, работник индивидуально обращается к руководителю подразделения и директору. При получении одобрения на перенос срока отпуска работник подает в службу персонала письменное заявление.
12. Листок временной нетрудоспособности
12.1. При возникновении случаев временной нетрудоспособности, работник или его близкие обязаны в тот же день сообщить об этом непосредственному руководителю.
12.2. По истечению действия листка временной нетрудоспособности работник обязан в день выхода на работу передать его ответственному за табелирование, который затем передает его в службу персонала. Специалист службы персонала проставляет дату приема листка временной нетрудоспособности в строке «Дата».
12.3. Специалист службы персонала проверяет правильность заполнения листка в части названия Компании, ФИО работника, заполняет разделы, касающиеся названия Компании, времени отсутствия, даты выхода на работу, подсчитывает непрерывный стаж на момент возникновения временной нетрудоспособности.
12.4. Стаж для определения процента оплаты листка временной нетрудоспособности рассчитывается в соответствии с Положение ФСС №13-6 от 12.11.1984 г. На основании рассчитанного стажа проставляет процент оплаты дней нетрудоспособности и их количество.
12.5. Листок временной нетрудоспособности передается в бухгалтерию не позднее 5 рабочих дней с момента получения его службой персонала. Факт передачи фиксируется в Журнале передачи листков временной нетрудоспособности.
13. Полисы обязательного медицинского страхования
Все работники Компании подлежат обязательному медицинскому страхованию.
13.1. Служба персонала в срок не более 15 рабочих дней оформляет в соответствии с требованиями страховой медицинской компании документы на получение полисов ОМС.
13.2. Полис выдается работнику по личную роспись.
13.3. При увольнении работника служба персонала изымает полис и сдает его в страховую медицинскую компанию в соответствующем порядке.
14. Должностные инструкции
14.1. Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
14.2. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное должностное лицо, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
14.3. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
14.4. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции:
14.4.1. В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.
14.4.2. Должностная инструкция состоит из разделов:
14.4.2.1. Общие положения.
14.4.2.2. Права.
14.4.2.3. Должностные обязанности.
14.4.2.4. Ответственность.
14.5.3. В разделе I «Общие положения» указывают:
14.5.3.1. наименование должности;
14.5.3.2. требования, предъявляемые к образованию и стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные требования);
14.5.3.3. непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);
14.5.3.4. порядок назначения и освобождения от должности;
14.5.3.5. наличие и состав подчиненных;
14.5.3.6. порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо);
14.5.3.7. возможность совмещения должностей и функций;
14.5.3.8. нормативная база его деятельности (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и реализует свои полномочия).
14.5.3.9. В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.
14.5.4. Раздел II «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
14.5.5. В разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями организации и должностными лицами, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий.
14.5.6. Кроме того, в разделе конкретизируют права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.
14.6. Раздел III «Должностные обязанности» содержит перечень основных функций должностного лица.
14.6.1. Кроме того, в этом разделе указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации.
14.7. В разделе IV «Ответственность» указывают меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ.
14.7.1. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица.
14.8. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который ведется в организации и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.
14.9. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции
14.10. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем.
14.11. Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации.
14.12. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
14.13. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком.
14.14. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают должностному лицу, работающему в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения.
14.15. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие отделы организации.
14.16. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением.
14.17. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.
15. Правила внутреннего трудового распорядка
15.1. Правила внутреннего трудового распорядка (далее Правила) — это локальный нормативный акт, регулирующего вопросы трудовых отношений в Компании.
15.2. Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации (ст. 190 ТК РФ).
15.3. Представительный орган выбирается из числа сотрудников Компании.
15.4. Желательно присутствие равного количества сотрудников всех подразделений и соотношение руководители/рядовые сотрудники – 1/3 (пп. носит рекомендательный характер).
15.5. Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к Коллективному договору организации.
15.6. Разработку Правил осуществляет служба персонала совместно с представителями трудового коллектива.
15.7. Проект Правил представляется на рассмотрение трудового коллектива, представительного органа и директора в виде передачи копий и/или размещения на доске объявлений.
15.8. Не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта Правил, представительный орган работников должен оформить и представить на рассмотрение работодателя мотивированное заключение по проекту Правил в письменной форме.
15.9. Если представительный орган работников не согласен с проектом Правил или какими-либо отдельными его положениями, директор вправе внести в текст проекта предложенные изменения (дополнения) и утвердить Правила, или же в течение трех дней после получения заключения должен организовать и провести дополнительные консультации о рассмотрении предложенных изменений и дополнений.
15.10. В случае, если стороны не достигнут соглашения о каких-либо положениях проекта Правил внутреннего трудового распорядка, оформляется протокол разногласий, в котором приводятся варианты «спорных» пунктов Правил каждой из сторон. Вне зависимости от того, будут ли согласованы все разногласия сторон трудовых отношений или нет, директор вправе утвердить Правила внутреннего трудового распорядка.
15.11. Представительный орган работников вправе обжаловать текст утвержденных Директором Правил в гострудинспекции.
16. Содержание Правил
16.1. Правила внутреннего трудового распорядка содержат следующие разделы: общие положения; порядок приема и увольнения работников; регламент рабочего времени; основные обязанности работников; основные обязанности работодателя; поощрения; ответственность за нарушение трудовой дисциплины, обеспечение пропускного режима на предприятии, могут устанавливаться конкретные сроки выплаты заработной платы. обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (статья 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).,регулирование вопросов рабочего времени и времени отдыха, в том числе для женщин имеющих детей. Так же в Правила могут быть включены другие вопросы, не противоречащие ТК РФ.
17. Увольнение работника
17.1. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный как на неопределенный срок, так и срочный трудовой договор, предупредив об этом своего непосредственного руководителя в письменной форме за 2 недели.
17.2. Заявление об увольнении пишется на имя Директора и должно содержать мотивы и срок увольнения.
17.3. Руководитель отдела рассматривает заявление работника и ставит на нем визу и дату возможного увольнения работника.
17.4. Срок предупреждения об увольнении исчисляется со следующего дня после подачи заявления. Если последний день предупреждения приходится на нерабочий день (выходной или праздничный день), то истечением срока предупреждения и соответственно увольнения, следует считать следующий за ним рабочий день.
17.5. Передача работником заявления об увольнении по собственному желанию не исключает возможности его увольнения по другому основанию, если такое основание имеется к моменту увольнения работника.
17.6. Работник передает заявление в службу персонала.
17.7. Менеджер по персоналу знакомится с заявлением и ставит на нем дату ознакомления, после чего передает заявление на подпись Директору.
17.8. Директор выносит окончательное решение об увольнении работника, о чем делает отметку в верхнем правом углу заявления.
17.9. Менеджер по персоналу выдает увольняющемуся сотруднику обходной лист, после того как заявление об увольнении утверждено Директором.
17.10. Обходной лист содержится перечень отделов и должностных лиц, перед которыми увольняющийся сотрудник имеет обязательства.
17.11. Увольняющийся работника заполняет обходной лист, собирает необходимые подписи.
17.12. Заполненный обходной лист передается в службу персонала не позднее двух дней до даты увольнения.
17.13. Оформление увольнения работника производится путем издания приказа об увольнении за подписью руководителя Компании.
17.14. Запись в трудовой книжке и личной карточке работника делается на основании приказа об увольнении.
17.15. Запись в трудовую книжку производится в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса.
17.16. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы в Компании. Самостоятельное оставление работником работы до истечения срока, указанного в приказе об увольнении, рассматривается как прогул без уважительной причины.
17.17. Не позднее дня увольнения с работником должен быть произведен также и окончательный расчет по заработной плате. Если же в последний рабочий день работник не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования об окончательном расчете.
17.18. В день увольнения работника ему выдается трудовая книжка о чем делается запись в журнале учета движения трудовых книжек.
17.19. Получая трудовую книжку, работник расписывается в журнале движения трудовых книжек, тем самым подтверждая факт получения им трудовой книжки.
17.20. При наличии письменного заявления работника в трехдневный срок ему выдаются копии документов, связанных с работой (приказ об увольнении, справки о заработной плате и т.п.).
17.21. Если в день увольнения работник не работал (отсутствовал) либо он отказался от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет по месту жительства работника уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправление ее по почте. Своевременное выполнение таких требований освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовых книжек.
18.Ответственность:
Менеджер по персоналу несёт дисциплинарную и административную ответственность:
18.1 При оформлении трудового договора/трудовых отношений за:
18.1.1 Соответствие используемой в Компании формы трудового договора требованиям ТК РФ.
18.1.2 Соблюдение сроков установленных для оформления трудового договора согласно Положения и ТК РФ.
18.1.3 Точность указания данных сотрудника и Компании в трудовом договоре.
18.1.4 Правильность и своевременность регистрации трудовых договоров.
18.1.5 Сохранность трудовых договоров.
18.1.6 Своевременность оформления дополнительных соглашений.
18.2 При оформлении и информировании работника об испытательном сроке за:
18.2.1 Соответствие информации, предоставляемой работнику об испытательном сроке, утвержденной в Компании и ТК РФ.
18.2.2 Точность отражения информации об испытательном сроке в трудовом договоре и приказе о приеме.
18.3 При оформлении документов на прием за:
18.3.1 Соблюдение сроков установленных для оформления согласно Положения и ТК РФ.
18.3.2 Соответствие оформления личного дела требованиям ТК РФ.
18.3.3 За сохранность трудовых книжек сотрудников,
18.3.4 За точность и своевременность внесения записей в трудовую книжку.
18.3.5 За разглашение информации о персональных сведениях сотрудников:
18.3.6 Все лица, непосредственно имеющие отношение к персональной базе данных, должны подписывать обязательство о неразглашении. Статья 90 ТК РФ устанавливает ответственность лиц, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, которые должны нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
18.3.7 Статья 5. 27 кодекса РФ «Об административных правонарушениях» от 30. 12. 2001 № 195 – ФЗ устанавливает ответственность должностных лиц: за нарушение законодательства о труде и об охране труда – наложение административного штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда;
18.3.8 За нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение — дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
18.4. Статья 5. 39 Кодекса устанавливает ответственность должностных лиц:
18.4.1. за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное представление таких документов и материалов, непредставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации – наложение административного штрафа в размере от 5 до 10 минимальных размеров оплаты труда.
18.4.2 За полноту и точность сведений отражаемой в табеле учета рабочего времени,
18.4.3 За своевременность предоставления табеля учета рабочего времени в бухгалтерию Компании.
18.5 При составлении графика отпусков:
18.5.1 За своевременность подготовки проекта графика отпусков и предоставление его на утверждение директору Компании.
18.6 При оформлении листков временной нетрудоспособности:
18.6.1 За правильность оформления соответствующих полей бланка больничного листка,
18.6.2 За точность подсчета стажа, определяющего процент оплаты дней нетрудоспособности.
18.6.3 За своевременность предоставления листка временной нетрудоспособности в бухгалтерию.
18.7 При оформлении полиса ОМС:
18.7.1 За своевременность получения и выдачу полиса ОМС сотруднику.
18.8 При составлении и утверждении правил внутреннего трудового распорядка:
18.8 За соблюдения процедуры подготовки ПВТР,
18.8.1 За соответствие ПВТР нормам ТК РФ.
18.9 При издании приказов по личному составу:
18.9.1. За своевременность подготовки и издания приказов по личному составу,
18.9.2. За соблюдение норм ТКРФ при издании приказов,
18.9.3. За соответствие форм приказов формам, утвержденным комитетом статистики РФ,
18.9.4. За своевременное ознакомление работников с приказами.
Документы, создаваемые кадровой службой, часто содержат персональные данные работников и имеют особую важность. Хранение кадровых документов и формирование их в дела осуществляется в соответствии с определенной системой.
Из этой статьи вы узнаете:
Документы, образующиеся в процессе кадрового делопроизводства, выделены действующим законодательством (в частности, федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») в отдельную категорию, сохранность которой должна обеспечиваться государственными органами, органами местного самоуправления, а также организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью.
Чтобы важных документов, в отделе кадров устанавливается режим безопасного хранения. Помещение, в котором хранятся дела, необходимо оборудовать специальными запирающимися шкафами или сейфами. Самые ценные документы и предметы (трудовые книжки работников, бланки организации, печати и штампы, ключи от шкафов с кадровой документацией) должны находиться исключительно в сейфах. Места для приема посетителей отделяют от зоны хранения документов, а все испорченные бланки, черновики и варианты приказов перед окончанием рабочего дня уничтожаются. По окончании каждого делопроизводственного года осуществляется кадровых документов, после которой они уничтожаются либо передаются на архивное хранение.
Документы передаются в архив на основании результатов экспертизы их ценности. Как правило, в архив организации попадает лишь малая часть документов, образующихся в процессе деятельности отдела кадров: в основном это документы долговременного (свыше 10 лет) или постоянного хранения. Также можно хранить документы (срок хранения при этом не меняется).
Порядок хранения кадровых документов в архиве подразумевает их передачу в виде подлинников, но при отсутствии оригинала допускается передача заверенной копии. Документы принимаются на хранение в соответствии с утвержденным работодателем графиком и размещаются в условиях, обеспечивающих защиту от повреждений и исключающих утрату (в специальных шкафах или на стеллажах, в сейфах и т. д.).
Выдача дел из архива производится под роспись, а изъятие отдельных документов из дела с постоянным сроком хранения допускается только в исключительных случаях, на основании распорядительного документа руководителя организации. Перед изъятием документа необходимо изготовить и заверить его копию, которая должна храниться в деле вместе с актом об изъятии подлинника.
Хранение кадровых документов в организации, не имеющей своего архива, может осуществляться службой кадров, это не запрещается: в таком случае для дел, определяемых на , необходимо выделить часть помещения и оборудовать ее в соответствии с требованиями безопасности. Обязанности архивариуса в этом случае перекладываются на секретаря или иное лицо, назначенное руководителем.
Если организация не может обеспечить надлежащие условия для продолжительного хранения и полноценного учета дел, допускается архивное хранение кадровых документов в специальных учреждениях (п.3 ст.15 федерального закона от 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Передача документов в муниципальный или государственный архив происходит на основании соглашения или договора с указанием услуг, которые архивное учреждение оказывает организации на платной или безвозмездной основе. Перед передачей дел в архив необходимо проверить правильность их оформления и (ветхость, разрывы листов, размытость текста, наличие грибка).
Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.
Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.
Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.
Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.
Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.
Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.
Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.
Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.
Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.
Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:
Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.
Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.
Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.
В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.
Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.
Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.
Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.
В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.
Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".
Итак, в течение 5 лет хранятся:
На протяжении 3 лет хранятся:
Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.
Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.
Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.
Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.
Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.
Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:
Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.
Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.
Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.
Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988;
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Сроки хранения кадровых документов различаются в зависимости от важности конкретной формы. Какие требования предъявляются к срокам хранения отдельных видов кадровых документов и где они закрепляются, рассказано в нашей статье.
В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.
Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.
В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.
Руководство компании должно решить:
Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.
В определении сроков хранения кадровых документов помогут следующие разделы Перечня:
Отдельные сроки хранения документов могут быть закреплены и в других нормативных актах. Так, абз. 6 ст. 230, абз. 2 ст. 230.1 ТК РФ обязывают работодателя сохранять 2-й экземпляр утвержденного им акта расследования несчастного случая (обычного, группового, тяжелого, со смертельным исходом) вместе с материалами расследования на протяжении 45 лет.
А в самом законе № 125-ФЗ с учетом внесенных в марте 2016 года изменений в ст. 22.1 указано, что документы по личному составу в организациях сохраняются не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года, а все документы, оформленные ранее, — 75 лет.
Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно. В ситуациях, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяются именно нормы закона, а не Перечня. А коллизии встречаются.
Не знаете свои права?
Как только документы длительного хранения выходят из документооборота, они собираются, систематизируются, описываются и сдаются в архив. Обычно массовый сбор таких документов происходит в конце года во всех структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе.
Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.
Значительно упрощает процесс наличие номенклатуры кадровых дел. Так, в форме номенклатуры, рекомендуемой Росархивом (решение коллегии Росархива от 06.02.2002), уже указан срок хранения каждого попавшего в нее документа. Остается только отобрать нужные бумаги и рассортировать их по группам.
Законом № 125-ФЗ предусмотрена необходимость определения сроков хранения тех или иных документов постоянно действующими экспертными комиссиями. В функции экспертной комиссии входит отбор документов:
Также члены комиссии проводят экспертизу документов для установления их ценности.
В состав комиссии назначаются квалифицированные специалисты организации в сфере делопроизводства, один из представителей руководящего звена и представитель архивного учреждения.
Срок временного хранения документов по личному составу — не менее 50 лет. Но не всякая организация столько проработает. Во время хозяйственной деятельности отдельных компаний образуются документы, имеющие особую ценность, и срок хранения этих документов может во много раз превысить срок работы самой компании.
Логично, что после закрытия компании хранить документы будет некому, поэтому процесс передачи документов в архивное учреждение организуется до прекращения деятельности компании. Обычно эту обязанность возлагают на ликвидатора (ликвидационную комиссию) или конкурсного управляющего (если компания объявляется банкротом).
Эти лица должны воспользоваться действующим договором с архивным учреждением или заключить таковой. Но в архив не примут несистематизированные документы, так что их придется упорядочить и описать. Все переданные в архив документы находятся там до истечения сроков хранения.
ВАЖНО! Сроки хранения ряда документов, в том числе кадровых, устанавливаются на законодательном уровне. Большим подспорьем в работе по установлению сроков сотруднику кадровой службы служит Перечень, но его использование не отменяет обязанность отслеживать изменения в законодательстве относительно изменения правил документооборота.
При этом следует помнить, что при составлении перечня его разработчики руководствовались ценностью документов для государства и его представительских органов. А в интересах самой организации может понадобиться установить более длительный срок хранения, чем это предусмотрено перечнем, особенно когда речь идет об 1 или 3 годах.
Если же на документ ссылаются при рассмотрении спора в суде, то его уничтожение никак невозможно до окончания разбирательства, какими бы короткими ни были установленные сроки хранения.
