На сегодня используются 17 стандартизированных форм документов, предназначенных для ведения отчетности в кадровых службах организаций и предприятий.
— Приказ о приеме на работу
Для оформления этого документа применяется форма Т-1 (для приема одного сотрудника) и Т-1а (если принимают нескольких). При этом организация имеет право разработать собственную форму – главное, чтобы в ней были указаны все нужные реквизиты.
Заполняется бланк приказа кадровой службой, либо руководителем организации, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем.
— Штатное расписание
Для его составления пригодна форма Т-3, но допускается и разработка собственного бланка. Штатное расписание – это сведения о структуре организации с указанием работников по классификатору профессий и должностей. Здесь же указываются тарифные ставки для оплаты труда и рассчитывается сумма расходов на заработную плату. Составляется либо в начале функционирования организации, либо на определенный срок. Утверждается и подписывается руководителем.
Индивидуальным предпринимателям желательно иметь такой же документ, если они заключают трудовой договор с наемным работником, поскольку эта норма предусмотрена российским Трудовым кодексом.
— Приказ о предоставлении отпуска
Составляется всякий раз, когда работник отправляется в отпуск – оплачиваемый, дополнительный отпуск с оплатой, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком. Основание для приказа – заявление сотрудника. Документ составляется по форме Т-6 (для одного работника) и Т-6а (для нескольких). Допустимо применять свой вариант формы приказа.
— График отпусков
Определяет очередность, с которой работники получат ежегодный отпуск с содержанием. Документ должен быть готов за две недели до начала нового года и учитывать пожелания сотрудников.
Составляется график по форме Т-7. Сюда вносят данные штатного расписания по каждому работнику, даты и продолжительность отпусков. При необходимости график может изменяться – тогда издается соответствующий приказ.
— Приказ об увольнении
Составляется по поводу прекращения или расторжения трудового договора. При увольнении одного работника применяют форму Т-8, для нескольких – Т-8а. Документ оформляют в последний день работы сотрудника, тогда же в трудовую книжку вносят нужную запись, а бухгалтерия готовит расчет.
— Приказ о направлении в командировку
В настоящее время этот документ издается по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). Вернувшись из командировки, работник сдает заполненный авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы в служебной поездке. Также он сдает командировочное удостоверение, если оно было оформлено.
— Командировочное удостоверение
Документ подтверждает, что сотрудник действительно находился в поездке по служебным делам. По прибытии в командировку сотрудник подает это удостоверение, где каждая организация ставит свое наименование, а также дату прибытия и отбытия сотрудника, заверяя их подписью руководителя и печатью.
Заполняется командировочное удостоверение по форме Т-10. Однако этот документ не является на сегодняшний день обязательным.
— Служебное задание на командировку
Этот документ также не является обязательным, но при необходимости его можно заполнить по форме Т-10а. Здесь указывается цель командировки, данные сотрудника, организации, которую он посетит по служебным делам и т.д.
— Приказ о премировании работников
Издается в случае необходимости вознаградить сотрудников за определенные заслуги и достижения, причем в качестве премии может выступать не только деньги или материальные подарки, но другие формы поощрения, например, грамоты.
Для такого приказа используется форма Т-11 (для одного работника) и Т-11а (для нескольких). Допускается составление документа в произвольной форме.
— Табель учета рабочего времени
В этом документе отражаются сведения о присутствии (отсутствии) сотрудников на рабочих местах. При неявке сотрудника указывается причина его невыхода на работу. Сюда же вносятся сведения об отработанных днях и часах за месяц. Документ оформляется на бланке Т-12 или Т-13.
— Расчетно-платежная ведомость
Оформляется для начисления зарплаты через кассу. Для документа нужен бланк Т-49, а также расходный ордер (РКО). Заполнение формы Т-49 происходит на основании сведений из табеля учета рабочего времени. Для каждого сотрудника определяются все начисления и удержания, указывается сумма зарплаты к выдаче.
Расчетная ведомость
Ведется по форме Т-51, используется для начисления заработной платы, но не для ее выдачи. При этом допустимо использовать вместо нее расчетно-платежную ведомость (форма Т-49).
Для документа используется бланк Т-53. По этой ведомости происходит выплата зарплаты. Допустимо использование универсальной формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость).
Журнал регистрации платежных ведомостей
Предназначен для отображения сведений о всех платежных ведомостях. Учет этих документов ведется в хронологическом порядке. Журнал обязателен для каждой организации, он должен храниться в течение 5 лет.
— Лицевой счет работника
Этот документ отображает все данные о сотруднике организации (отработанное время, начисления и удержания из зарплаты). Если организация большая, то лицевой счет открывает бухгалтер при приеме сотрудника на работу, используя форму Т-54. В небольших организациях допустимо использовать формы Т-49)расчетно-платежная ведомость) и Т-51 (расчетная ведомость).
— Записка-расчет о предоставлении отпуска
Документ необходим для подтверждения того, что сотрудник получил ежегодный отпуск с содержанием. Заполняется бланк формы Т-60 – на лицевой стороне сотрудник кадровой службы вносит сведения из приказа на отпуск, а на обратной стороне бухгалтерия проставляет данные для выплаты отпускных.
— Записка-расчет при увольнении
Для составления документа используется форма Т-61. Здесь фиксируются данные, необходимые для итогового расчета с работником по зарплате и неиспользованному отпуску. Лицевая сторона бланка заполняется кадровиком, оборотная сторона – бухгалтерией организации.
Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.
| I. Документация по личному составу работников |
|---|
| 1. Распорядительные документы |
|
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а) |
|
Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а) |
|
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а) |
|
Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а) |
|
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а) |
|
Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а) |
|
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность |
|
Трудовые книжки |
|
Трудовые договоры и соглашения к ним |
|
3. Информационно-расчетные документы |
|
Личная карточка работника (Форма Т-2) |
|
Табель учета рабочего времени (Форма Т-13) |
|
Штатное расписание (Форма Т-3) |
|
График отпусков (Форма Т-7) |
|
Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49) |
|
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60) |
|
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61) |
|
Расчетные листки на выплату заработной платы работникам |
|
Листки о временной нетрудоспособности |
|
Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска |
|
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений |
|
Командировочные документы: Командировочные удостоверения работников (Форма Т-10) Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11) |
|
4. Внутренняя служебная переписка |
|
Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве. |
| II. Внутренние нормативные акты по труду |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
|
Положение об оплате труда |
|
Положение о премировании |
|
Положение о защите персональных данных работников |
|
Должностные инструкции работников |
|
Договоры о полной материальной ответственности |
|
Положение о коммерческой тайне |
|
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну |
| III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов |
|
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним |
|
Книга учета листков временной нетрудоспособности |
|
Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами |
|
Книга регистрации трудовых договоров |
|
Книга регистрация кадровых приказов |
|
Книга регистрации командировочных удостоверений |
|
Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении |
|
Журнал регистрации проверок контролирующих органов |
Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!
Придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Распорядительные документы
Документы подтверждающие трудовую деятельность
Информационно-расчетные документы
Внутренняя служебная переписка
Журнал (книги) учета и регистрации
Приказы по личному составу:
О приеме на работу
- об увольнении
- о переводе
- о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания
Приказы по основной деятельности
Трудовые книжки
- трудовые договора и изменения к ним
- копии приказов по личному составу
Личные карточки работников
- личные дела работников
- табель учета рабочего времени
Заявление работника
- служебные записки
- объяснительные
- представления
Регистрация трудовых договоров
- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников
- регистрация приказов о предоставлении отпуска
- регистрация приказов о командировках работников
- регистрация командировочных удостоверений
- регистрация служебных заданий
- регистрация локальных нормативных актов
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
- выдача справок по личному составу
- учета больничных листов
Внутренняя служебная переписка
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Журналы учета и контроля
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
- журнал регистрации приказов о командировках работников;
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета больничных листов;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Все ли документы обязательны?
Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
- обязательные,
- рекомендованные,
- зависящие от специфики организации.
Обязательные документы
должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания - из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы
служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации
, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:
Перечень необходимых кадровых документов
| Документ | Ссылка на законодательство | В каких случаях оформляется | ||
| Общие документы | ||||
| Правила внутреннего трудового распорядка | Ст. 189 ТК РФ | Обязательно | ||
| Штатное расписание | Обязательно | |||
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г. | Обязательно | ||
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием | Единый тарифно-квалификационный справочник | Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах | ||
| Положение о персональных данных работников | Ст. 86 ТК РФ | Обязательно | ||
| Положение об оплате труда работников | Раздел VI ТК РФ | |||
| Положение о премировании и материальном стимулировании работников | Раздел VI ТК РФ | Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах | ||
| Положение об охране труда | Раздел X ТК РФ | Не обязательно | ||
| Инструкции по охране труда по профессиям | Раздел X ТК РФ | Обязательно | ||
| Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) | Раздел X ТК РФ | Обязательно | ||
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования | Ст. 69 ТК РФ | Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами | ||
| График отпусков | Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| Положение о коммерческой тайне | Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» | Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну | ||
| Коллективный договор | Глава 7 ТК РФ | Не обязателен, заключается по соглашению сторон | ||
| Индивидуальные документы | ||||
| Трудовой договор | Ст. 16, 56, 67 ТК РФ | Обязательно | ||
| Приказ о приеме на работу | Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| Личная карточка работника | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| Трудовая книжка | Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 | Обязательно | ||
| Договоры о полной материальной ответственности | Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85 | Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности | ||
| Приказ о предоставлении отпуска работнику | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | Ст. 128 ТК РФ | Обязательно | ||
| Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. | Обязательно | ||
| График сменности | Ст. 103 ТК РФ | Обязательно при наличии сменной работы | ||
Восстановление кадровой документации
Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить
в этом списке самые важные
и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства
.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу
.
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы - имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.
Хранение кадровых документов в 2017 году остается одной из обязанностей работодателей. При этом к условиям хранения проверяющие органы предъявляют специальные требования, а сроки хранения кадровых документов являются различными для разных категорий. Кроме того, уничтожение кадровых документов также требует особого порядка. Все эти вопросы обсуждаются в данном материале.
Условия хранения кадровых документов в 2017 году
В Российской Федерации на сегодняшний день существует два основных нормативно-правовых акта, регулирующих вопросы хранения архивных кадровых документов. Одним из них является приказ Министерства культуры Российской Федерации N 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"». Другой важный документ - это Федеральный закон N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с положениями этих актов можно сформулировать несколько основных правил, которые способы привести порядок хранения кадровых документов в вашей организации в полное соответствие с действующим законодательством.
Каждый документ перед помещением в архив должен быть удостоверен подписью уполномоченного сотрудника.
Дело в том, что наличие личной подписи лица, ответственного за данную сферу деятельности, является обязательным условием вступления в силу любого документа; в противном случае он признается недействительным.
Согласно сложившейся практике, с левой стороны бланка документа ставится обозначение должности сотрудника, а справа от нее размещается собственно подпись указанного лица, а также ее расшифровка, то есть фамилия и инициалы. В случае, если рассматриваемый документ представляет собой личный бланк того или иного должностного лица, указание должности рядом с подписью не является обязательным. Если же лицо, удостоверившее документ, ставит свою подпись на нем на основании доверенности, следует зафиксировать здесь же ее реквизиты.
Ведение дел в архиве должно осуществляться в соответствии с правилами
Для регулирования ведения дел в архиве можно составить отдельный локальный нормативный акт – «Положение об архиве».
В первую очередь, следует правильно проводить группировку документов в зависимости от требований к срокам их хранения, разделяя их на группы бумаг, которые необходимо хранить постоянно и временно. При этом важно следить за тем, чтобы в каждом деле присутствовал один оригинальный экземпляр документа, с которым можно было бы сверить копию в случае необходимости.
Приказы, доверенности и прочее должны быть уложены в хронологическом порядке. Как правило, в рамках одного дела хранятся бумаги, сформированные в течение одного календарного года. Необходимо следить за тем, чтобы в дело подшивались только те из них, которые предполагаются кадровой номенклатурой. При этом документы, имеющие приложения, должны храниться вместе с последними вне зависимости от сроков их разработки. Исключение составляют ситуации, когда в связи с наличием большого количества приложений дела приобретают объем, превышающий 250 листов, или толщину свыше 4 см. В этом случае целесообразно составить отдельный том из объемных приложений, сделав соответствующую отметку об этом в основном документе.
К делам, в отношении которых проведена экспертиза ценности, необходимо составлять архивные описи
Архивная опись, образец которой приведен далее в настоящей статье, оформляется в отношении завершенных дел, прошедших экспертизу ценности, которые определены к постоянному или временному хранению на срок более 10 лет либо относятся к личному составу. Для того, чтобы провести такую экспертизу, необходимо, чтобы руководство компании назначило специальную экспертную комиссию, которая проведет оценку описи всех имеющихся дел и актов об их уничтожении. После этого экспертная комиссия составляет протокол результатов рассмотрения этих документа и передает его на согласование экспертно-проверочному органу уполномоченной архивной организации. Если протокол пройдет согласование, дела, назначенные к уничтожению, могут быть ликвидированы. Следует иметь в виду, что опись дел постоянного хранения оформляется в четырех экземплярах, тогда для описи дел в отношении личного состава достаточно трех.
Личные карточки и дела уволенных сотрудников, составленные по форме № Т-2, иногда представляют собой серьезный объем. В этом случае допускается формировать для них отдельную опись.
Режим условий хранения документов, находящихся в архиве, должен строго соблюдаться
Документы, направленные в архив коммерческой организации, необходимо хранить в помещениях, удовлетворяющих определенным требованиям. В частности, они должны обеспечивать полное отсутствие пыли и доступа прямых солнечных лучей. Однако еще более важно, чтобы выбранное помещение могло гарантировать сохранность документов, исключая, в том числе, полное или частичное искажение информации, ее утрату либо уничтожение. Во избежание подобных ситуаций п. 4.4.2.5 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива требует по мере необходимости осуществлять перезапись документов, хранящихся на электронных носителях.
Продолжительность хранения архивных кадровых документов в 2017 году
Перечень документов, установленных приказом № 558 Минкультуры РФ, содержит пункт 19, в котором перечисляются виды документов, хранящиеся в течение самого длительного срока - 75 лет. К ним относятся приказы о переводе и приеме на работу, а также о предоставлении различных видов отпусков - по уходу за ребенком, за свой счет, дополнительных отпусков и т.д.
Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который утвердил изменения в закон об архивном деле, были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
Что касается документов по личному составу срок их хранения дифференцируется в зависимости от типов организаций, где они находятся:
Государственные организации, органы местного самоуправления и учреждения, которые предоставляют архивные документы для государственных и муниципальных архивов, обязаны хранить документы в течение 50 лет с момента создания. После завершения этого периода осуществляется экспертиза ценности материалов;
государственные и муниципальные архивы, принимающие материалы по личному составу упраздненных государственных органов, органов местного самоуправления, а также негосударственных организаций и организаций государственного и муниципального подчинения - до истечения 50 лет с момента создания. После завершения этого периода также осуществляется экспертиза ценности материалов;
иные организации - не менее 50 лет с момента создания.
При этом статья 19 перечня, утвержденного приказом № 558, выделяет еще два типа документов по сроку хранения. Один из них - бумаги, которые следует хранить лишь в течение пяти лет: к ним относятся приказы об очередных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о краткосрочных командировках - как по России, так и за рубеж. Другой тип материалов - это документы постоянного хранения, к числу которых принадлежат приказы, распоряжения, справки, сводки и прочие бумаги, связанные с осуществлением основной деятельности.
Хранение электронных версий кадровых документов в 2017 году
Основные требования к условиям хранения документов в электронном виде определены приказом Министерства культуры Российской Федерации № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
В частности, п.2.30 указанного нормативно-правового акта относит к ним:
Наличие в распоряжении предприятия как минимум двух экземпляров каждого электронного документа в полном объеме, при этом указанные экземпляры должны храниться на различных физических носителях во избежание одновременного повреждения;
наличие технических и программных возможностей для воспроизведения, копирования, перезаписи документов, хранящихся в электронном виде, а также осуществления контроля удовлетворительности их физического и технического состояния;
обеспечение хранения электронных версий документов в условиях, исключающих возможность их случайной или преднамеренной утраты или уничтожения, несанкционированного доступа либо искажения данных.
Не реже чем один раз в пять лет организация, в архиве которой имеются электронные версии документов, обязана осуществлять тщательный контроль состояния носителей, на которых находится информация, и проверять возможность ее воспроизведения.
Для того чтобы правильно оформить электронные документы, которые хранятся в организации, необходимо выполнить несколько простых шагов. В первую очередь нужно удостовериться в работоспособности физических носителей информации, затем осуществить запись данных. После этого следует проверить качество произведенной записи, после чего нанести на носители архивные шифры и произвести опись созданных материалов.
Оформление уничтожения кадровых документов
По итогам проведенной экспертизы может выясниться, что в архивах организации хранятся документы, не представляющие ценности либо документы с истекшим сроком хранения. В этом случае встает вопрос об организации их уничтожения. На практике первым шагом к этому является составление акта о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению. Это потребуется для того, чтобы доказать факт уничтожения материалов в случае проверки.
В свою очередь, осуществить уничтожение бумаг можно разными способами:
Передача на переработку. Материалы, предназначенные для утилизации, необходимо упаковать и отправить на бумагоперерабатывающую фабрику или в компанию, осуществляющую переработку вторичного сырья. Документальным подтверждением передачи бумаг является специальная накладная, информацию о которой необходимо зафиксировать в акте о выделении к уничтожению;
шредирование. Оно представляет собой механическое измельчение бумаги в специальном аппарате, которое подразделяется на стандартное и конфиденциальное, при котором документ режется на более мелкие части. После его уничтожения следует сделать соответствующую отметку в базе документов организации.
Все предприятия, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, должны иметь определенный перечень документов по кадровому учету. Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания они включаются в систему кадрового учета.
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. В обязательном порядке у организации-работодателя должны быть следующие организационные документы:
В случае, когда организация выплачивает премии и (или) материальную помощь, то это следует закрепить либо в отдельных Положениях, либо включить в Положение об оплате труда.
Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д.
Правила внутреннего трудового распорядка оформляются как приложение к коллективному договору, в случае отсутствия такового, оформляются как самостоятельный документ. Типовой формы правил внутреннего трудового распорядка в законодательстве нет. Документ составляется в произвольной форме.
В тексте правил внутреннего трудового распорядка рекомендуется указать:
Положение об оплате труда регламентирует порядок и условия оплаты труда в организации. В нем прописываются:
Коллективный договор не является обязательным документом для организации. Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства. Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором - только на сотрудников соответствующего подразделения.
Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность. Работодатель самостоятельно определяет порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте, в частности, положении о работе с персональными данными сотрудников.
Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателей составлять штатное расписание, но на практике лучше это делать, так как штатное расписание позволяет: определить количество сотрудников и расходы на оплату труда по ним, а также будет служить дополнительным аргументом в вашу защиту при отнесении затрат на оплату труда в налоговые расходы.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника с необходимыми локальными нормативными актами (положение о внутреннем трудовом распорядке, положение об оплате труда, положение о работе с персональными данными).
Принимая сотрудника на работу, следует заключить с ним трудовой договор. На основании трудового договора оформить приказ о приеме на работу. Затем на основании приказа внести запись в трудовую книжку сотрудника. Если у сотрудника это первое место работы, работодатель должен оформить ему трудовую книжку. Ознакомить сотрудника с приказом о приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под роспись. Все изменения в трудовой деятельности работника в организации сопровождаются приказами (распоряжениями): прием, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и пр. Формы приказов можно использовать типовые или разработать свои с указанием необходимых для приказа реквизитов.
Случаи перевода сотрудника на другую должность, изменения в оплате труда и т.п. нужно оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору.
Обязательным кадровым документом является личная карточка. Личные карточки вести обязаны все организации, независимо от формы собственности и системы налогообложения. Личная карточка заводится на каждого сотрудника при приеме на работу. В карточке указываются все записи, которые вносятся работодателем в трудовую книжку (прием, перевод на другую должность, увольнение и пр.)
Организация не обязана вести личные дела сотрудников, так как это предусмотрено законодательством только для учреждений государственной, гражданской и муниципальной службы.
Следует упомянуть об обязанности работодателя составлять график отпусков. Составляют его на каждый следующий календарный год, не позднее, чем за две недели до наступления этого периода.
Должностная инструкция определяет должностные обязанности сотрудника, пределы его ответственности, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя после ознакомления и подписания ее работником, а другой отдается непосредственно работнику.
С 1 января 2017 работодатели, которые отнесены к микропредприятиям, вправе не разрабатывать локальные нормативные акты или утвердить только часть из них. Это касается, например, правил трудового распорядка, положения об оплате труда, должностной инструкции и т.д.
При отказе от внутренних локальных актов следует прописанные в них условия включить в трудовой договор. Трудовой договор оформляется по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. При этом работодатель вправе исключить из трудового договора пункты, которые он не должен заполнять в связи с характером работы, а также пункты примечаний к типовому договору.
Отказ от внутренних локальных актов следует зафиксировать внутренним документом (например, приказом). И ранее применяемые локальные акты признать утратившими силу.
В случае утраты статуса микропредприятия следует организовать кадровый учет по общим правилам. Разработать все необходимые локальные нормативные акты по трудовым отношениям не позднее четырех месяцев с даты, когда в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства внесли изменения.
