Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.
Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.
К кадровому учету принято относить следующее:
Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:
Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.
Кадровую документацию принято делить на две группы:
Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:
Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):
Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:
Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:
Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.
В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:
ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .
Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):
При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:
Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.
На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.
В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.
Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве . Обычно это бухгалтер или .
Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.
Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.
Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: , увольнение и . Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.
К кадровым приказам
относятся все остальные:
Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.
Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.
Следующий обязательный документ это , в которых отражаются все основные сведения о работнике . Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.
Третий обязательный документ – это . В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.
Поскольку трудовые книжки являются , то обязательно вести . Эта книга также хранится 75 лет.
Следующий обязательный документ это . Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.
После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.
К прочим обязательным документам относится:
Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это , книга основания для приказов.
После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.
Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.
Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.
Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.
В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.
Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.
Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.
Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.
Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание
. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.
По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.
В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.
В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.
Сюда относится :
Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.
Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить . А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.
На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.
Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.
Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.
При каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:
В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:
Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.
| I. Документация по личному составу работников |
|---|
| 1. Распорядительные документы |
|
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а) |
|
Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а) |
|
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а) |
|
Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а) |
|
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а) |
|
Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а) |
|
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность |
|
Трудовые книжки |
|
Трудовые договоры и соглашения к ним |
|
3. Информационно-расчетные документы |
|
Личная карточка работника (Форма Т-2) |
|
Табель учета рабочего времени (Форма Т-13) |
|
Штатное расписание (Форма Т-3) |
|
График отпусков (Форма Т-7) |
|
Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49) |
|
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60) |
|
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61) |
|
Расчетные листки на выплату заработной платы работникам |
|
Листки о временной нетрудоспособности |
|
Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска |
|
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений |
|
Командировочные документы: Командировочные удостоверения работников (Форма Т-10) Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11) |
|
4. Внутренняя служебная переписка |
|
Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве. |
| II. Внутренние нормативные акты по труду |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
|
Положение об оплате труда |
|
Положение о премировании |
|
Положение о защите персональных данных работников |
|
Должностные инструкции работников |
|
Договоры о полной материальной ответственности |
|
Положение о коммерческой тайне |
|
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну |
| III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов |
|
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним |
|
Книга учета листков временной нетрудоспособности |
|
Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами |
|
Книга регистрации трудовых договоров |
|
Книга регистрация кадровых приказов |
|
Книга регистрации командировочных удостоверений |
|
Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении |
|
Журнал регистрации проверок контролирующих органов |
Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!
Хранение кадровых документов в 2017 году остается одной из обязанностей работодателей. При этом к условиям хранения проверяющие органы предъявляют специальные требования, а сроки хранения кадровых документов являются различными для разных категорий. Кроме того, уничтожение кадровых документов также требует особого порядка. Все эти вопросы обсуждаются в данном материале.
Условия хранения кадровых документов в 2017 году
В Российской Федерации на сегодняшний день существует два основных нормативно-правовых акта, регулирующих вопросы хранения архивных кадровых документов. Одним из них является приказ Министерства культуры Российской Федерации N 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"». Другой важный документ - это Федеральный закон N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с положениями этих актов можно сформулировать несколько основных правил, которые способы привести порядок хранения кадровых документов в вашей организации в полное соответствие с действующим законодательством.
Каждый документ перед помещением в архив должен быть удостоверен подписью уполномоченного сотрудника.
Дело в том, что наличие личной подписи лица, ответственного за данную сферу деятельности, является обязательным условием вступления в силу любого документа; в противном случае он признается недействительным.
Согласно сложившейся практике, с левой стороны бланка документа ставится обозначение должности сотрудника, а справа от нее размещается собственно подпись указанного лица, а также ее расшифровка, то есть фамилия и инициалы. В случае, если рассматриваемый документ представляет собой личный бланк того или иного должностного лица, указание должности рядом с подписью не является обязательным. Если же лицо, удостоверившее документ, ставит свою подпись на нем на основании доверенности, следует зафиксировать здесь же ее реквизиты.
Ведение дел в архиве должно осуществляться в соответствии с правилами
Для регулирования ведения дел в архиве можно составить отдельный локальный нормативный акт – «Положение об архиве».
В первую очередь, следует правильно проводить группировку документов в зависимости от требований к срокам их хранения, разделяя их на группы бумаг, которые необходимо хранить постоянно и временно. При этом важно следить за тем, чтобы в каждом деле присутствовал один оригинальный экземпляр документа, с которым можно было бы сверить копию в случае необходимости.
Приказы, доверенности и прочее должны быть уложены в хронологическом порядке. Как правило, в рамках одного дела хранятся бумаги, сформированные в течение одного календарного года. Необходимо следить за тем, чтобы в дело подшивались только те из них, которые предполагаются кадровой номенклатурой. При этом документы, имеющие приложения, должны храниться вместе с последними вне зависимости от сроков их разработки. Исключение составляют ситуации, когда в связи с наличием большого количества приложений дела приобретают объем, превышающий 250 листов, или толщину свыше 4 см. В этом случае целесообразно составить отдельный том из объемных приложений, сделав соответствующую отметку об этом в основном документе.
К делам, в отношении которых проведена экспертиза ценности, необходимо составлять архивные описи
Архивная опись, образец которой приведен далее в настоящей статье, оформляется в отношении завершенных дел, прошедших экспертизу ценности, которые определены к постоянному или временному хранению на срок более 10 лет либо относятся к личному составу. Для того, чтобы провести такую экспертизу, необходимо, чтобы руководство компании назначило специальную экспертную комиссию, которая проведет оценку описи всех имеющихся дел и актов об их уничтожении. После этого экспертная комиссия составляет протокол результатов рассмотрения этих документа и передает его на согласование экспертно-проверочному органу уполномоченной архивной организации. Если протокол пройдет согласование, дела, назначенные к уничтожению, могут быть ликвидированы. Следует иметь в виду, что опись дел постоянного хранения оформляется в четырех экземплярах, тогда для описи дел в отношении личного состава достаточно трех.
Личные карточки и дела уволенных сотрудников, составленные по форме № Т-2, иногда представляют собой серьезный объем. В этом случае допускается формировать для них отдельную опись.
Режим условий хранения документов, находящихся в архиве, должен строго соблюдаться
Документы, направленные в архив коммерческой организации, необходимо хранить в помещениях, удовлетворяющих определенным требованиям. В частности, они должны обеспечивать полное отсутствие пыли и доступа прямых солнечных лучей. Однако еще более важно, чтобы выбранное помещение могло гарантировать сохранность документов, исключая, в том числе, полное или частичное искажение информации, ее утрату либо уничтожение. Во избежание подобных ситуаций п. 4.4.2.5 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива требует по мере необходимости осуществлять перезапись документов, хранящихся на электронных носителях.
Продолжительность хранения архивных кадровых документов в 2017 году
Перечень документов, установленных приказом № 558 Минкультуры РФ, содержит пункт 19, в котором перечисляются виды документов, хранящиеся в течение самого длительного срока - 75 лет. К ним относятся приказы о переводе и приеме на работу, а также о предоставлении различных видов отпусков - по уходу за ребенком, за свой счет, дополнительных отпусков и т.д.
Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который утвердил изменения в закон об архивном деле, были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
Что касается документов по личному составу срок их хранения дифференцируется в зависимости от типов организаций, где они находятся:
Государственные организации, органы местного самоуправления и учреждения, которые предоставляют архивные документы для государственных и муниципальных архивов, обязаны хранить документы в течение 50 лет с момента создания. После завершения этого периода осуществляется экспертиза ценности материалов;
государственные и муниципальные архивы, принимающие материалы по личному составу упраздненных государственных органов, органов местного самоуправления, а также негосударственных организаций и организаций государственного и муниципального подчинения - до истечения 50 лет с момента создания. После завершения этого периода также осуществляется экспертиза ценности материалов;
иные организации - не менее 50 лет с момента создания.
При этом статья 19 перечня, утвержденного приказом № 558, выделяет еще два типа документов по сроку хранения. Один из них - бумаги, которые следует хранить лишь в течение пяти лет: к ним относятся приказы об очередных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о краткосрочных командировках - как по России, так и за рубеж. Другой тип материалов - это документы постоянного хранения, к числу которых принадлежат приказы, распоряжения, справки, сводки и прочие бумаги, связанные с осуществлением основной деятельности.
Хранение электронных версий кадровых документов в 2017 году
Основные требования к условиям хранения документов в электронном виде определены приказом Министерства культуры Российской Федерации № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
В частности, п.2.30 указанного нормативно-правового акта относит к ним:
Наличие в распоряжении предприятия как минимум двух экземпляров каждого электронного документа в полном объеме, при этом указанные экземпляры должны храниться на различных физических носителях во избежание одновременного повреждения;
наличие технических и программных возможностей для воспроизведения, копирования, перезаписи документов, хранящихся в электронном виде, а также осуществления контроля удовлетворительности их физического и технического состояния;
обеспечение хранения электронных версий документов в условиях, исключающих возможность их случайной или преднамеренной утраты или уничтожения, несанкционированного доступа либо искажения данных.
Не реже чем один раз в пять лет организация, в архиве которой имеются электронные версии документов, обязана осуществлять тщательный контроль состояния носителей, на которых находится информация, и проверять возможность ее воспроизведения.
Для того чтобы правильно оформить электронные документы, которые хранятся в организации, необходимо выполнить несколько простых шагов. В первую очередь нужно удостовериться в работоспособности физических носителей информации, затем осуществить запись данных. После этого следует проверить качество произведенной записи, после чего нанести на носители архивные шифры и произвести опись созданных материалов.
Оформление уничтожения кадровых документов
По итогам проведенной экспертизы может выясниться, что в архивах организации хранятся документы, не представляющие ценности либо документы с истекшим сроком хранения. В этом случае встает вопрос об организации их уничтожения. На практике первым шагом к этому является составление акта о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению. Это потребуется для того, чтобы доказать факт уничтожения материалов в случае проверки.
В свою очередь, осуществить уничтожение бумаг можно разными способами:
Передача на переработку. Материалы, предназначенные для утилизации, необходимо упаковать и отправить на бумагоперерабатывающую фабрику или в компанию, осуществляющую переработку вторичного сырья. Документальным подтверждением передачи бумаг является специальная накладная, информацию о которой необходимо зафиксировать в акте о выделении к уничтожению;
шредирование. Оно представляет собой механическое измельчение бумаги в специальном аппарате, которое подразделяется на стандартное и конфиденциальное, при котором документ режется на более мелкие части. После его уничтожения следует сделать соответствующую отметку в базе документов организации.
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.
Трудовой кодекс дополнен новой , устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!!
Перечень обязательных кадровых документов организации
| Документ | Закон | Срок хранения | Примечание | |
| 1. | Положение о защите персональных данных | п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ | Отражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника. | |
| 2. | Коллективный договор | ч.2 ст.190 ТК РФ | Все время существования компании | Регламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д. |
| 3. | Правило трудового распорядка | ч.4 ст.189 ТК РФ | Все время существования компании | Оформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ. |
| 4. | Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) | ст.21 ТК РФ | Все время существования компании | При наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная). |
| 5. | Положение об аттестации работников | ст.81 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения аттестации |
| 6. | Протокол заседания аттестационной комиссии | 15 лет | Оформляется аттестационной комиссией | |
| 7. | Положение о системе обучения | ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов. |
| 8. | Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним) | Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г. | Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки. | |
| 9. | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей) | Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г. | 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) | Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей. |
| 10. | Приказы по основной деятельности | Все время существования компании | ||
| 11. | Журнал регистрации входящих /исходящих документов | Все время существования компании | Регистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу | |
| 12. | Журнал регистрации командировочных удостоверений | 5 лет | Регистрируются командировочные удостоверения | |
| 13. | Книги учета приказов | перечень Росархива от 06.10.2000 г. | Время хранения приказа | Отдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д. |
| 14. | Должностные инструкции | Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками. | ||
| 15. | Штатное расписание (ф.Т-3) | ст.57 ТК РФ | 5 лет | При каждом изменении формируется новое штатное расписание. |
| 16. | График отпусков | ст.123 ТК РФ | 1 год | Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года. |
| 17. | Трудовой договор | ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ | 75 лет | Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу. |
| 18. | Приказ о приеме на работу | ст.68 ТК РФ | 75 лет | Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу. |
| 19. | Трудовая книжка | ст.66 ТК РФ | 50 лет | Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука. |
| 20. | Личная карточка работника (ф.Т-2) | Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 | 75 лет | Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности |
| 21. | Анкета сотрудника | 75 лет | Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников. | |
| 22. | Личное дело | 75 лет | Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение. | |
| 23. | Приказ о переводе на другую работу | ст.72.1. ТК РФ | 75 лет | Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка. |
| 24. | Приказ об увольнении | ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ | 75 лет | При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины |
| 25. | Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках | ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. | 5 лет | Оформляются по распоряжению руководителя |
| 26. | Табель учета рабочего времени | ч.3 ст.91 ТК РФ | 75 лет | Учитывается фактически отработанное время |
| 27. | Договор о материальной ответственности | 5 лет | Заключается с материально ответственным лицом | |
| 28. | График сменности | 5 лет | В случае работы по сменам. | |
| 29. | Список работников, работающих на вредном производстве | 75 лет. | Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии) | |
| 30. | Список работников, уходящих на льготную пенсию | 50 лет | Для начисления льготной пенсии | |
| 31 | Инструкция по технике безопасности | ст.212, 225 ТК РФ | Постоянно | |
