В случае смены сотрудника, который является ответственным за хранение архива, будь то руководитель или заведующий, составление акта приема-передачи документов необходимо проводить в обязательном порядке и в соответствии с установленными формами нормативных документов. В первую очередь нужно , которая будет включать в себя не менее трех человек, одним из которых должен быть представитель службы делопроизводства. Далее представлен образец оформления акта.
| АКТ | 22.07.2014 |
22.07.2014 г. № 29
г. Норильск
В соответствии с приказом ЗАО "Диадема" от 17.07.2014 г. № 14 Малькова Р.С. передала, а Смирницкая А.Ю. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя Чернова Г.А. и членов Ященко С.Е., Кирилловой И.В., Румянцевой Н.Х. документы архива за 2007-2012 годы и справочный аппарат к ним.
| № п/п | Название и № описи | Кол-во экземпляров описи | Кол-во принятых дел | Кол-во ед. хр. страхового фонда | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2007—2011 годы | 1 | 39 | - | |
| 2 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2012 год | 1 | 12 | - | |
| 3 | Опись дел № 2 по личному составу за 2007—2011 годы | 1 | 31 | - | |
| 4 | Опись дел № 2 по личному составу за 2012 год | 1 | 23 | - |
Итого принято 105 (сто пять) дело и 2 (две) описи по одному экземпляру.
Документы и описи находятся в удовлетворительном состоянии.
Наряду с этим передаются:
Общая площадь архива - 54,3 кв.м. Помещение архива находится в удовлетворительном состоянии.
Оборудование и инвентарь - наличие и состояние:
Помещение обеспечено охранной сигнализацией и оснащено системой пожарной безопасности. Оборудование и инвентарь находятся в хорошем состоянии.
Документы, подлежащие передаче (вернее опись документов, находящихся в архиве), должны быть перечислены в форме таблицы. А поскольку на обычном предприятии страховой фонд отсутствует, в соответствующей графе ставится прочерк.
Очень часто на предприятиях основным научно-справочным аппаратом является только архивное описание дел, и это совершенно нормально.
При назначении другого сотрудника ответственным за архив в акте приема-передачи следует указать:
Здесь можно ознакомиться с установленной формой .
Смена ответственных лиц всегда сопровождается муторными процедурами и бумажной волокитой. Увы, но это факт. Чтобы не затягивать дело, нужно один раз изучить правила составления и оформления нужных актов. Если делать всё строго по инструкции – не придётся переделывать и терять время.
Акт приёма-передачи при смене ответственного за архив – это важный документ, и его нельзя составлять «на коленке». Обязательный этап перед тем, как дела будут переданы от прежнего заведующего к новому – создание специальной проверяющей комиссии. Эта комиссия должна всесторонне проверить все факты, которые будут указаны в самом акте. Создаётся комиссия на основании специального приказа руководителя. Этот же приказ, в свою очередь, служит основанием для составления акта приёма-передачи. Вот такая схема.
В своём приказе руководитель сам определяет состав комиссии. Нужно назначить минимум трёх человек, которые могут дать объективную оценку проверяемым фактам (иначе говоря, что-то смыслят в делопроизводстве и архивных документах). Хотя бы один из членов комиссии должен быть представителем службы документационного обеспечения – например, секретарём. Ответственный за архив членом комиссии быть не может, поскольку это заинтересованное лицо.
Проверка проводится один раз и занимает максимум один рабочий день. Что именно проверяется?
Только после этого можно писать сам акт.
В левой верхней части листа следует указать название фирмы. Ниже с той же стороны пишется название акта, его номер и дата составления. Специфический реквизит акта приёма-передачи дел – гриф утверждения. Он проставляется в правом верхнем углу. В грифе утверждения нужно указать должность утверждающего лица (то есть руководителя организации). Должность указывается кратко: «генеральный директор объединения», «начальник цеха» и т.п.
Это все необходимые реквизиты.
Выглядит всё это примерно так: «В соответствии с приказом ООО «Артемида» от 15.06.2015 № 176 Иванова И. И. передала, а Петрова А. А. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа (в составе председателя Сидорова В. В. и членов Скворцовой С. С. и Плотниковой Е. Е.) документы архива за 2010-2015 гг. и справочные материалы к ним».
После этого нужно составить и заполнить таблицу. Таблица состоит из шести столбцов:
Ниже таблицы пишется, что ещё было передано дополнительно (обычно это дело фонда, книга и журнал учёта и печать). Затем прикладывается опись помещения архива. Тут нужно указать площадь помещения и перечень всего, что в нём есть (стеллажи, полки, ремонтные инструменты и т. д.). В самом конце текста следует поставить отметку о том, что помещение архива и все внутренние системы (сигнализации, пожарной безопасности) находятся в удовлетворительном состоянии и исправно работают.
Наконец, ставятся подписи. Вначале акт приёма-передачи подписывается сдающим и принимающим документы архива (то есть прежним и новым заведующими), а затем – всеми членами комиссии. При этом первой помещается подпись председателя, а ниже расписываются члены комиссии (в алфавитном порядке по фамилиям, но без указания должностей).
Кстати, акт приёма-передачи составляется не только при смене «архивного управленца», но и при смене руководителя организации. Алгоритм действий при этом сохраняется тот же.
В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.
Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.
Назначение:
полный список всех бумаг;
Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:
Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:
В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.
Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:
Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:
А вот реальный пример заполнения:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).
Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:
Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .
Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.
Особенности процедуры состоят в следующем:
В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
