Целью любого регламента является упорядочивание деятельности участников бюджетного процесса при планировании, анализ и контроль исполнения бюджета движения денежных средств, а так же подробное описание всех значимых составляющих системы. В данной статье будет рассмотрен регламент Бюджетирование движения денежных средств на предприятии, в соответствии с установленными едиными методологическими правилами.
Регламентом устанавливается состав данных, необходимых для формирования бюджета, порядок их предоставления, принципы учета и обработки плановой и отчетной информации, права и обязанности участников бюджетного процесса.
Ответственность за организацию работы согласно положений Регламента осуществляет Финансовый директор, обеспечивая неукоснительное выполнение регламентированных процедур всеми подразделениями и службами, а так же работниками организации.
Регламент бизнес-процесса «Бюджетирование» обязателен для исполнения всеми указанными в нем службами, его исполнение может служить критерием оценки эффективности работы подразделения.
К основным функциям системы бюджетирования ДДС относятся:
Для повышения эффективности деятельности системы бюджетирования предусмотрен матричный принцип распределения ответственности посредством организации планирования по горизонтали (по статьям бюджета) и по вертикали (по центрам/субцентрам ответственности).
Работа Регламента осуществляется в соответствии со следующими блоками.
1. Блок планирование ДДС (годовой план и план месяца)
1.1 Заполнение и проведение бюджетов ЦФО (для месяца: до начала планируемого месяца за 5 дней; для года: ноябрь).
1.2. Оптимизация плана ДДС и устранение кассовых разрывов (для месяца: до начала планируемого месяца за 3 дня; для года: первая неделя декабря).
1.3. Согласование плана ДДС в разрезе ЦФО с их руководителями (для месяца: до начала планируемого месяца за 2 дня; для года: 2-я и 3-я неделя декабря).
1.4. Утверждение генерального, операционных бюджетов ЦФО (для месяца: до начала планируемого месяца за 1 дня; для года: 4-я неделя декабря).
2. Блок платежей и текущего контроля
2.1. Заполнение и проведение реестра входящих платежей. На этом этапе осуществляется также контроль соответствия фактических входящих платежей плану в дневном и месячном разрезе.
2.2. Заполнение реестра исходящих платежей и его проведение. На этом этапе осуществляется также контроль соответствия фактических исходящих платежей плану в дневном и месячном разрезе.
Формирование исходящих реестров платежей проводится на основании заявок на платеж подаваемых в электронной (бумажной) форме
3. Прогнозирование
Прогнозирование представляет собой инструмент предоставления данных, касательно перспектив финансовой ситуации на предприятии на основе планов и фактических тенденций поступления и расходования денежных средств.
Другими словами, это процесс моделирования будущей ситуации на предприятии или фирме, который основан как на плановых, так и фактических показателях.
Механизм прогнозирования основывается на выборе базового периода. Базовый период представляет собой период, при выборе которого, данные с начала месяца (года) по выбранную дату (месяц) включительно берутся по фактическим движениям, далее - от следующего за базовой датой числа (месяца) до конца месяца (года) - по плановым движениям.
Наиболее эффективно за базовую дату брать последний период (дату), по которому факт уже заполнен.
Основная задача прогнозирования месяца - заранее предвидеть возможное снижение остатков денежных средств от плана или наступления кассовых разрывов.
Прогноз года необходимо осуществлять ежемесячно в конце месяца.
4. Контрольный блок
План-факт анализ соответствия планируемых и фактических платежей ДДС. Последовательность, ответственные лица и сроки проведения управленческих операций, указанных в таблице 1:
Таблица 1
|
Операция |
Ответственное лицо |
Срок проведения |
Документ |
|
|
Блок «Планирование ДДС» |
||||
|
Заполнение и проведение бюджетов ЦФО |
Ответственное лицо ЦФО (см. раздел 2 пункт 2.1.) |
Для месяца: до 25-го числа каждого месяца, для года: ноябрь. |
Форма «БДДС по ЦФО» |
|
|
Оптимизация плана ДДС и устранение кассовых разрывов |
Экономическая служба |
Для месяца: до 27-го числа каждого месяца, для года: 1-я неделя декабря |
Форма «БДДС консолидированная» |
|
|
Согласование плана ДДС (ознакомление с планом) в разрезе ЦФО с их руководителями |
Экономическая служба |
Для месяца: до 28-го числа каждого месяца; |
||
|
Утверждение генерального бюджета |
Финансовый директор |
Для месяца: до 30-го числа каждого месяца; для года: 4-я неделя декабря |
Распечатанные формы бюджетов |
|
|
Блок «Платежи и текущий контроль» |
||||
|
Заполнение и проведение реестра входящих платежей |
Бухгалтер, Коммерческий отдел |
Ежедневно, до 10.00 |
Форма «Реестр Вх.» |
|
|
Предоставление счетов и прочих документов на оплату (или проведение заявок на оплату ЦФО в электронном виде) |
Уполномоченное лицо ЦФО - Бухгалтеру |
Ежедневно, до 9.00 |
Заявка на оплату |
|
|
Заполнение реестра исходящих платежей |
Бухгалтер |
Ежедневно, до 10.00 |
Форма «Реестр Исх.» |
|
|
Утверждение реестра исходящих платежей |
Экономическая служба; |
Ежедневно, до 11.00 |
||
|
Блок «Контрольный» |
||||
|
Сопоставление плановых и фактических платежей |
Экономическая служба |
Ежедневно, в течение дня |
||
|
Запрос начальнику ЦФО по отклонениям бюджета |
Экономическая служба |
По мере необходимости. При отклонениях от текущего бюджета более 5 %. |
||
|
Обоснование отклонения от бюджета |
Ответственное лицо ЦФО |
В течение 4-х часов после поступления запроса |
Форма запроса и обоснования в Приложении 2 Регламента |
|
|
Прогнозирование |
||||
|
Прогноз месяца |
Экономическая служба |
|||
|
Прогноз года |
Экономическая служба |
Ежемесячно, при закрытии планирования месяца |
||
* подписывается приказ на исполнение обязанностей по утверждению реестров и осуществление текущего контроля платежей в отсутствие основного исполнителя (Генерального директора).
Основным бюджетом, регламентирующим деятельность предприятия на месяц, является месячный бюджет ДДС (генеральный бюджет месяца).
Основным бюджетом, регламентирующим деятельность предприятия на год, является годовой бюджет ДДС (генеральный бюджет года.
Финансовая структура предприятия использует семь операционных бюджетов.
1. Основным бюджетом является генеральный бюджет движения денежных потоков (по году и по месяцу), составляемый в двух видах:
2. Операционные бюджеты:
Таблица 2
Данные операционных бюджетов формируются как совокупность данных определенных статей ДДС.
В случае значительного изменения текущей производственной или финансовой ситуации на предприятии Генеральный бюджет месяца (года) может быть скорректирован по одной или нескольким статьям.
Заявка оформляется начальником ЦФО, ответственным за планирование и расходование средств по изменяемым статьям.
Причины корректировки бюджета:
Открытие планирования осуществляется на срок, указанный в служебной записке.
Оптимизация плана ДДС может быть следующих видов:
Основными задачами оптимизации плана ДДС являются:
Оптимизация плана ДДС осуществляется экономической службой.
При наличии план-факт отклонений в бюджете месяца ЦФО по статье, превышающее 10%, ответственное лицо (руководитель) ЦФО предоставляет служебную записку с описанием причин отклонений месячного бюджета.
Описание причин отклонений при превышении указанных предельных процентов осуществляется как при перерасходе, так и при экономии по статьям и относится как к доходным, так и расходным статьям.
Общий анализ исполнения бюджета осуществляется посредством план-факт анализа ДДС.
Ошибки в работе казначейства могут дорого стоить компании. Даже малейшая задержка с оплатой заставит кредиторов усомниться в ее финансовой устойчивости. Во избежание всевозможных рисков необходимо регламентировать работу казначейства. Необходимый минимум - положение о казначействе и регламент осуществления платежей.
Прежде чем начать детально прорабатывать последовательность осуществления платежей, формы отчетности и реестров, нужно создать положение о работе казначейства. Этот документ призван закрепить цели и задачи этого подразделения, функции, выполняемые им, а также принципы взаимодействия с другими структурными единицами компании. Несмотря на кажущуюся формальность положения о работе казначейства, оно решит многие проблемы и избавит компанию от внутренних конфликтов (образец Положения о казначействе компании см. ниже).
ОПЫТ ПРАКТИКА
Ирина Харисова,
вице-президент и финансовый директор «АБС Холдингс»:
«Создавая положение о казначействе для нашей дочерней компании ОАО «Всероссийский научно-исследовательский, проектно-конструкторский и технологический институт релестроения с опытным производством», мы руководствовались простым правилом: деятельность любого подразделения должна быть регламентирована, чтобы можно было четко разграничить полномочия и ответственность, а таго холдинга. Несмотря на традиционную активную научно-исследовательскую работу ВНИИРа в области релкже упорядочить все процессы, связанные с управлением деньгами. Данное положение стандартно для всех предприятий нашеестроения, компания также достаточно успешно ведет производственную деятельность. По прошлому году их выручка составила более 120 млн долларов.
Каких-то серьезных проблем в работе до введения Положения о казначействе не возникало, во многом благодаря тому, что этот документ появился одновременно с созданием казначейской службы. В противном случае прецеденты не заставили бы себя ждать, конфликты между подразделениями стали бы нормой. Например, казначейство имеет право требовать санкции или предлагать поощрить менеджеров по продажам. Дело в том, что в качестве одного из критериев мотивации для них является своевременное получение денежных средств от заказчиков, чтобы дебиторская задолженность не превращалась в хроническую, тем самым «проедая» всю заложенную в цену прибыль.Так вот, если после отгрузки покупатель задерживает платежи, казначейство предоставляет необходимые данные для снижения бонуса продавца. Почва для конфликта и дальнейшего выяснения отношений на тему, у кого и какие права есть, была бы обеспечена. Положение о казначействе сразу снимает эти и многие другие вопросы».
Другой не менее важный документ, который должен быть разработан для казначейства, – регламент исполнения платежей. Обеспечить контроль над всеми платежами – одна из основных задач любого финансового директора (образец Регламента взаимодействия подразделений при проведении безналичных платежей в компании см. далее).
ОПЫТ ПРАКТИКА
Андрей Демидов,
начальник отдела корпоративных финансов компании «Евросеть»:
«У нас матричная структура подчинения. Все филиалы функционально подчиняются головному офису. Отдел корпоративных финансов головного офиса, который в принципе можно называть департаментом казначейства – в этом не будет ошибки – включает следующие подразделения: группа по работе с финансовыми институтами (получение кредитов и эквайринг), группа по обслуживанию кредитных организаций (организация и контроль инкассации, открытие/закрытие р/с),группа казначейства (распределение всех платежей между филиалами и банками), группа по страхованию имущества, группа банк-клиент (отправка платежей, разнесение выписок) и касса.
В филиалах все проще. У финансового директора филиала есть в подчинении финансовый менеджер и операционистки, которые отправляют все платежи и разносят выписки. Все платежи у нас в обязательном порядке согласовываются в головном офисе. Схема прохождения платежей, на мой взгляд, достаточно простая и понятная. У нас есть бюджет движения денежных средств, из которого понятны все предстоящие платежи. Помимо него составляется еженедельный прогноз движения денежных средств в разрезе ЦФО. Каждому подразделению выделяется определенная сумма на неделю в соответствии с бюджетом. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow). Мы видим их предстоящие расходы и знаем, сколько денег они перечислят в головной офис (все свободные средства они направляют в ПО).
Что касается авторизации платежей, то все это происходит в модуле SAP в режиме онлайн. То есть филиалы выставляют заявки, просят их оплатить, мы согласовываем, после чего ставим статус «к оплате». Дальше остается выбрать, с какого расчетного счета мы можем платить (грубо говоря, выбрать, где есть деньги), и выгрузить готовую платежку в систему «банк-клиент». Внедрять SAP мы начали в 2005 году, закончили создание системы электронного визирования платежей во всех филиалах в конце 2007 года.
ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ ИРИНЫ ХАРИСОВОЙ, ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА И ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА «АБС ХОЛДИНГС»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «ВНИИР»
________________ Г.С. Нудельман
«____» ________________2009 г.
ПОЛОЖЕНИЕ О КАЗНАЧЕЙСТВЕ
I. Общие положения
Казначейство является структурным подразделением и подчиняется финансовому директору института.
В своей деятельности казначейство руководствуется Политикой ОАО «ВНИИР» в области качества на текущий момент и на перспективу, настоящим Положением, требованиями государственных нормативных документов.
Компания сертифицирована на соответствие требованиям качества по стандартам ISO. Оговорка о соответствии работы казначейства стандартам качества сделана в том числе для того, чтобы соответствовать правилам сертификации. Более того, один из наших очень крупных клиентов требовал продемонстрировать Положение о казначействе, чтобы быть уверенным в качестве исполнения платежей.
II. Задачи
Организация финансовой деятельности института, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов института, своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет, поставщикам и учреждениям банков.
Конечно, казначейство в первую очередь отвечает за сохранность и эффективность использования оборотных средств, а именно денег и дебиторской задолженности. Задача обеспечения сохранности и эффективности использования основных фондов, а также трудовых ресурсов, как бы странно ни выглядела, если вдуматься, тоже понятна. Например, произойдет по вине казначейства задержка с выплатой заработной платы, и ни о какой сохранности трудовых ресурсов, а точнее кадров, не будет и речи.
III. Структура
Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор по представлению финансового директора.
Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется руководителем казначейства в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.
IV. Функции
1. В области финансово-кредитного планирования
1.1. Составление в установленные сроки проектов финансовых планов института со всеми необходимыми расчетами с учетом максимальной мобилизации внутрихозяйственных резервов, наиболее рационального использования основных и оборотных фондов.
1.2. Участие в составлении и представление в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков.
Казначейство именно участвует в составлении и представлении в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков, но не договаривается о кредитах. Весь переговорный процесс с кредитными организациями возложен на головной офис компании «АБС Холдингс». Поэтому задача казначейства – подготовить весь необходимый пакет документации, в срок согласовать его и передать банку.
1.3. Участие в определении потребности собственных оборотных средств по элементам и расчет нормативов оборотных средств.
1.4. Составление плана финансирования централизованных капитальных вложений и плана финансирования капитального ремонта основных фондов.
1.5. Осуществление расчетов по предъявлению претензий поставщикам и подрядчикам и по перечислению экспортной премии.
1.6. Доведение показателей утвержденного финансового плана и вытекающих из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборотных средств до отделов, служб, цехов института и осуществление систематического контроля за их соблюдением и выполнением.
1.7. Составление на предстоящий месяц и на внутримесячные периоды оперативных финансовых планов.
1.8. Обеспечение выполнения финансового, кредитного и кассового планов.
2. В области финансово-оперативной работы
2.1. Обеспечение в установленные сроки: платежей в государственный бюджет; уплаты процентов за кредит по краткосрочным и долгосрочным ссудам; выдачи заработной платы работникам института и осуществления других кассовых операций; оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы в соответствии с заключенными договорами.
2.2. Обеспечение финансированием затрат, предусмотренных планом.
2.3. Оформление испрашиваемых кредитов в соответствии с действующими правилами кредитования и обеспечения возврата полученных ссуд в установленные сроки.
2.4. Предъявление в учреждения банков оформленных в установленном порядке платежных требований, других расчетных документов за отгруженную продукцию, оказанные услуги и выполненные работы; обеспечение своевременного получения документов на отгрузку продукции, выписки счетов и принятия мер к своевременному получению причитающихся с покупателей средств.
Ситуацию с дебиторской задолженностью, помимо менеджеров по продажам, контролирует казначейство. Поэтому для этого подразделения предусмотрены такие функции. И именно казначейство может остановить отгрузки клиентам, если те не платят по своим долгам. Подобная ситуация не так давно имела место. Казначей напрямую связался с вице-президентом и сообщил о несогласии с применяемой политикой отгрузки, которая не соответствовала кризисным условиям. Руководство предприятия не спешило принимать решение об ее изменении. Дальше проблему решала уже головная компания «АБС Холдингс».
2.5. Ведение ежедневного оперативного учета выполнения показателей финансового плана.
2.6. Составление и представление руководству института сведений и справок о ходе выполнения основных показателей финансового плана и о финансовом состоянии.
2.7. Составление и своевременное представление вышестоящей организации, финансовым органам и учреждениям банков установленной оперативной финансовой отчетности.
2.8. Осуществление мероприятий, способствующих ускорению оборачиваемости средств в расчетах.
Предприятия «АБС Холдингс» расположены в разных регионах, что может несколько увеличить время с момента оплаты до зачисления денег на расчетный счет контрагента. Чтобы этого не происходило, казначейство может заранее перечислить деньги на счета московского филиала банка, в котором обслуживается то или иное предприятие, чтобы ускорить расчеты, например, с московскими поставщиками.
2.9. Совместно с отделами и службами института: рассмотрение претензий и санкций, предъявленных покупателями и заказчиками, и разработка предложений по устранению недостатков, вызывающих эти претензии; предъявление претензий (совместно с юридическим отделом) и применение санкций к покупателям, поставщикам и заказчикам; принятие мер (совместно с юридическим департаментом и главной бухгалтерией) по своевременному и полному взысканию дебиторской задолженности с покупателей и других дебиторов.
2.10. Внедрение наиболее целесообразных форм расчетов с покупателями и поставщиками, способствующих своевременности платежей, и обеспечение соблюдения правил ведения этих расчетов.
2.11. Получение, хранение, оперативный учет и выдача наличных денег, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в соответствии с Положением о ведении кассовых операций.
2.12. Соблюдение установленного соответствующим банком лимита остатка наличных денег в кассах института и обеспечения полной сохранности денежных знаков.
3. В области контрольно-аналитической работы
3.1. Осуществление контроля: за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов; за состоянием отгрузки и реализация продукции; за использованием по целевому назначению собственных и заемных оборотных средств в целом по предприятию; за получением наличных денег в учреждениях банков на выплату заработной платы и другие расходы строго в пределах причитающихся сумм, определенных исходя из установленных правил и кассовых планов, утвержденных предприятием, и за соблюдением кассовой дисциплины. По всем вопросам, связанным с осуществлением перечисленных функций, финансовый отдел вносит свои предложения руководству института.
3.2. Осуществление систематического анализа бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности по вопросам, связанным с выполнением финансового, кассового и кредитного планов, соблюдением финансовой и платежной дисциплины; прогнозирование результатов хозяйственно-финансовой деятельности; улучшение использования основных фондов и оборотных средств; выявление и мобилизация внутрипромышленных резервов и дополнительных источников финансирования.
3.3. Участие в организации работы по анализу производственно-хозяйственной деятельности института и определение влияния этой деятельности на финансовые показатели.
3.4. Участие в заключении хозяйственных договоров и принятие финансовых условий.
3.5. Участие в работе по совершенствованию организации и планирования оборотных средств и в осуществлении мероприятий, направленных на ускорение оборачиваемости оборотных средств института.
V. Взаимоотношения казначейства с другими подразделениями и дочерними институтами
1. С руководством института
Получает: планы по корректировке стратегии института, согласованные и утвержденные бюджеты. Предоставляет: оперативные данные управленческого учета, проекты регламентов и бюджетов, результаты финансового анализа и прогнозирования.
2. С департаментами
Порядок получения счетов и прохождения заявок на оплату подробно изложен в регламенте осуществления платежей.
VI. Права
1. Требовать от подразделений института представления материалов (данных анализа хозяйственной деятельности бухгалтерского, статистического и оперативного учета и т. д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию казначейства.
2. Контролировать финансовую деятельность подразделений института и давать их руководителям рекомендации по организации и ведению финансовой работы.
3. По результатам хозяйственной деятельности давать предложения руководству института о применении санкций и о поощрениях по отношению к отдельным работникам и подразделениям института.
Казначейство не принимает единоличных решений о премировании или депремировании менеджеров по продажам, допустивших возникновение просроченной дебиторской задолженности. Тем не менее именно это подразделение может наложить свое вето на выделение премий «нерадивым продажникам». Бывают и обратные ситуации, когда казначейство инициирует выплату дополнительных бонусов тем специалистам отдела продаж, клиенты которых платят регулярно и точно в срок.
4. По уполномочию руководства института распоряжаться финансовыми ресурсами и подписывать (первой подписью) денежные, платежные, расчетные, кредитные и другие финансовые документы, с соблюдением действующего законодательства, правил договоров, инструкций, а также утвержденных планов, смет и согласованных реестров на оплату.
5. Представлять предприятие в финансовых, кредитных и других организациях по финансовым вопросам.
6. Визировать все документы, связанные с финансовой деятельностью института (планы, сметы, отчеты, договоры, приказы, распоряжения и др.).
Любой значимый контракт или иной документ, с которым в будущем будут связаны денежные потоки компании, должен пройти согласование в отделе казначейства. Без этого не будет полноценного контроля над расходованием средств.
7. Указания финансового отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями института.
VII. Ответственность
1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел казначейства задач и функций, а также за реализацию Политики ОАО «ВНИИР» в области качества несет начальник казначейства.
2. Ответственность за обеспечение выполнения документально оформленных требований системы менеджмента качества ОАО «ВНИИР», Руководства по качеству несет начальник казначейства.
3. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ АНДРЕЯ ДЕМИДОВА, НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КОРПОРАТИВНЫХ ФИНАНСОВ КОМПАНИИ «ЕВРОСЕТЬ »
КОМПАНИЯ ЕВРОСЕТЬ
Исполнитель:
Редакция: от 28.02.08
Страниц всего:
10 Утверждено: Приказ № О-0261 от 28.02.2008
Статус:
Действующий
1. Термины и определения и сокращения
1.1. Поставщик товара – поставщик телефонов, аксессуаров и портативной техники.
1.2. Заявка – заявка на безналичный платеж или заявка на получение денежных средств на командировку.
1.3. ГО – Головной офис.
1.4. СГБ – служба главного бухгалтера.
2. Назначение
2.1. Настоящий Регламент определяет сроки, порядок действий и ответственность сотрудников Компании при проведении безналичных платежей.
3. Применение
3.1. Регламент обязателен для применения всеми сотрудниками Компании.
4. Оформление и подача заявки на безналичный платеж
Для проведения безналичного платежа инициатор платежа в ГО/в Филиале:
4.1. Оформляет зая вку на безналичный платеж (далее заявка) (Приложение 1).
4.2. Прикладывает к заявке копии первичных документов, подтверждающих необходимость проведения платежа:
– предоплата – счет;
– оплата по факту выполненных работ, услуг – акт выполненных работ, услуг/накладная;
– при первом платеже по новому договору дополнительно необходима копия договора, а при первой оплате строительно-ремонтных работ – смета.
4.3. Передает заявку с первичными документами бюджетному контролеру в Головном Офисе/ответственному лицу в Филиале в соответствии с Приказом об утверждении списка ответственных лиц Компании.
4.4. Сроки передачи и прохождения всех заявок на безналичный платеж, кроме заявок по платежам поставщикам товара указаны в (Приложении 2).
Если говорить в самых общих чертах, то в среднем на прохождение платежа отводится два дня максимум. В отношении поставщиков мы стараемся действовать более оперативно, чтобы не испортить партнерские отношения. Платеж уходит в тот же день, когда подана заявка. Стоит отметить, что в головном офисе в день оплачивается порядка 500 заявок.
4.5. Сроки подачи и прохождение заявок на безналичный платеж по оплате поставщикам товаров указаны в Приложении 3.
5. Этапы утверждения заявки на безналичный платеж
5.1. После получения заявки от инициатора бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале:
5.1.1. Проверяет правильность оформления заявки.
Довольно часто встречаются ошибки в реквизитах контрагентов – где-то около 1–3 процентов от всех поданных заявок на платеж. Также на начальной стадии отсеиваются заявки, неверно заведенные по бюджетным статьям.
5.1.2. Проверяет наличие первичных документов к заявке.
5.1.3. Проверяет соответствие реквизитов контрагента в первичных документах и в учетной системе.
5.1.4. Проверяет возможность оплаты поданной заявки из средств бюджета.
5.1.5. Возвращает инициатору платежа заявку и первичную документацию и информирует его о причинах, если:
– заявка оформлена неправильно;
– к заявке приложена не вся первичная документация;
– если реквизиты контрагента в первичной документации не соответствуют реквизитам контрагента, указанным в учетной системе;
– в бюджете нет денежных средств для оплаты поданной заявки.
Оплата блокируется до следующего месяца, но бывают и исключения, в зависимости от важности платежа. И если выплата критически важна, то есть несколько вариантов действий: первый – взять деньги из бюджета следующего периода, а второй – по согласованию с вице-президентами соответствующих подразделений перекинуть средства из другой статьи бюджета.
5.1.6. Визирует полученную заявку.
5.1.7. Отражает в бюджете данные, указанные в заявке.
5.1.8. Передает заявку с первичными документами сотруднику Группы Казначейство ГО/бюджетному контролеру Филиала.
5.1.9. По российским поставщикам товара – организует хранение заявок с приложенными копиями первичных документов.
5.2. После получения заявки от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале сотрудник Группы Казначейство ГО / бюджетный контролер Филиала:
5.2.1. Проверяет правильность внесения данных заявки в бюджет.
5.2.2. При обнаружении ошибок информирует об этом бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале.
5.2.3. В случае недостатка денежных средств в бюджете блокирует платеж и информирует инициатора платежа и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине блокировки.
5.2.4. Передает заявки, кроме заявок по платежам, поставщикам товара, по реестру на подпись главному бухгалтеру юридического лица в ГО/в Филиале.
5.2.5. Забирает завизированную или заблокированную заявку с первичными документами у главного бухгалтера юридического лица в ГО/в Филиале по реестру. Факт блокировки заявки указывается в реестре.
5.2.6. В случае отклонения заявки главным бухгалтером юридического лица в ГО/в Филиале информирует инициатора и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине отклонения.
Случаи отклонения заявки главным бухгалтером в последнее время большая редкость, и все же бывают. Как правило, это происходит из-за того, что к заявке не приложена необходимая первичная документация, например оригинал договора.
5.2.7. Организует хранение заблокированных заявок до возможности совершения оплаты, но не дольше 1 рабочего дня. По истечении указанного срока возвращает заблокированную заявку бюджетному контролеру в ГО/ ответственному лицу в Филиале.
5.2.8. Передает заявки, в том числе по иностранным поставщикам товара, по которым возможно совершить оплату, с первичными документами начальнику Группы Казначейство ГО/Финансовому директору Филиала.
5.3. Начальник Группы Казначейство ГО/Финансовый директор Филиала:
5.3.1. Проверяет заявку на соответствие требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.2. Информирует бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале и возвращает инициатору заявку с первичной документацией, если заявка не соответствует требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.3. Ранжирует по приоритету платежей заявки, поступившие за день.
Приоритет платежа зависит от важности и срочности. Жестко формализованной процедуры определения приоритета нет.
5.3.4. Определяет заявки, подлежащие оплате в ближайший рабочий день. Остальные заявки оплачиваются на следующий рабочий день при наличии денежных средств.
5.3.5. Передает заявки, подлежащие оплате, с первичной документацией сотруднику Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
5.4. После получения заявок на оплату сотрудник Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала:
5.4.1. Для каждой заявки определяет банк оплаты.
Банк, из которого будет осуществлен платеж, определяется довольно просто. Утром в головном офисе уже есть сведения об остатках средств на всех счетах. Соответственно платеж уходит с того расчетного счета, на котором достаточно средств.
5.4.2. Передает заявки с первичной документацией в Группу Банк ГО/Филиала.
6. Оплата заявки на безналичный платеж
Сотрудник Группы «Банк» ГО/Филиала:
6.1.1. Проводит платежи на оплату по заявкам, полученным из Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
6.1.2. Организует хранение оплаченных заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7. Особенности проведения безналичных платежей в ГО и в Филиалах, работающих в системе SAP R/3
7.1. Бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале дополнительно к п. 2.1. заносит заявку, полученную от инициатора, в систему SAP R/3 согласно Инструкции «Заявки на оплату».
7.2. Все этапы утверждения заявки фиксируются в системе SAP R/3 согласно Инструкции «Работа с отчетом ZZLSPR».
7.3. Конечным этапом прохождения бумажных заявок являются:
7.3.1. Все заявки, кроме заявок по платежам поставщикам товара – утверждение заявки главным бухгалтером юридического лица. Главный бухгалтер юридического лица организует хранение заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.2. Заявки по платежам российским поставщикам товара – утверждение заявки бюджетным контролером ГО/Ответственное лицо Филиала. Бюджетный контролер в ГО/ Ответственное лицо в Филиале организует хранение заявок по российским поставщикам товара с копиями первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.3. Заявки по платежам иностранным поставщикам товара – проходят все этапы утверждения: от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале до Группы банк ГО/Филиала, кроме п. 5.2.4., 5.2.5. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow).
Технологическая инструкция.
На предприятии работает система заявок на платежи, которая призвана сделать жизнь предприятия более предсказуемой, снизить количество или исключить инциденты с контрагентами, вызванные несвоевременными платежами, планово и эффективно распоряжаться средствами предприятия.
Заявки на платеж необходимо создавать а) для всех безналичных платежей и б) если суммарно платежи контрагенту за месяц превышают две тысячи рублей при этом выплаты производятся не из подотчетных средств. Исключение составляют платежи за поставки для конкретного клиента на СТО (поиск запчастей на СТО по городу).
Для наличных платежей общей суммой до двух тысяч рублей в месяц на одного контрагента следует использовать подотчет.
Заявки на единовременные платежи необходимо создавать в момент получения информации в случае инициации платежа извне компании, либо в момент принятия решения о необходимости такого платежа.
Заявки на периодические и бюджетируемые платежи должны быть в любой момент времени введены минимум на один месяц вперед.
От кого: для безналичных платежей заполняется агент «Счет [Название юр.лица]», если известен банк отправителя – сразу же конкретный счет в банке. Для платежей наличными – предполагаемый пункт выдачи наличных средств: либо подотчетный агент финансового управляющего, либо ящик какого-либо подразделения предприятия.
Кому: ставится агент, который должен получить платеж. Для безналичных платежей, если у агента есть несколько расчетных счетов необходимо в примечании указать на который из них необходимо перечислить средства. Ответственность за заполнение этого поля лежит на сотруднике, отдел которого отвечает за этот платеж (транспорт, бухгалтерия, поставки итп).
Приоритет:
неважный – оплатить когда будет возможность, обязательств по этому платежу у предприятия нет, планы смежных отделов от невыполнения этого платежа не нарушатся
обычный – стандартные платежи для ежедневного поддержания жизнедеятельности компании
важный – нарушение сроков именно этого платежа приведет к нарушению планов предприятия или смежных отделов. При этом оценка возможных затрат на предотвращение или преодоление рисков, вызванных нарушением сроков платежа сопоставима с 10% от суммы платежа, но не менее 1000 рублей.
критичный – нарушение сроков именно этого платежа приведет к серьезному нарушению планов предприятия или смежных отделов. При этом оценка возможных затрат на предотвращение или преодоление рисков, вызванных нарушением сроков платежа сопоставима с суммой платежа, но не менее 5000 рублей.
блокирующий – нарушение сроков именно этого платежа грозит существенными рисками деятельности предприятия в целом.
Сумма к оплате: та сумма, которую мы должны отправить . Ответственный за заявку должен ввести сумму со всеми накладными, за исключением накладных, которые относятся к другим отделам. Другими словами, не обязательно та сумма, которую должен получить агент.
Желаемый срок: самая ранняя дата для возможного совершения платежа, однако при этом не ранее, чем это требуется для обеспечения нормального процесса. Другими словами, если оплата на один день раньше не дает никаких выгод предприятию, то желаемая дата должна быть на один день позже.
Крайний срок: самая поздняя дата для возможного совершения платежа, при совершении платежа позже этой даты возможны штрафные санкции или ухудшения условий работы предприятия с контрагентом – получателем платежа.
Для платежей, по которым у предприятия нет обязательств перед сторонними агентами, желаемый и крайний срок заполняются исходя из соображений целесообразности данного платежа для предприятия. Например, при планировании рекламной акции можно рассмотреть выезд части клиентов на пикник, в этом случае логично обозначить желаемый и конечный срок теплым временем года.
Плановая дата : в момент создания заявки на платеж можно выставлять в значение желаемого срока. В зависимости от состояния документа плановую дату может изменять финансовый директор, либо ответственный за заявку.
Возникновение обязате льств: заполняется только в том случае, если у предприятия возникли обязательства перед контрагентом до совершения платежа. Например, при оплате рекламного щита предприятие может отказаться платить за него практически в любой момент до начала размещения, однако, если первого числа месяца щит уже висит, а мы еще не оплатили его размещение, то датой возникновения обязательств необходимо считать именно первое число.
Раздел «Счет» : заполняется данными счета, если таковой имеется. Этот раздел может быть удален в ближайшем будущем, как излишне сложный для заполнения.
Основание : для безналичных платежей необходимо заполнить назначение платежа ровно так, как оно будет введено в платежное поручение. Для этого ответственным за заявки на платежи необходимо выяснить правила заполнения поля «Назначение платежа» банковских платежных поручений у главного бухгалтера предприятия.
Комментарий : любые комментарии, которые помогут при работе с этой заявкой на оплату создающему, ответственному или другим сотрудникам предприятия.
Группа доступа : выставляется в соответствии с правилами для каждого отдела.
Связанные документы : должны содержать все прямые ссылки на связанные с этой заявкой на оплату документы.
За заявки, созданные сотрудниками подразделения несет ответственность начальник подразделения.
| Статус | Описание | Ответственность |
| Черновик | Заявка не участвует в планировании финансовых потоков предприятия. | Подразделение |
| Ожидает решения | В этот статус попадают плановые заявки. Заявка находится на рассмотрении у финансового директора, после рассмотрения директором может попадать в статус Требует уточнения либо в Запланирована . | Фин. директор |
| Требует утверждения | В этот статус попадают внеплановые заявки (проектные затраты, покупка нового оборудования на внебюджетные суммы итп). Заявка находится на рассмотрении у финансового директора, после рассмотрения директором может попадать в статус Требует уточнения , Запланирована , либо Утверждена . | Фин. директор. |
| Утверждена | Сумма заявки утверждена финансовым директором. Требуется полное заполнение заявки. | Подразделение |
| Требует уточнения | Заявка заполнена неправильно либо не полностью. После исправления необходимо перевести в статус Ожидает решения . | Подразделение |
| Запланирована | Плановая дата в заявке на платеж соответствует реально запланированной дате, заявка ожидает запланированной даты. | Фин. директор. |
| В работе | По заявке оформляется платежное поручение в банк или выдаются наличные средства. | Бухгалтерия/фин.директор |
| Завершена | При необходимости к заявке создан и связан платеж, дальнейших оперативных действий по заявке не требуется. |
Для безналичных платежей сотрудниками бухгалтерии готовятся платежные поручения в банк, которые подписывает финансовый директор. Для платежей наличными согласовывается касса или подотчетное лицо, которое передает требуемую сумму заявителю или контрагенту.
Данный Регламент разработан в 1998 году и может нести неточности, связанные с изменениями законодательства.
Введение Порядка оплаты счетов предназначено для обеспечения контроля за исполнением бюджета (планов закупок и транзита), движением авансов, уплаченных за товар и услуги.
В настоящем Порядке используются следующие типы документов:
В настоящем Порядке участвуют следующие участники:
Процедура оплаты счета проходит следующие этапы (см. Схему 1):
Для определения величины лимитов незакрытых авансов вводится Таблица лимитов авансовых платежей.
Структура таблицы лимитов соответствует структуре Бюджета, Плана закупок, Плана транзита.
Величины лимитов зависят от стоящих в Планах (Бюджете) сумм. Принято, что в среднем закрытие аванса происходит в течение недели. Сумма лимита определяется в одной четвёртой от величины соответствующей статьи Бюджета (Плана).
Отсутствие регламента управления выплатами позволяло недобросовестным сотрудникам «Делфи-Трейд» договариваться с поставщиками об «откатах». После того как процедура управления денежными потоками была детально описана, предприятие не только избавилось от регулярно возникавших кассовых разрывов, но и значительно сократило расходы на приобретаемые материалы и услуги.
Финансовая служба в компании «Делфи-Трейд», специализирующейся на продаже строительного оборудования, проектных и строительно-монтажных работах, до 2007 года, по сути, отсутствовала. После реорганизации компании, когда в марте 2007 года четыре «дочки», входившие в холдинг «Делфи-Трейд», были объединены в одно юридическое лицо, отношение собственников к управлению финансами, отчетности и контролю над денежными потоками кардинально поменялось. Особое внимание было уделено контролю над платежами.
До реорганизации, когда единого контроля над платежами не существовало, процветали «откатные» схемы. Сегодня подобные риски практически сведены к нулю. А любое несоблюдение согласованного и утвержденного плана платежей сулит нарушителям (руководителям отделов) массу проблем. Например, если руководитель отдела снабжения обнаруживает, что он не укладывается в отведенные суммы, ему придется проходить непростую процедуру согласования выплат сверх плана и доказывать обоснованность расходов.
Такая схема позволяет не только значительно снизить расходы компании, но и частично защищает от кассовых разрывов, львиная доля которых в «Делфи-Трейд» была связана с внеплановыми затратами.
Комментирует
Екатерина Кузнецова,
заместитель генерального директора
по финансовым вопросам компании «Делфи-Трейд»
1. Назначение документа
Регламент о процедурах исполнения платежного календаря содержит порядок и требования к действиям сотрудников компании при осуществлении тех или иных оплат (платежей) с целью упорядочивания производимых платежей, а также повышения эффективности использования денежных средств компании.
2. Основные условия
2.1. Сотрудники компании формируют заявки на платеж при получении:
2.2. Реестр платежей должен быть сформирован к 18.00 дня, предшествующего дате оплаты.
2.3. В случае если в процессе оформления документов бухгалтер сталкивается с необходимостью замены счета либо при возникновении любых непредвиденных ситуаций при проведении платежей, сотрудник обязан сообщить об этом руководителю финансового департамента компании.
Комментарий
Неправильно выставленные счета – распространенный случай. При возникновении ситуаций, не регламентированных данным документом, сотрудник обязан уведомить об этом финансового директора.
3. Составление реестра платежей
3.1. Формирование сотрудниками заявок на платеж
3.1.1. Сотрудник компании формирует запрос на осуществление платежа либо выдачу денежных средств через кассу при возникновении потребности в оплате услуг, ТМЦ и прочих расходов.
Комментарий
Менеджеры отдела закупок могут формировать заявки на платеж сразу же после получения документов от контрагентов. Эти заявки согласовываются с коммерческим директором и казначеем компании, но последнее слово всегда остается за финансовым директором, который может отклонить заявку или перенести сроки ее оплаты.
3.1.2. В обязанности сотрудника входит:
3.1.3. Запрос на платеж должен быть подготовлен и направлен на согласование коммерческому директору не позднее 18.00, минимум за два дня до проведения необходимого платежа.
Комментарий
В данном случае подразумеваются сроки, в которые хочет провести платеж его инициатор.
3.2. Проверка заявок на платеж коммерческим директором
3.2.1. Коммерческий директор после получения запроса на платеж от сотрудника компании проверяет возможность осуществления платежа.
Коммерческий директор обязан:
Комментарий
При необходимости уточнения деталей платежа коммерческий директор может поручить это менеджеру. Как правило, на это отводится один-два рабочих дня.
3.2.2. Заявка на платеж должна быть проверена коммерческим директором не позднее 14.00, за один день до осуществления необходимого платежа.
Комментарий
Все запросы на платеж, переданные в казначейство позже этого срока, не попадают в реестр платежей следующего.
3.3. Согласование внебюджетных платежей руководителем финансового департамента
3.3.1. Руководитель финансового департамента согласует все заявки на платеж, которые изначально не были учтены в плане платежей компании, после получения заявок на данные платежи от сотрудников компании.
Комментарий
Все решения по внебюджетным платежам принимаются финансовым директором в течение одного рабочего дня.
3.3.2. В ходе согласования заявок на платеж руководитель финансового директора:
3.4. Порядок формирования реестра платежей на следующий день
3.4.1. Ежедневно сотрудники казначейства проверяют поступившие заявки на платеж и формируют реестр платежей на следующий день на основании предоставленных запросов, декадного плана платежей и внебюджетных платежей, утвержденных финансовым директором.
