Для ведения кассовых операций организация устанавливает лимит остатка наличных денег (далее - лимит кассы, который утверждается приказом руководителя).
Чтобы избежать претензий, в первую очередь целесообразно переутвердить старый лимит новым приказом директора с 1 июня (см. образец ниже). Если у компании 1 июня - нерабочий день, то утвердить лимит кассы можно 2 июня.
Обособленное подразделение (филиал, представительство), у которого открыт банковский счет, также устанавливает лимит кассы.
Руководитель организации издает распорядительный документ (например, приказ руководителя) об установленном кассовом лимите организации.
Примечание : Лимит остатка кассы не нужно утверждать в банке. Его организация и предприниматель утверждает самостоятельно.
Экземпляр приказа о лимите кассы , распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.
К тому же при соблюдении лимита кассы часто возникают многочисленные вопросы по кассовой дисциплине, которые Вы можете почитать в теме " ".
ООО "Удача"
об установлении лимита остатка кассы организации
В соответствии с Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и на основании расчета лимита остатка наличных денег в кассе, определенного исходя из объемов выдач наличных денег, приказываю:
1. Установить с 1 июня 2014 года лимит остатка наличных денег в кассе равным 255 000 (Двести пятьдесят пять тысяч) руб.
Этот документ обезопасит вашу компанию от обвинений в том, что вы работаете без лимита. А потом в любой момент можете спокойно выбрать для расчета другую формулу и установить новый размер лимита. Или вообще его отменить лимит кассы, если ваша компания относится к малым.
к меню
Второй вариант - компания и после 1 июня будет соблюдать лимит остатка наличных в кассе. Тогда безопаснее поступить так, как мы уже рассказали в первом разделе этой статьи. И сначала издать приказ о переутверждении старого лимита (см. приказ на лимит кассы выше). Отказаться от соблюдения лимита малая компания сможет потом в любой момент.
Право хранить деньги в кассе в любой сумме получили и индивидуальные предприниматели. С 1 июня 2014 г. они тоже не должны соблюдать лимит и сдавать сверхлимитные наличные на банковский счет, как это требовалось ранее.
Кассир каждой компании, за исключением малых, должен соблюдать лимит остатка наличных в кассе. Рассчитывает его компания самостоятельно. Лимит надо утвердить приказом руководителя.
Менять лимит компания вправе в любое время и сколько угодно раз. Кроме того, действие самого приказа об утверждении лимита не ограничено.
Все компании вправе сами выбрать, считать лимит из объема поступлений или выдачи наличных (абз. 2 п. 2 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Выбранный показатель надо записать в приказе. В документе также стоит привести сам расчет лимита (образец 1).
Собственный лимит нужен всем подразделениям, которые сдают наличную выручку в банк, а не в головной офис (абз. 4 п. 2 указания № 3210-У). Поэтому для тех подразделений, которые сдают наличку в банк, надо определить лимит и утвердить его отдельным приказом (образец 2). При его расчете надо учесть выручку или сумму сданных денег конкретного обособленного офиса. Причем, если компания утверждает отдельные лимиты для головного офиса и подразделений, безопаснее считать их из одинаковых показателей-либо из объема поступлений наличных, либо из объема их выдачи.
Кассовый лимит вправе не устанавливать субъекты малого предпринимательства (п. 2 указания № 3210-У). К ним относятся компании, которые одновременно отвечают следующим условиям: выручка за 2015 год не превышает 400 млн рублей, средняя численность работников за 2014 год не выше 100 человек, а доля сторонних организаций в уставном капитале не более 25 процентов (ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.07 № 209-ФЗ). Если организация попала под эти критерии, то может отменить ранее установленный лимит. Для этого также надо издать приказ (образец 3).
ЧАСТАЯ ОШИБКА
В приказе об утверждении лимита надо записать только срок, с которого он действует. Новый лимит компания вправе установить в любое время. А если рассчитанный показатель будет устраивать организацию, можно не менять лимит хоть несколько лет. Если же у приказа будет ограниченный срок действия, потребуется издавать новый.
СОВЕТ «УНП»
Компания считает лимит остатка с учетом выручки подразделений, если они сами не сдают деньги в банк, а передают их в кассу компании (абз. 5 ст. 2 указания № 3210-У). Чтобы не ошибиться, в приказе стоит записать, по каким офисам компания учла выручку в расчете лимита.
ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
Компании вправе сами решить, из каких показателей определять лимит — объема поступлений или выдач наличных. Чтобы не запутаться, в приказе надо привести показатель, из которого компания посчитала сумму ограничения.
СОВЕТ «УНП»
Компаниям, которые сдают выручку инкассаторам, безопаснее при расчете лимита учитывать период между днями сдачи выручки, который следует из договора с банком.
ЧАСТАЯ ОШИБКА
Офисам, которые сдают деньги сразу в банк, компания определяет свой лимит остатка наличных. Для этих целей надо издать отдельный приказ, чтобы его экземпляр передать в подразделение.
ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
Приказ об утверждении кассового лимита для подразделений должен утвердить директор компании. У руководителя обособленного офиса нет таких полномочий. Иначе приказ будет недействительным, а лимит нулевым.
ЧАСТАЯ ОШИБКА
Некоторые компании, которые получили статус малых, перестают сразу же учитывать лимит кассы. Но чтобы не сдавать деньги в банк, сначала надо отменить старый приказ о лимите. Иначе на проверке не исключен штраф на компанию до 50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП РФ.
СОВЕТ «УНП»
В приказе стоит написать, что кассир будет сдавать деньги в банк при необходимости по устному распоряжению руководителя. Никакие бумаги об этом компания вправе не составлять.
ОПАСНЫЙ РЕКВИЗИТ
Критерии, при соблюдении которых компания относится к малым, перечислены в части 1 статьи 4 Федерального закона от 24.07.07 № 209-ФЗ. Если организация нарушит хотя бы одно из условий, потребуется рассчитать лимит и издать новый приказ.
Как установить правильный кассовый лимит, чтобы организации удобно было его соблюдать и при этом, не попасть на штрафы из-за неверно составленных документов - эти вопросы волнуют без исключения всех субъектов предпринимательства, и большие организации и малый бизнес.
Для различных субъектов в виду их различной деятельности и отраслевой специфики, могут потребоваться различные документы, да и сам расчет можно делать различными способами. Нужно отметить, что составление таких документов требует знания законодательства и последних изменений в подзаконные акты различных уровней. При оформлении документов на внутренние кассовые операции, нужно учесть много различных аспектов и тонкостей, специфику деятельности организации.
Рассмотрим подробно в нашей сегодняшней статье, в как лучше рассчитывать кассовый лимит и какие документы нужно оформлять. Расскажем подробно, как составить все необходимые документы правильно, чтобы проверяющим было не к чему придраться.
ИП и организации, работающие с наличными и имеющие кассовый аппарат, должны иметь приказ на кассовый лимит - форма и содержание приказа имеет несколько вариантов. Рассмотрим далее эти варианты и правила составления таких документов подробнее.
Работа с кассовым аппаратом, предусматривает ведение учетной кассовой книги. В этой книге ведется учет наличия и перемещения наличных денег у хозсубъекта. Учет операций в этой книге ведет кассир/бухгалтер или руководитель/предприниматель. В книге обязательно отражаются текущие кассовые остатки налички на конец дня. Значения этих остатков не должны превышать установленных организацией/ИП лимита. При образовании излишков наличности, их необходимо инкассировать через банк или направлять в обслуживающую финансовую организацию. Ответственные лица должны следить, чтобы текущие кассовые остатки соответствовали внутреннему приказу о кассовом лимите, а руководитель, обязан обеспечить наличие у хозяйствующего субъекта такого документа и правильность его составления в соответствии с установленными последними законодательными нормами.
Кассовые остатки и движение наличности по кассе регламентированы Положением ЦБ №373 12.11.11 г., его несоблюдение дает право надзорным органам применять к субъекту штрафные санкции.
Вне зависимости от того, действуют ли в хозяйствующем субъекте кассовый лимит или нет, движение наличности должно быть определено соответствующим внутренним приказом руководителя или ИП.
Заметим, что для некоторых субъектов предпринимательства использование кассового лимит не является обязательным - субъекты малого бизнеса (число сотрудников до 100, годовой объем выручки до 800 млн., ИП).
Если организация в какой-то момент перестает подпадать под категорию СМП, то она обязана сразу же оформить расчет кассового лимита и приказ по кассовой дисциплине.
Отметим также, что полное отсутствие какого-либо документа о кассовых остатках, означает, что установлен нулевой кассой лимит и любой остаток налички на конец дня неправомочен и является нарушением.
Приказ о кассовом лимите может быть составлен в одном из следующих вариантов:
Лимит кассового остатка - это утвержденная внутренним приказом субъекта, максимальная сумма налички, которая может находиться официально в кассе хозяйствующего субъекта на конец рабочего дня.
Перед тем, как составить приказ, нужно выбрать один из двух вариантов расчета лимита:
Указанный расчет лимита кассы оформляется на отдельном листе - приложении к приказу о кассовом лимите. Текст приказа, в обоих случаях будет аналогичен.
Приказ об установлении лимита по кассовым остаткам, должен обязательно содержать следующую информацию:
Если срок действия приказа не указан, то он считается действительным, до вступления в действие нового приказа (или его отмены новым приказом).
Здесь нужно также отметить, что обособленное подразделение, у которого есть действующий собственный банковский счет, также должно иметь установленный лимит кассы.
Лимит кассы, напомним еще раз, установленное именно вами, количество денежной налички, которое вы декларируете официально, и именно оно и может оставаться после инкассации на конец дня в вашей кассе.
Превышение установленного внутренним документом лимита, возможно в случаях:
За превышение установленного лимита или не надлежащее хранение денежной наличности предусмотрены меры административного воздействия на хозсубъект - штрафы для должностных лиц четыре-пять тысяч руб., для юрлиц 40 - 50 тысяч руб.
Заметим, что если в организации нет документа, официально устанавливающего лимиты по кассе или оговаривающего его отсутствие, то по умолчанию лимит считается нулевым и тогда любой остаток наличности является нарушением. В любом случае в организации или у предпринимателя, работающих с наличностью, должен быть внутренний приказ, устанавливающий правила по остаткам налички в кассе и хранению денег, с указанием ответственных лиц.
Сейчас действуют новые правила для малого бизнеса (численность - до 100 и годовая выручка хозсубъекта за предыдущий год до 800 млн.руб.), больше не обязаны иметь лимит, но регулирующий документ все равно нужно составить с четким указанием отсутствия лимитирования средств и прописать правила их хранения. А те, кто ранее имел лимит и хочет его отменить - делают приказ об отказе от лимита.
Кассовые лимиты не требуется сейчас утверждать в банке, сейчас хозяйствующий субъект утверждает его самостоятельно.
Есть несколько вариантов оформления документов по кассовому лимиту:
Оформление нового приказа о лимите автоматически отменяет предыдущий приказ, если срок его действия не был в нем оговорен.
Оформление приказа:
Образец Приказа о кассовом лимите можно получить по ссылке: http://okbuh.ru/wp-content/uploads/2017/03/obrazec_prikaza_na_limit_kassy.docx
Сейчас у хозяйствующего субъекта есть возможность выбирать схему расчета лимита, исходя из специфики деятельности:
Если в организации количество поступающей наличной выручке значительно больше текущих расходов, то кассовый лимит устанавливается по выручке.
Если у субъекта, такая деятельность, что поступающей наличности немного, а расходы и выдачи из кассы довольно значительны для него по объемам, то выбирается второй вариант - расчет по расходам.
Если вы не можете, сразу определить какой из методов вам больше подходит, то произведите предварительный расчет для обоих вариантов, а затем установите и оформите наиболее предпочтительный для вас вариант.
Для расчета и установления лимитов удобно выбирать данные за прошлый год или за прошлый квартал (полугодие), в зависимости от специфики деятельности субъекта предпринимательства (но не больше 92 рабдней). Лимит по остаткам, устанавливается в целых рублях без копеек, при необходимости округляется по правилам математики - до 50 копеек в меньшую сторону, если 50 и более, то до целого рубля в большую.
L = V/ P х Nc,
где L — лимит остатков по кассовой наличности (в рублях);
V — объем поступлений наличных с реализованных субъектом товаров, выполненных им работ или услуг, за принимаемый период, заметим, что для новых субъектов, принимается ожидаемый объем поступлений (в рублях);
P — принимаемый расчетный период (в рабоч.днях), но не больше 92 рабоч.дней;
Nc — период времени (в рабочих днях) между днем получения наличности и днем инкассации (сдачи в банк), например, если наличка сдается раз в два дня, Nc=2.
Заметим, что этот период должен быть более, чем 7 рабочих дней, а если в населенном пункте, где находятся торговые точки (объекты) нет банка - 14 рабоч.дней.
Период P обычно выбирают так:
Пример расчета: ООО «Малина» рассчитывает свой кассовый лимит на июнь 2017 г., принимает за основу данные - июня 2016 г., количество рабочих дней - 22, выручка - 500 000 рублей, инкассация - раз в два дня. Расчет кассового лимита: L= (500 000/ 22) х 2 = 45 455 рублей.
L = R / P х Nn,
где L — лимит кассового остатка налички (в рублях);
R — объем выданной субъектом налички или сумма расходов за принимаемый для расчетов период (в рублях), за минусом выплаченных работникам зарплат (пособий), для новых организаций принимаем - ожидаемые расходы;
P — принимаемый для проведения расчетов период (в рабднях), но не больше 92 рабдней;
Nn — период, в рабочих днях, между двумя последовательными снятиями с расчетного счета наличных в банке, без учета зарплат (пособий) работникам. Этот период не должен быть более 7 рабдней, а если в населен.пункте, где расположены торгточки (объекты) нет банка - 14 рабдней.
Пример расчета: ООО «Малина» рассчитывает свой кассовый лимит на июнь 2017 г., принимает за основу данные - июня, июля и августа 2016 г., количество рабочих дней - 65, оплата поставщикам за 3 месяца - 500 000 рублей, получение налички в банке - раз в два дня. Расчет кассового лимита: L= (500 000/ 65) х 2 = 15 385 рублей.
При оформлении приказа на кассовый лимит, важно сначала правильно рассчитать сумму самого лимита, которую будет, прежде всего, удобно соблюдать самой организации, потому что неправильно рассчитанный лимит, будет приводить к постоянно повторяющимся нарушениям по кассовой дисциплине, что рано или поздно будет замечено надзорными органами, а следовательно приведет к штрафным санкциям. Поэтому оформление документов нужно начинать с определения того, нужен ли вообще лимит и каким он должен быть, а затем уже выбирается вид документа.
При составлении приказа, важно указать все необходимые данные об установленной в организации кассовой дисциплине, четко прописать порядок хранения наличности и назначить ответственных лиц за исполнение приказа. При оформлении приказа нужно обязательно сослаться на последние действующие положения о порядке установления кассовых лимитов, Важно отметить, что внутренние документы организации, ссылающиеся на ранее действовавшие правила, считаются недействительными, это также нужно учитывать.
Сегодня мы подробно рассмотрели вопрос расчета и оформления кассового лимита, коснулись нюансов, которые нужно знать и учитывать при установлении лимитов. Рассказали подробно о типовых ситуациях, привели примеры и образцы для оформления различных вариантов документов. Надеемся, эта информация вам пригодится для расчета ваших данных и оформления документов в вашей организации. И после прочтения нашей статьи у вас не будет никаких затруднений с правильным составлением всех необходимых приказов и приложений к ним.
Организации, работающие с наличными средствами в нынешнем году, должны иметь кассовый аппарат. Его наличие подразумевает необходимость составлять приказ на лимит кассы на 2017 год. Особенности этого документа и обязательные реквизиты рассмотрим в статье.
Наличие кассового аппарата предполагает необходимость заполнения кассовой книги. Именно она позволяет отслеживать движение денег из кассы. Обязанности по внесению записей лежат либо на руководителе предприятия, либо на кассире (бухгалтере). В кассовой книге есть строка для указания остатков на конец каждого рабочего дня. Их значения не должны превышать установленного лимита.
Если в организации образуются излишки, то их необходимо отправлять на инкассацию или в обслуживающую финансовую организацию. В противном случае положение Центробанка РФ №373-П от 12 ноября 2011 года будет нарушено. Это будет грозить штрафными санкциями.
Чтобы в организации не возникало излишков, кассир должен следить за денежными поступлениями, а руководитель предприятия – вовремя составить приказ на лимит кассы на 2017 год. Образец поможет внести все необходимые реквизиты правильно.
Этим категориям не использовать лимиты разрешили еще с 1 июня 2014 года. Если организация не знает, относится ли она к СМП, то критерии можно посмотреть в федеральном законе №209-ФЗ от 24 июля 2007 года. Например, если численность сотрудников не превышает 100 человек, то такая организация будет считаться субъектом малого предпринимательства.
В случае утраты статуса СМП организация обязана сразу же произвести расчет лимита кассы и выпустить приказ.
Прежде чем составить приказ, организация должна выбрать для себя подходящую формулу расчета. Если компания принимает оплату товаров и услуг наличными, то производить расчет нужно на основании объема поступлений, в противном случае – по сумме совершаемых выплат за минусом зарплаты и пособий.
Подписывается такой документ руководителем организации. Важно прописать, кто будет контролировать выполнение приказа. Здесь можно указать главного бухгалтера, например. Если же руководитель будет следить за исполнение сам, то должна быть сделана приписка, что ответственность и контроль за выполнением приказа он оставляет за собой.
Если предприятие стало малым или таковым являлось, но по своему желанию использует лимит кассы, то в любой момент она может перестать применять его. Но для этого необходимо выпустить приказ об отмене использования прежнего приказа о лимитах (указываются его реквизиты). Обязательно нужно прописать и основание для отмены – отнесение к СМП или ИП.
Кстати, в 2015 году изменились параметры для определения, какие организации могут быть отнесены к мелким предпринимателям. Таким образом, все больше компаний попадает под определение «малого бизнеса».
Размер лимита кассы устанавливается непосредственно руководителем организации, и каждый день сумму в кассе необходимо сверять с этим лимитом (согласно ).
Сверхлимитную сумму необходимо сдавать в банк. Когда это делать – решает организация, но не стоит забывать, что установлен срок – не позднее семи рабочих дней. Правда, здесь есть и исключение.
Те организации, которые находятся в населенных пунктах, где нет отделения банка, могут сдавать наличность максимум раз в четырнадцать дней.
К сверхлимитным средствам не относятся те, которые будет направлены на выплату заработной платы и/или социальных пособий. Если организация работает ежедневно (даже в праздники), то выручку за выходные можно инкассировать в следующий рабочий день.
При этом не стоит забывать, что период для расчета можно брать произвольный, только не более 92 рабочих дней. Например, за расчетный принимается:
Расчетный показатель лимита кассы необходимо округлить до рублей, убрав копейки.
Сделать это можно как в большую, так и в меньшую сторону.
Согласно законодательству Российской Федерации это не запрещено.
Если поступлений в кассе нет, делается следующий расчет:
Лимит = Объем выданных из кассы наличных денежных средств/ расчетный период х количество дней между сдачей наличных денег в банк
Расчетный период для этой формулы можно взять согласно рекомендациям к предыдущей.
Как было сказано выше, приказ о лимите кассы – внутренний документ организации. Ему присваивается порядковый номер согласно нумерации приказов.
В самом приказе необходимо указать законодательную основу – это Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Затем по пунктам перечислить сумму лимита кассы на год, а также ответственных лиц за ведение кассовых операций.
Также можно добавить пункт о том, что сумма свыше лимита по кассе подлежит сдаче на расчетный счет в банке в день превышения.
Здесь нужно не забыть указать, что в учет не принимаются суммы, направленные на выплату зарплаты, а также выручка, которая поступила в кассу за время работы в выходные дни.
В качестве приложения необходим расчет, по которому организация определила сумму лимита по кассе.
Решения руководителей организаций и частных предпринимателей оформляются в виде . Данный документ включает в себя все вопросы, касающиеся деятельности предприятия. Мы предлагаем ознакомиться с такими видами приказов: об , в том числе , а также о , и . Отдельно мы расскажем вам о том, как правильно составить такой документ об , и .
В случае если субъект малого предпринимательства планирует отказаться от лимита кассы, ему необходимо составить соответствующий приказ об отказе от лимита кассы. Он также должен быть пронумерован.
В тексте первым пунктом необходимо отменить действие последнего приказа об установлении остатка лимита кассы (указать номер и дату), а вторым – отметить, что организация не устанавливает новый лимит кассы, в связи с тем, что по необходимым показателям относится к малому предпринимательству.
Необходимо тщательно следить за остатком наличности в кассе, этим должен заниматься сотрудник, ответственный за кассовую дисциплину.
И как только эта сумма превысит расчетный лимит – нести деньги в банк.
Наличие сверхлимитных денежных средств в кассе квалифицируется как административное правонарушение ст. 15.1 КоАП РФ.
Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов
Если оно будет подтверждено, то необходимо заплатить штраф.
В случае малого предпринимательства – от 4 000 до 5 000 рублей, юридические лица же вынуждены будут отдать от 40 000 до 50 000 рублей.
В соответствии со ст. 2.2 КоАП РФ штраф могут назначить, если:
Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 2.2. Формы вины
Если у организации имеются представительства и филиалы в других городах, необходимо отправить туда данный приказ, либо подготовить отдельный.
Приказ о лимите кассы обезопасит организацию от органов, которые, в первую очередь, спросят о наличии этого документа при проверке кассовой дисциплины.
