Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унифицированные
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.
Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:
1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2) унифицированная система первичной учетной документации;
3) унифицированная система банковской документации;
4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
5) унифицированная система отчетно-статистической документации;
6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7) унифицированная система документации по труду;
8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) унифицированная система внешнеторговой документации.
Распорядительная
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам — филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. Все распорядительные документы кроме властного содержат в себе также организующее начало.
Документы, входящие в систему распорядительной документации, носят характер правового акта и, с точки зрения их подготовки и оформления, обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:
документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;
правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;
распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.
Функциональные
Система ОРД - одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.
Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:
Подсистема организационной (организационно-правовой) документации;
Подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации
представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.
К организационно-правовым относятся следующие виды:
Устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);
Положение об организации;
Штатное расписание;
Должностные инструкции; и др.
В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.
Система плановой документации фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов - программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и др.
Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам.
К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и др.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ; образцы бланков документов - в приложении Б .
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2 Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс ).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину
АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись В.А. Степанов Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14
УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003 Личная подпись Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись А.С. Красавин Личная подпись О.И. Рысков
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 N 430-162
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков 924 45 67
3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4 Требования к бланкам документов
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации .Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.
Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;3) исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:
1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2) унифицированная система первичной учетной документации;
3) унифицированная система банковской документации;
4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
5) унифицированная система отчетно-статистической документации;
6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7) унифицированная система документации по труду;
8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) унифицированная система внешнеторговой документации.
24. Оценка качества продукции состоит в установлении соответствия продукции определенным требованиям. Это соответствие определяется на основе сопоставления различными способами показателей оцениваемой продукции с базовыми, в результате получают:
1. Происходит превосходит требуемый уровень;
2. Соответствует требуемому уровню;
3. Уступает требуемому уровню.
Результаты оценки могут использоваться:
1. При разработке новой продукции;
2. При обосновании требований, закладываемых в техническое задание на разработку продукции.
3. При разработке нормативных документов;
4. При замене продукции;
5. При формировании предложения по экспорту и импорту.
Общая схема
Выбор базового образца
Классификация промышленной продукции по признакам ее использования и классификация показателей качества продукции по характеризуемым свойствам
Потребляемая продукция относится к первой категории (это продукция, использование которой при её отказе или низком значении показателей качества может привести к катастрофическим последствиям).
Материал – исходный предмет труда, потребляемый для изготовления изделия.
Продукт – материальный результат труда, не являющийся изделием и предназначен для употребления и эксплуатации продукции.
Изделие – единица продукта, количество которой может начисляться в штуках.
Расходное изделие – единица продукции, которая начисляется при помощи непрерывных величин (килограмм, метр и.т.д.), но при этом обязательно выпускается в промышленной упаковке.
Классификация показателей качества продукции.
Существует деление показателей качества продукции на две группы:
1. единичные показатели
2. комплексные показатели
При этом и те, и другие могут быть отнесены к оцениваемым показателям и базовым.
Все показатели являются относительными, так как оценка проводится путем сравнения измеряемого значения с некоторым заранее установленным базовым.
Основные группы показателей
1. Показатели назначения: к ним относят показатели, характеризующие функциональные свойства объекта, т.е. показатели состава, структуры, производительности.
2. Экономические показатели: данная группа показателей характеризует соответствие изделия экономическим требованиям, а так же соответствие изделия возможностям информационного взаимодействия с человеком.
3. Эстетические показатели: характеризуют информационную выразительность, рациональность форм и целостность композиции (нравится или не нравится).
4. Эргономические показатели: характеризуют удобство исполнения и комфортность в использовании.
5. Экономические показатели: делят на три группы
Физические (уровень пылевыделения, электромагнитные колебания)
Химические (токсичные выбросы)
Микробиологические (уровень патогенности микроорганизмов, выделяющихся во время различных синтезов).
6. Показатели безопасности: делятся на
Механические (уровень вибрации)
Термические
Электрические
Пожароопасные и взрывоопасные
Биологические
7. Патентно-правовые показатели: данная группа характеризует степень патентной защищенности объекта.
8. Показатели технологичности: данная группа делится на основные показатели и дополнительные.
К основным относят – трудоемкость, себестоимость, материалоемкость.
К дополнительным относят – коэффициент использования материала, КПД изделия.
9. Показатели транспортабельности: габаритные размеры, масса, диапазон температур, влажность, трудоемкость работ при разгрузке и транспортировке.
10. Сервисные показатели: характеризуют уровень и качество сервисного обслуживания, а так же удаленность сервисных центров.
11. Показатели надежности: надежность является одним из самых главных качеств продукции, чем ответственнее продукция, тем выше требования надежности, предъявляемые к ней.
25. 4. Техническаяоснова метрологического обеспечения. Элементы технической основы МО. Их содержание,значение и роль в формировании технической основы МО. Системы государственныхэталонов единиц физических величин и передачи размеров единиц физических величин.Испытания и утверждение типа средств измерений, метрологическая аттестация нестандартизированных средств измерений. Поверка и калибровка средств измерений какэлементы технической основы МО. Система стандартных образцов состава и свойств веществ иматериалов. Система стандартных справочных данных о физических константах и свойствах веществ и материалов.
СТАНДАРТИЗАЦИЯ
1. Стандартизация является одним из эффективных средств организации общественных, производственных и экономических отношений в обществе.Определение, данное Международной организацией по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссией (МЭК):Стандартизация – деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определённой области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач.Важнейшими результатами такой деятельности являются:повышение степени соответствияпродукции, процессов и услуг их функциональному назначению; -устранение барьеров в торговле; -содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству. -В 2002 г. был принят федеральный закон "О техническом регулировании", в котором дано следующее определение стандартизации.Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг.Стандартизация осуществляется в целях :1. Повышения уровня безопасности жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, экологической безопасности, безопасности жизни или здоровья животных и растений, содействия соблюдению требований технических регламентов.2. Повышения уровня безопасности объектов с учётом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и технического характера.3. Обеспечения научно-технического прогресса.4. Повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг.5. Рационального использования ресурсов.6. Технической и информационной совместимости.7. Сопоставимости результатов исследований и измерений, технических, экономико-статистических данных.8. Взаимозаменяемости продукции. Взаимозаменяемость – это пригодность одного изделия, процесса или услуги для использования вместо другого изделия, процесса или услуги в целях выполнения одних и тех же требований.Для реализации целей отечественной стандартизации сформулированы основные задачи стандартизации :1. Обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями.2. Установление требований к качеству продукции с учётом её безопасности.3. Установление метрологических норм и правил, требований по совместимости, взаимозаменяемости, требований к технологическим процессам.4. Обеспечение вопросов стандартизации по всем стадиям жизненного цикла продукции.5. Совершенствование системы информационного обеспечения в области стандартизации.Стандартизация как техническая наука базируется на исходных положениях и принципах, которые изложены в Федеральном законе РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и ГОСТ Р 1.0–2004. Стандартизация в РФ. Основные положения .
Основные принципы стандартизации:
1. Разработка документов по стандартизации на основе консенсуса (согласия) всех заинтересованных сторон;2. Целесообразность разработки стандарта с точки зрения социальной, технической и экономической необходимости;3. Приоритет в разработке – это стандарты, способствующие обеспечению безопасности для жизни, здоровья людей и имущества, охраны окружающей среды, обеспечивающие совместимость и взаимозаменяемость продукции.4. Комплексность стандартизации взаимосвязанных объектов;5. Установление требований и их однозначность к основным свойствам объекта стандартизации, которые могут быть объективно проверены;6. Добровольное применение стандартов;7. Максимальный учёт при разработке стандартов интересов заинтересованных лиц;8. Использование международных стандартов как основы для разработки национальных стандартов;9. Недопустимость создания препятствий производству и обращению безопасной продукции, международной торговле;10. Недопустимость установления стандартов, которые противоречат техническим регламентам.
2. Перечислим основные принципы стандартизации.1. Принцип добровольности стандартов реализуется в процессе принятия решения о применении стандарта. Если было принято решение применять какой-либо стандарт, то хозяйствующий субъект обязан осуществлять свою деятельность таким образом, чтобы она полностью соответствовала принятому стандарту.2. При разработке и утверждении стандартов должны учитываться законные интересы заинтересованных лиц.3. За основу национальных стандартов должны приниматься Международные стандарты. Данный принцип может не выполняться, если применение Международных стандартов в качестве основы национальных признано невозможным.4. Стандартизация не должна препятствовать нормальному товарообороту больше, чем это необходимо для ее осуществления.5. Все элементы системы, подвергнутой стандартизации, должны быть совместимы.6. Все принятые стандарты должны быть максимально динамичны, т. е. должны своевременно адаптироваться к достижениям научно-технического прогресса.7. Стандартизация должна быть эффективной, т. е. стандартизация должна давать либо экономический, либо социальный эффект.8. Стандарты не должны противоречить друг другу или техническим регламентам, не должны создавать барьеров в международной торговле.9. Все стандарты должны быть четко сформулированы и не должны допускать двусмысленных трактовок.10. Стандарты для готовой продукции должны быть непосредственно связаны со стандартами составных частей или сырья, из которого данная продукция была изготовлена.11. Стандартизация должна проводиться таким образом, чтобы выполнение установленных стандартов в дальнейшем могло быть объективно проверено.Основными методами проведения стандартизации являются:1) упорядочение объектов стандартизации;2) параметрическая стандартизация;3) опережающая стандартизация;4) нификация продукции;5) комплексная стандартизация;6) агрегатирование
3. В системе стандартизации существенное значение имеют нормативы, регламентирующие численное значение параметров изделий, так называемые параметрические ряды. Такие стандарты определяют номенклатуру изделий одного и того же назначения: ряд номинальных мощностей данного типа двигателей, ряд размеров обуви определенного фасона и т.пПараметрические стандарты строятся на основе рядов предпочтительных чисел. Эти ряды должны отвечать следующим требованиям: быть бесконечными как в сторону малых, так и в сторону больших чисел;· включать единицу и все значения кратные десяти. быть достаточно простыми для запоминания.Ряды предпочтительных чисел обычно представляются членами арифметической или геометрической прогрессии. Примером параметрического ряда, построенного по принципу арифметической прогрессии, является ряд метрической резьбы. Положительным свойством такого ряда является постоянство разности между соседними членами, а недостатком – неравномерность, так как отношение соседних членов убывает по мере возрастания значения члена такого ряда. Поэтому в области больших значений параметра неоправданно завышается количество номиналов ряда. Это вынуждает прибегать к производным рядам, например с использованием разрывов ряда. Таков ряд метрической резьбы: М1, М2, М3, М4, М5, М6, но М8, М10, М12…У геометрической прогрессии этот недостаток отсутствует; отношение смежных членов всегда постоянно и равно знаменателю прогрессии. Недостатком геометрической прогрессии является то, что в общем случае ее члены не кратны десяти и требуют округления.Недостатки рядов, построенных на основе геометрической прогрессии, менее существенны, чем у арифметической, поэтому согласно рекомендациям Международной организации по стандартизации (ИСО) действующий ГОСТ-8032-56 предполагает построение параметрических рядов на основе геометрических прогрессий. Такие ряды были разработаны в конце XIX столетия французским офицером Ш. Ренаром и получили название рядов Ренара.Ряды Ренара строятся со знаменателями геометрической прогрессии 
; 
;
; 
Первые четыре ряда являются основными, ряд R80 – дополнительным. Номиналы рядов следующие:R5 – 1,0; 1,6; 2,5; 4,0; 6,3;R10 – 1,0; 1,25; 1,6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6,3; 8,0;R20 – 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5.0; 5,6; 6,3; 7,1; 8,0; 9,0.
Аналогично строятся ряды R40 и R80.Ряды Ренара имеют следующие особенности:- относительная разность между членами ряда сохраняется постоянной и равна знаменателю прогрессии;количество членов ряда равно показателю корня; каждый последующий ряд включает все числа предыдущего;безграничность достигается путем умножения на 10, 100, 1000 или на 0,1, 0,01, 0,001 и т.д.; произведение или частное двух чисел ряда дает число, входящее в этот ряд.Следует отметить, что, начиная с ряда R10, в рядах предпочтительных чисел есть число 3.15, близкое p. Поэтому длины окружностей и площади кругов также можно с достаточной точностью выразить предпочтительными числами.На практике могут применяться производные ряды, которые получаются отбором n членов ряда, ограничением верхнего и нижнего пределов. Применение производных рядов предпочтительных чисел позволяет достичь ограничения типоразмеров изделий и оптимального сокращения их номенклатуры. Последнее позволяет упростить производство изделий, упрощает унификацию, сокращает номенклатуру запасных частей, т.е. повышает экономическую эффективность производства.Построение ряда параметров для изделий требует проработки следующих вопросов: Выбор главных параметров, которые должны отражать основные технические, эксплуатационные и технологические свойства изделия. Главные параметры не должны ограничивать возможность совершенствования и унификации изделия. Выбирается диапазон ряда, который охватывает общий объем потребности в изделиях данного вида. При этом учитывается имеющийся опыт как отечественный, так и международный, возможности агрегирования, перспективы развития производства. Определяются интервалы между членами ряда (градация ряда). В отдельных случаях интервалы могут быть различными, т.е. образуется ряд переменной густоты.. Производится экономическое обоснование выбора ряда с целью определения выбора ряда с целью определения оптимального количества типоразмеров, при которых затраты на изготовление и эксплуатацию будут минимальными.
Применяются также и параметрические ряды, построенные не на основе арифметических или геометрических прогрессий, а на иной базе. Характерным примером могут служить параметрические ряды частот вращения синхронных электрических машин и синхронных скоростей асинхронных двигателей. Эти величины зависят от частоты питающей сети и числа пар полюсов.
В ряде случаев могут применяться ряды предпочтительных чисел, построенные на базе геометрических прогрессий, но отличающиеся от рядов Ренара. Таковы ряды номинальных сопротивлений резисторов. Эти ряды обозначаются EN, где N – число номинальных величин в каждом десятичном интервале, и представляют геометрические прогрессии со знаменателем
Согласно рекомендаций Международной электротехнической комиссии (МЭК) и действующим отечественным стандартам значения сопротивлений резисторов с допуском ±5% и более соответствует рядам Е3, Е6, Е12 и Е24, а с допуском менее ±5% - рядам Е48, Е96 и Е192.Номинальные напряжения трехфазного переменного тока в области низких напряжений представляют ряд с знаменателем Ö3, учитывающий соотношение величин линейных и фазных напряжений при включении по схеме ²звезда² или ²треугольник².
15. Основная роль в развитии информационного общества принадлежит международным стандартам, создаваемым на основе шести принципов, определенных Всемирной торговой организацией (ВТО): открытость, прозрачность, непредвзятость и соблюдение консенсуса, эффективность и целесообразность, согласованность и нацеленность на развитие. В связи с этим в России приобретают особую важность и актуальность работы по развитию и совершенствованию отечественной нормативной базы в области информационных технологий и информационно-телекоммуникационных систем.
Создание и внедрение информационно- телекоммуникационных систем (ИС) различных уровней и назначений на основе использования современных информационных технологий (ИТ), интеграции информационных, вычислительных, телекоммуникационных ресурсов и применения технологии открытых систем - это сложная, комплексная, межотраслевая, многоплановая и многоаспектная проблема. В ее решении одно из ключевых мест занимает стандартизация в области ИТ и прежде всего внедрение методов функциональной стандартизации. Эти методы позволяют с помощью функциональных стандартов и профилей (включая профили на конкретные проекты ИС) идентифицировать группы базовых стандартов вместе с факультативными возможностями, требованиями и параметрами, необходимыми для выполнения функций, реализуемых конкретными ИС в разных предметных областях деятельности.
В настоящее время подавляющее большинство ИС всех классов и назначений строятся на основе технологии открытых систем. Ее суть состоит в использовании стандартных интерфейсов между разнородными аппаратными и программными компонентами систем. Технология открытых систем лежит в основе создания инфраструктуры всех уровней - от предприятия и отрасли до национальной информационной инфраструктуры. Кроме того, она обеспечивает интеграцию с мировым информационным пространством и, тем самым, с мировой экономикой. Внедрение принципов открытых систем на всех этапах жизненного цикла проектирования ИС базируется на стандартизации информационных технологий, являющейся интеграционным механизмом и мощным средством управления процессами развития информатизации.
Научно - техническая политика в области стандартизации информационных технологий и проектирования систем в России заключается в следующем (см. схему):
I. создание необходимых актуализированных основополагающих базовых национальных стандартов и других нормативных документов (путем прямого применения международных, региональных и зарубежных документов по стандартизации), определяющих фундаментальные общие процедуры, положения и требования, которые могут быть использованы в различных предметных областях деятельности, причем в каждой из них могут выбираться собственные факультативные параметры и требования из базовых национальных стандартов;
II. разработка функциональных стандартов (профилей), определяющих соответствующие подмножества или комплектации базовых национальных стандартов, используемых для обеспечения реализаций конкретных процессов, функций и задач ИС, применимость конкретных факультативных параметров из базовых национальных стандартов, а также являющихся основой для разработки аттестационных тестов для испытаний и подтверждения соответствия компонентов и средств информационных систем.
С тандартизация в мире
На международном уровне сформировалась мощная кооперация организаций, разрабатывающих стандарты в области ИТ, среди которых, в первую очередь, следует назвать ИСО (Международную организацию по стандартизации), МЭК (Международную электротехническую комиссию) и МСЭ (Международный союз электросвязи). Сектор МСЭ по телекоммуникациям (МСЭ Т) является с 1993 г. правопреемником МККТТ (Международный консультативный комитет по телеграфии и телефонии.) В 1987 г. ИСО и МЭК объединили свою деятельность по стандартизации в области ИТ, создав ИСО/МЭК/СТК 1 "Информационные технологии", основной задачей которого является разработка базовых стандартов ИТ вне зависимости от их конкретных применений. В последние годы ИСО/МЭК/СТК 1 активно взаимодействует с рядом технических комитетов ИСО, включая:
ТК 46 "Информация и документирование";
ТК 68 "Банковское дело, защита и другие финансовые услуги";
ТК 130 "Графическая технология";
ТК 154 "Процессы, элементы данных и документы в торговле";
ТК 171 "Прикладное представление документов";
ТК 176 "Управление качеством и обеспечение качества";
ТК 184 "Системы промышленной автоматизации и их интеграция";
ТК 204 "Транспортные информационные и управляющие системы";
ТК 215 "Информатика в здравоохранении".
Сегодня большая часть экономических субъектов развитых стран направляет свою деятельность на развитие процессно-ориентированного управления всем циклом создания, эксплуатации своей продукции. Электронная поддержка процессов разработки изделия, его производства, сбыта, эксплуатации, сервисного обслуживания, модернизации и в конечном итоге утилизации должна осуществляться на основе системного подхода. Такой подход предусматривается активно развивающейся концепцией использования GALS-технологий (рис. 2).
В комплекс работ по внедрению GALS-технологий включены :
– Разработка и внедрение технологий перевода технической эксплуатационной документации в электронный вид, соответствующий требованиям GALS-стандартов, на ведущих предприятиях-экспортерах.
– Разработка и апробация на предприятиях электронной системы управления данными о готовом продукте в процессе конструирования, разработки технологий и технологической подготовки производства (РDМ-системы).
– Разработка и внедрение на предприятиях типовых компьютерных систем управления качеством продукции; интегрированных информационных систем электронного конструкторско-технологического и производственного документооборота; систем интегрированной поддержки выпускаемой продукции на всех этапах ее жизненного цикла.
 |
Рисунок 2 – Основные идеи GALS-технологий
16. Для реализации государственной политики в области развития единой системы классификации и кодированияПравительство Российской Федерации утвердило ряд постановлений, в которых описана ответственностьфедеральных органов исполнительной власти за введение общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 1999 года № 1212 было утверждено Положение «О проведении работ по развитию единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации», в котором были определены общероссийские классификаторы технико - экономической и социальной информации. Данное Положение утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 10 ноября 2003 года № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».
Ниже приведён актуальный перечень общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и федеральных органов ответственных за их введение.
| Наименование общероссийского классификатора | Федеральный орган исполнительной власти, обеспечивающий разработку, введение и применение |
| Общероссийский классификатор стандартов (ОКС) | Ростехрегулирование |
| Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН) | |
| Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН) | |
| Общероссийский классификатор продукции (ОКП) | |
| Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) | |
| Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов (ЕСКД) | |
| Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ) | |
| Общероссийский классификатор валют (ОКВ) | |
| Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) | |
| Общероссийский классификатор информации о населении(ОКИН) | |
| Общероссийский классификатор деталей, изготавливаемых сваркой, пайкой, склеиванием и термической резкой (ОКД) | |
| Общероссийский технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения (ОТКД) | |
| Общероссийский технологический классификатор сборочных единиц машиностроения и приборостроения(ОТКСЕ) | |
| Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ) | |
| Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) | |
| Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) | |
| Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) | Росстат |
| Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) | |
| Общероссийский классификатор форм собственности(ОКФС) | |
| Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ) | |
| Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований (ОКТМО) | |
| Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) | Минэкономразвития России |
| Общероссийский классификатор экономических регионов(ОКЭР) | |
| Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) | |
| Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) | Минобрнауки России |
| Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК) | |
| Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО) | |
| Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) | Минздравсоцразвития России |
| Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) | |
| Общероссийский классификатор полезных ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ) | Росжелдор |
| Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов (ОКВГУМ) | |
| Общероссийский классификатор гидроэнергетических ресурсов (ОКГР) | Минэнерго |
17. Важнейшими приоритетными направлениями стандартизации в машиностроении являются:
Комплексность нормативно-технического обеспечения при создании, освоении и эксплуатации новой техники;
Совершенствование общетехнических требований на основе минимизации их количества;
Оптимизация и системно-комплексное формирование фонда документации по стандартизации в промышленности;
Автоматизация информационного обеспечения работ по стандартизации;
Совершенствование системы испытаний и сертификации продукции машиностроения на основе развития ее метрологического обеспечения.
Фонд государственных стандартов в машиностроении содержит все виды стандартов: от стандартов на параметры, размеры, технические требования на конкретные виды продукции до терминологических. Требования к машиностроительной продукции содержат стандарты ряда общетехнических систем, таких как Система стандартов безопасности труда (ССБТ), Основные нормы взаимозаменяемости (ОНВЗ), надежность в технике и др. Например, стандарты ОНВЗ, гармонизированные с международными, устанавливают допуски, посадки, отклонения формы и расположения поверхностей, параметры резьбы, точность зубчатых передач и другие показатели, обеспечивающие взаимозаменяемость, без регламентации которых функционирование машиностроения и других отраслей промышленности было бы практически невозможно.
В настоящее время российский фонд национальных стандартов составляет более 5 тысяч документов и в основном удовлетворяет требования потребителей и производителей продукции машиностроения. По ряду критериев он даже превосходит национальные фонды стандартов промышленно развитых стран, например, Франции, Великобритании, США.
Примером практически полного охвата продукции всесторонними требованиями стандартов могут служить такие ее виды, как металло- и деревообрабатывающее оборудование, лезвийный, слесарно-монтажный, абразивный и алмазный инструмент, технологическая оснастка и др.
Рациональное конструирование, изготовление и взаимозаменяемость машиностроительной продукции обеспечиваются большой группой стандартов на изделия общемашиностроительного применения: крепежные изделия, подшипники, гидро- и пневмоустройства, соединения трубопроводов, а также комплексом стандартов на основные нормы взаимозаменяемости.
Россия является активным членом практически всех технических комитетов ИСО по продукции машиностроения. Гармонизация отечественных и международных стандартов находится в числе приоритетных направлений работ Ростехрегулирования. Уровень гармонизации российских стандартов с международными для машиностроительной продукции в среднем составляет 60%, а по отдельным видам техники - до 75%. Уровень гармонизации стандартов по отдельным областям машиностроения следующий: станкоинструментальная промышленность - 74%, сельскохозяйственное машиностроение - 61, автомобильная промышленность - 100, электротехника - 35, приборостроение - 67%. Гармонизация проводится с учетом требований отечественной промышленности и российских условий эксплуатации машин и механизмов. Ведется большая работа по гармонизации российских стандартов с европейскими нормами.
ГОСТ Р 6.30-2003
Группа Т54
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Унифицированные системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Требования к оформлению документов
Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents
Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст
3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору |
|
АО "Электроцентромонтаж" |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ |
||
Личная подпись | В.А. Степанов |
|
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН |
|
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. | |||
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. | ||||
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 |
3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий | Личная подпись | А.А. Борисов |
или на бланке: | ||
Вице-президент | Личная подпись | А.А. Борисов |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института | Личная подпись | М.В. Ларин |
Главный бухгалтер | Личная подпись | З.В. Марьяш |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора | Заместитель директора | ||
Личная подпись | Ю.Г. Демидов | Личная подпись | К.И. Игнатьев |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии | Личная подпись | В.Д. Банасюкевич |
Члены комиссии | Личная подпись | А.Н. Сокова |
Личная подпись | А.С. Красавин |
|
Личная подпись | О.И. Рысков |
3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись | А.Г. Грязнова |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления |
3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись | А.С. Орлов |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела |
|
Личная подпись | А.С. Орлов |
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров | Личная подпись | Т.С. Левченко |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
4.1 Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)
Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации
Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации
УДК 658.516:002:006.354 | ОКС 01.140.30 | ||
Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит |
|||
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.
УСД - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.
Основными задачами создания УСД являются:
1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;
2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;
3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:
I. унифицированная система организационно-распорядительной документации;
II. унифицированная система первичной учетной документации;
III. унифицированная система банковской документации;
IV. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
V. унифицированная система отчетно-статистической документации;
VI. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
VII. унифицированная система документации по труду;
VIII. унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
IX. унифицированная система внешнеторговой документации.
(I-II) Под движением кадров специалисты понимают:
· прием на работу;
· перевод на другую работу;
· увольнение;
· предоставление отпусков;
· командирование.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
1) трудовой договор (контракт);
2) приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, Т-1а);
3) личная карточка (форма № Т-2, Т-2ГС);
4) штатное расписание (форма № Т-3);
5) учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
6) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, Т-5а);
7) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, Т-6а);
8) графики отпусков (форма № Т-7);
9) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, Т-8а);
10) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9, Т-9а);
11) командировочное удостоверение (форма №Т-10);
12) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);
13) табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
14) табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
15) личные заявления работников предприятия;
16) докладные записки и акты.
Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
III. Унифицированная система банковской документации:
· платежная документация по безналичным расчетам через банки;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
· выходная документация банков;
· документация по депозитарным операциям банков;
· платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот - внутрибанковские формы документов;
· документация по денежному обращению;
· документация по кредитным операциям банков;
· бухгалтерская документация.
IV. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
· финансовая документация;
· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
V. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
· документация по статистике труда;
· документация по статистике материальных ресурсов;
· документация по статистике финансов;
· документация по социальной статистике;
· документация по статистике промышленности;
· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
· документация по статистике капитального строительства;
· документация по статистике внешнеэкономических связей;
· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
· документация по статистике транспорта и связи;
· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Лекция от 24.11.2016
VI. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
· отчетная бухгалтерская документация;
· регистры бухгалтерского учета;
· первичная учетная документация.
VII. Унифицированная система документации по труду:
· документация по состоянию рынка труда;
· документация по трудовым отношениям;
· документация по повышению квалификации работников органов по труду;
· документация по охране труда;
· документация по минимальным потребительским бюджетам;
· документация по обращениям в органы по труду.
VIII.Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
· документация по учету и распределению средств;
· документация по планово-экономической деятельности;
· документация по контрольно-проверочной деятельности.
Похожая информация.
