1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. 5
1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов. 5
1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 10
2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. 12
2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ.. 12
2. 2 Проверка наличия и состояния дел. 15
2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18
3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов. 21
3. 1 Проверка физического состояния документов. 21
3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных. 23
документов. 23
Заключение. 26
Библиографический список литературы.. 27
Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.
Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.
Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).
Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.
Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.
Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.
Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.
Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.
Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
Курсовая работа
Обеспечение сохранности архивных документов
Белгород 2008
документ архив хранение
Введение
История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива
Режимы хранения документов
Топографирование и учет движения документов
Хранение документов в электронной форме
Заключение
Примечание
Библиографический список
Введение
Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.
Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.
Цель работы определяет следующие задачи :
1.Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности
документов архива
2.Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива
3.Показать различные режимы хранения документов
.Проанализировать топографирование и учет движения документов
.Обратить внимание на хранение документов в электронной форме
Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.
Предмет исследования - система обеспечения сохранности
документов архива
Степень изученности темы
Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.
Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.
Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.
Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».
В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.
Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.
В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.
Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 - «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 - «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 - «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.
В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений6.
Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:
1.обеспечение физико-химической сохранности документов;
2.создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;
.учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;
.копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
.консервация документов.
2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива
Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7.
В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии8.
Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:
1.помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;
2.поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;
.поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью
.архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели - как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.
Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9.
Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:
.совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;
.не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;
.помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;
.внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;
.в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;
.помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;
.электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;
.хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;
.вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;
.размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;
.лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
В комплекс работ по обеспечению нормативных условий хранения документов архива организации включаются:
Обеспечение нормативных (оптимальных) условий хранения документов;
1. Рациональное размещение документов в архивохранилище;
2. Проверка наличия и состояния документов.
Обеспечение нормативных условий хранения документов.
Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:
предоставление помещения для размещения архивных документов;
§ оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;
§ оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
§ соблюдение противопожарного режима;
§ соблюдение охранного режима;
§ создание оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
Требования к помещениям архива.
Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.
В архиве организации должны быть предусмотрены:
§ архивохранилище;
§ помещение для приема, временного хранения и акклиматизации документов;
§ помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);
§ рабочая комната сотрудников архива организации, которая должна быть изолирована от помещений, где хранятся архивные документы.
Размещение архива организации в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива организации, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
Не допускается размещение архива организации в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов
в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Требования к архивохранилищу
Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.
Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м и, как правило, не выше 4 м.
Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.
Архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками, открывающимися наружу.
Оборудование архивохранилищ средствами хранения.
Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.
Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими нормами:
§ расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;
§ расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;
§ расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см;
§ расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;
§ расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.
В архивохранилище должны соблюдаться несколько режимов:
1. Противопожарный и охранный режим;
2. Световой режим;
3. Температурно-влажностный режим;
4. Санитарно-гигиенический режим.
Общие требования к размещению архивных документов
Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке, соответствующем описям дел, документов.
Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.
Документы Архивного фонда Российской Федерации размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и от документов по личному составу.
Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.
Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения – в связках.
Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются в специальных боксах.
На коробки приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке (связке). Коробки (связки) нумеруются в валовом порядке в пределах каждого фонда или описи. Связки формируются толщиной не более 20 см.
Коробки, связки с делами размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.
Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.
Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.
Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз слева направо.
Проверка наличия и состояния архивных документов
В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:
§ устанавливается фактическое наличие единиц хранения и их соответствие учетным документам;
§ выявляются и устраняются недостатки в учёте документов;
§ выявляются отсутствующие документы и организуется их розыск;
§ выявляются и учитываются документы, требующие профилактической, технической и/или реставрационно-профилактической обработки. Выявляются и учитываются электронные документы, требующие копирования на новые электронные носители, миграции в страховые и пользовательские форматы, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения.
Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архива организации (ответственного за архив организации) проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп).
При проверке наличия и состояния документов в архиве Организации необходимо:
1. Сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;
2. Помещать на свои места, обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;
3. Изымать и изолировать документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);
4. Изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы (вирусы), помещать их на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;
5. Изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи. Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.
Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.
В конце каждой просмотренной описи делается итоговая запись «ПРОВЕРЕНО», проставляется дата проверки и подписи работников, проводивших проверку, с указанием их должностей.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.
По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных и др. также составляется соответствующий акт.
Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива.
Организация розыска необнаруженных документов
Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года.
На дела, необнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Акт составляет ЭК (ЦЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем.
К акту составляется справка о проведении розыска. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составленный на документы, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, представляется в орган исполнительной власти, уполномоченный в области архивного дела, для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.
Выдача документов из архивохранилища
Документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:
§ работникам структурных подразделений организации;
§ судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них во временное пользование;
§ иным пользователям по письменному заявлению.
Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий:
1. Одного месяца – для использования работниками организации и иными пользователями;
2. Шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.
Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, возвращающего дела.
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель дела.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
1. Выемку архивных документов;
2. Сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов.
Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде копий на электронном носителе или на бумажном носителе. При необходимости удостоверения копий электронных документов используется электронная подпись заведующего архивом организации или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.
Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
§ заказом на выдачу дел;
§ актом о выдаче дел во временное пользование – при выдаче в сторонние организации.
При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.
Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:
§ при наличии фонда пользования;
§ не прошедшие научного описания и технического оформления до завершения этих работ;
§ находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных
ситуациях.
К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом организации в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива организации.
К чрезвычайным ситуациям относятся:
§ объявление степеней готовности гражданской обороны;
§ введение в действие планов гражданской обороны;
§ объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;
§ пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;
§ исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;
§ аварии систем жизнеобеспечения архива организации, а также здания архива организации;
§ другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива организации принять решение об изменении режима работы архива организации или приостановлении его деятельности.
С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив организации разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.
Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива организации разрабатываются в установленном порядке.
Обеспечение сохранности документов является важной задачей для всех архивов.
Требования к зданиям и помещениям архива:
Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Требования к архивохранилищу:
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.
Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора. исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.
Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.
Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.
Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Дата размещения статьи: 23.08.2017
Обеспечение сохранности документов (ОСД) - это комплекс взаимосвязанных организационных, научно-методических и технических мероприятий, гарантирующих сохранность документов на всех стадиях работы с ними.
В основе ОСД лежит материально-техническая база архива: помещения, оборудование, условия и средства хранения документов и т.п.
Состав помещений архива организации определяется в зависимости от объема фондов, наличия документов на различных носителях, активности использования, количества его работников. Конечно, хорошо иметь наряду с хранилищем специальное помещение для приема и временного хранения документов, комнату для исследователей и рабочие кабинеты сотрудников, изолированные от хранилища, как это предусмотрено п. 2.16 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, зарегистрированных Минюстом России 07.09.2015 N 38830 (далее - Правила). Однако у большинства организаций нет возможности выделить все указанные помещения, а для организаций, имеющих небольшие по объему архивы, такого набора помещений и не требуется.
Рассмотрим минимум требований к условиям хранения документов, который необходимо обеспечить и соблюдать в любом архиве, так как их нарушение может привести к утрате дел.
Не допускается размещение документов в помещениях зданий, в которых располагаются предприятия общественного питания, склады, организации, работающие с пожароопасными и агрессивными веществами или применяющие пожароопасные и химические технологии.
Главное помещение архива - хранилище документов должно располагаться изолированно от производственных и бытовых помещений, отделяться от других помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности "В").
Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры хранилищ и др. не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Это особенно важно при размещении хранилищ в помещениях без окон. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2 - 3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
Высота хранилища зависит от технологического оборудования, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций.
Хранилища должны иметь удобные для эвакуации выходы.
С целью обеспечения условий для размещения документов и их физической сохранности хранилища оснащаются специальным оборудованием (охранным, противопожарным, стеллажным, климатического контроля и т.п.), обеспечивающим соблюдение нормативных режимов хранения документов: противопожарного, охранного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического.
Противопожарный режим - это "совокупность установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами по пожарной безопасности требований пожарной безопасности, определяющих правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания территорий, зданий, сооружений, помещений организаций и других объектов защиты в целях обеспечения пожарной безопасности". Работа в этом направлении деятельности строится с учетом следующих нормативных правовых документов:
Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности";
Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390 "О противопожарном режиме";
Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 (регистрация Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05.2009 N 13882). Изложенные в Специальных правилах требования к содержанию помещений, эвакуационных путей и выходов, электроустановкам, средствам обеспечения пожарной безопасности, а также общий порядок действий при пожаре, безусловно, могут и должны применяться архивом организации.
Противопожарный режим обеспечивается техническими и организационными мероприятиями.
Техническое оснащение хранилищ предусматривает, что электропроводка в хранилище должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (ламп, пылесосов и др.) и выключатели - герметичными. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются только вне хранилища. По окончании работы аппаратура, электрические розетки и выключатели последовательно обесточиваются.
Хранилище также должно быть оборудовано средствами пожаротушения (минимально - переносными огнетушителями, при возможности - автоматической системой пожаротушения) и оповещения о пожаре. Нормы оснащения помещений ручными и передвижными огнетушителями указаны в приложениях N N 1 и 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации. При выборе огнетушителей (систем пожаротушения) необходимо обращать внимание на применяемые для тушения возгорания вещества. Они не должны оказывать побочного разрушающего действия на документы (вода и углекислота, например, способны нанести непоправимые повреждения делам). Количество и места размещения огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами и с учетом специфики применяемого оборудования.
Эвакуационные выходы должны быть оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, должны быть установлены световые указатели "ВЫХОД", а в коридорах - указательные знаки (стрелки).
Во избежание возгораний в помещениях архива категорически запрещается:
Курить в помещениях архива, а также примыкающих к ним вестибюлях и коридорах, применять открытый огонь;
Пользоваться неисправными электророзетками, штепсельными вилками, электроприборами;
Нарушать состояние электропроводки, проводить самостоятельно любые работы по ее ремонту;
Пользоваться электронагревательными приборами (обогревателями, электрочайниками и т.п.), не имеющими температурных регуляторов, оставлять после окончания рабочего дня не отключенными от электросети компьютерное и множительное оборудование, электроприборы;
Загромождать мебелью или другими предметами проходы, выходы, доступы к средствам пожаротушения (пожарным кранам, гидрантам, огнетушителям и т.п.), захламлять помещения мусором, отходами, упаковочными материалами, тарой и т.п., которые должны немедленно убираться из помещения в безопасное специально отведенное место;
Приносить в помещения или хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества в любом объеме, а также химикаты и материалы, способные самовозгораться при соприкосновении с воздухом или друг с другом. Такие материалы должны храниться в обособленных помещениях (боксах);
Сушить рабочую одежду или другие материалы на батареях отопления в помещениях архива.
К организационным мероприятиям в первую очередь относятся назначение лица, ответственного за пожарную безопасность архива организации, и разработка Инструкции о мерах пожарной безопасности и плана эвакуации документов архива организации в случае пожара.
В обязанности ответственного за соблюдение пожарной безопасности в помещениях архива входят:
Проведение инструктажа с работниками архива о мерах пожарной безопасности, их обязанностях на случай возникновения пожара, порядке эвакуации людей и имущества, использовании средств пожаротушения;
Обеспечение всех помещений архива необходимым количеством первичных средств пожаротушения и содержание их в исправном состоянии;
Контроль за правильным применением электронагревательных бытовых приборов, эксплуатацией электроосвещения и электроприборов;
Обеспечение надлежащего содержания эвакуационных выходов.
Проведение тщательного противопожарного осмотра помещений по окончании работы перед их закрытием с фиксацией результатов в специальном журнале. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений;
Обесточивание электросети рубильником (выключателем).
Инструкция о мерах пожарной безопасности архива организации разрабатывается применительно к конкретному помещению архива и его оборудованию и отражает такие вопросы, как:
Противопожарные требования к помещению архива;
Меры, направленные на профилактику возникновения пожароопасных ситуаций;
Обязанности ответственного за пожарную безопасность архива;
Действия в случае возникновения пожара и т.п. В случае если в организации разработана единая инструкция о мерах пожарной безопасности, специфические вопросы пожарной безопасности ее архива должны быть отражены в специальном разделе "Особенности обеспечения пожарной безопасности в архиве организации".
При обнаружении пожара или признаков горения в помещении (задымление, запах гари, повышение температуры воздуха и др.) работник, обнаруживший очаг пожара (возгорания), обязан немедленно сообщить в пожарную охрану с указанием точного адреса объекта, фамилии сообщающего и номера телефона, с которого осуществлен вызов, а также проинформировать ответственного за архив и руководство организации. Это принципиально важное положение должны знать все работники архива: сначала сообщение по телефону в пожарную охрану и только после этого принятие посильных мер по эвакуации людей, документов и тушению пожара.
Ответственный за архив должен открыть запасные эвакуационные выходы, отключить электроэнергию на месте пожара, удалить за пределы зоны пожара всех лиц, не участвующих в его ликвидации, а затем приступить к эвакуации людей, документации и имущества, а также к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения с соблюдением мер безопасности.
По прибытии на объект подразделений пожарной охраны доложить начальнику караула об очаге загорания, наличии угрозы людям, принятых мерах по локализации пожара, характерных особенностях планировки помещений и других специфических, имеющих значение сведениях, влияющих на обстановку и принятие решений при пожаре на объекте.
Охранный режим - это система мер, направленных на предотвращение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса, которая обеспечивается:
Технической укрепленностью и оборудованием помещений архива;
Соблюдением пропускного режима и порядка допуска в хранилища;
Опечатыванием помещений.
В целях его соблюдения хранилища (за исключением хранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности, а также охранной сигнализацией. Окна помещений, расположенных на первом этаже здания, должны быть оборудованы запирающимися распашными наружу металлическими решетками.
Охранный режим распространяется на все помещения архива, в т.ч. те, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива.
Получение и сдача ключей от помещений архива осуществляются под расписку в соответствующем журнале. Получать и сдавать ключи от помещений архива имеют право должностные лица, список которых утверждается руководством организации.
Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у ответственного за архив или лица, его замещающего.
Право доступа в хранилища имеют ответственный за архив и работники хранилища для проведения работ по хранению и использованию документов, а также руководитель организации. Другие должностные лица и обслуживающий персонал допускаются в хранилища только в сопровождении ответственного за архив или лица, его замещающего.
Нахождение посторонних лиц в хранилище категорически не допускается.
Опечатыванию подлежат хранилища и все помещения, в которых временно хранятся документы, материальные ценности, размещена множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из помещений архива. Опечатыванию также подлежат шкафы и сейфы, где хранится учетный и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.
Индивидуальная печать для опечатывания помещений архива находится у ответственного за архив.
Перед закрытием и опечатыванием помещений ответственный за архив проводит их осмотр с учетом требований пожарной безопасности.
В случае чрезвычайной ситуации в отсутствие ответственного за архив вскрытие помещений архива производится коллегиально (не менее двух должностных лиц) с составлением акта, где указываются причины вскрытия, состав должностных лиц, осуществивших доступ в помещения архива, и другая необходимая информация.
Вынос документов из здания организации осуществляется по специальным пропускам в установленном порядке.
Ответственным за соблюдение охранного режима в архиве организации является руководитель архива (ответственный за архив).
Световой режим обеспечивает предохранение документов от ненормативного воздействия света.
Постоянное хранение документов осуществляется в темноте, все виды работ с документами проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работ с документами. В хранилище это достигается за счет соблюдения установленного светового режима и размещения документов в первичных средствах хранения (папках, переплетах, коробках и др.), а также на стеллажах закрытого типа.
Освещение в хранилище может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий и т.п. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола - 20 - 50 люкс, на рабочих столах - 100 люкс.
Температурно-влажностный режим обеспечивает предохранение документов от повреждающего воздействия климатических условий (температуры и влаги). Оптимальными параметрами температурно-влажностного режима для хранения документов на бумажной основе являются: температура 17 - 19 C и относительная влажность 50 - 55%. Следует избегать резких колебаний (как сезонных, так и в течение одних суток) температуры (плюс-минус 5 C) и относительной влажности (плюс-минус 10%).
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения - ежедневно.
При длительном стабильном нарушении температурно-влажностного режима (свыше 3 суток), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).
Для контроля климатических условий хранилища оснащаются контрольно-измерительными приборами, которые монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В этом журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний контрольно-измерительных приборов. Проверка точности их показаний проводится соответствующими специалистами.
Санитарно-гигиенический режим обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнений.
Хранилища должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. Необходимо также обеспечить свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых (застойных) зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. В помещениях хранилищ необходимо:
Проводить систематическую влажную уборку;
Проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей не реже одного раза в год;
Обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков не реже одного раза в год.
В хранилищах запрещается:
Складирование документов (размещение их на полу, подоконниках, в неразобранных кипах и т.п.);
Пребывание в верхней одежде и обуви;
Хранение посторонних предметов;
Использование пищевых продуктов.
Окна хранилищ должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм для защиты от проникновения насекомых. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, наружные отверстия вентиляционных систем.
С целью своевременного обнаружения биозаражений (насекомых и плесневых грибов) документы и помещения хранилищ подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому контролю, проводимому 2 раза в год в начале и по окончании отопительного сезона.
При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по обработке хранилищ, средств хранения и документов силами работников архива, а при необходимости - специальных служб:
Документы, имеющие биопоражения (насекомыми и плесневыми грибами), изымаются с мест постоянного хранения, упаковываются в пленку или плотную бумагу и изолируются в отдельном помещении до решения вопроса о методах их дезинфекционной и дезинсекционной обработки;
Стеллажи (шкафы), на которых располагались пораженные документы, обрабатываются водными растворами антисептиков и тщательно просушиваются;
Местную дезинсекцию проводят инсектицидными аэрозольными препаратами, обрабатывая ими пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;
При массовом поражении документов проводят дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ силами санэпидстанций или карантинных служб под контролем работников архива;
При плесневых поражениях строительных конструкций с них удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхности 5%-ным раствором формалина, проводят ремонтные работы с добавлением в строительные материалы раствора антисептика;
Уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций.
При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки хранилищ не допускается попадание применяемых средств (воды, антисептиков и др.) на документы.
Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.
Главным элементом оснащения хранилищ является стеллажное оборудование (стеллажи и шкафы разных типов, боксы, сейфы и др.). Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами.
Деревянные стеллажи допустимы к использованию, только если они находятся в хорошем санитарно-биологическом состоянии (не имеют поражения грибками и насекомыми) и обработаны огнезащитным составом.
В помещениях с нерегулируемым климатом и плохой вентиляцией во избежание образования застойных зон, где могут активно развиваться очаги биопоражений, не допускается использование оборудования закрытого типа (сейфов, боксов, передвижных закрытых стеллажей и т.п.).
Не допускается размещение стеллажного оборудования вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.
Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в соответствии со следующими правилами:
Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
Расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
Расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными параллельно стене, - 75 см;
Расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными перпендикулярно стене (обход), - 45 см;
Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
На стеллажах документы на бумажных носителях располагаются горизонтально или вертикально в первичных средствах хранения: коробках, папках, футлярах и т.п. В шкафах, боксах, сейфах и другом подобном оборудовании допускается размещение дел без коробок.
Коробки и другие средства хранения нумеруются в пределах каждого фонда, на них оформляются ярлыки с указанием номера фонда, номера описи и крайних номеров размещенных дел.
Рациональное размещение документов в хранилищах, обеспечивающее их комплексное хранение в пределах фондов и/или видов документации, а также оперативный поиск, закрепляется схемой размещения дел, утверждаемой руководителем (ответственным за архив). При размещении документов руководствуются следующими правилами:
Документы размещаются на стеллажах и других видах оборудования в порядке, соответствующем описям дел;
Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
Документы, требующие различного температурно-влажностного режима хранения, размещаются в разных хранилищах;
Дела в твердом переплете располагаются вертикально, с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально;
Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;
Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, в неразобранном виде.
Все помещения архива (этажи, хранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и др. и их полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи имеют самостоятельную нумерацию слева направо от входа. Полки стеллажей нумеруются сверху вниз также слева направо.
В целях закрепления места хранения документов на стеллажном оборудовании и обеспечения быстрого поиска документов в хранилище осуществляется их топографирование в специальных топографических указателях, составляемых в карточной или листовой форме.
Обязательным является постеллажный топографический указатель. Карточка такого указателя составляется на каждый стеллаж и содержит следующие сведения:
Название архива;
Номер стеллажа;
Данные о местонахождении документов в графической форме:
Карточки постеллажного топографического указателя составляются в 2 экземплярах, один из которых крепится непосредственно на стеллаже, а второй включается в картотеку, формируемую по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.
При наличии большого количества фондов в архиве организации целесообразно составлять пофондовый топографический указатель, карточка которого составляется на каждый фонд и служит для определения места хранения конкретных дел. В карточке пофондового указателя также указываются:
Название архива;
Номер хранилища и/или комнаты;
Название фонда;
Данные о местонахождении документов в следующей графической форме:
Карточки пофондового топографического указателя располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.
Ведение топографических указателей осуществляется как в традиционном, так и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении документов оперативно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.
