. В документе указываются сведения о продавце и покупателе .
Сколько экземпляров надо оформить? Товарную накладную обязательно нужно выписать в двух экземплярах:
На бумажном варианте проставляется 5 подписей :
Узнать о том, как правильно заполнить товарную накладную, а также изучить бланк и образец формы ТОРГ-12 можно в .
Формирование электронного варианта аналогично бумажному , разница только в том, что электронная ТН создаётся в одном экземпляре. Он состоит из двух файлов: первый файл составляется продавцом, второй – на стороне покупателя, при пересылке документа.
Для подписания электронного варианта используется электронная подпись. На накладной должно быть всего две подписи – по одно с каждой стороны.
Таким образом, бумажный вариант ТН не требует электронной подписи, он может быть составлен и передан без использования компьютера и интернета.
Электронный вариант ТН может составляться в тех случаях, если обе стороны имеют доступ к интернету, и у всех есть электронная подпись.
О том, зачем нужна товарная накладная, может ли она заменить собой товарный чек, читайте , а из вы узнаете о том, в чем состоит разница между счетом-фактурой и товарной накладной, а также о нюансах использования того и другого документа.
Но прежде чем ставить свою подпись, сотрудник должен произвести проверку товарно-материальных ценностей на соответствие данным, которые указаны в накладной, а также характеристиками количества и качества.
Если при приёмке обнаружилось, что характеристики товара не соответствуют данным документа, то в первую очередь это фиксируется документально – составляется акт. После того, как составлен акт, оформляется претензия и отправляется поставщику вместе с экземпляром акта.
Эта процедура должна быть выполнена в установленный договором срок (если срок не установлен, то просто как можно быстрее).
Покупатель в претензии может заявить, что:
Правил учёта данного документа не установлено законодательством, поэтому организация имеет право утверждать правила транспортировки и хранения накладных самостоятельно.
В большинстве случаев на складе формируют товарный отчёт, который представляет собой документ, на основании которого в отчёте отражены данные реализации объектов, их себестоимости.
К отчёту прикладывают накладные . Они складываются в хронологическом порядке. При учёте объектов ведутся записи в журнале или компьютерной базе данных, отражающие изменение состояния продукции, которые учитываются. Эти записи называются проводками.
Проводки на приём товара :
Проводки на отгрузку товара :
Проводки на реализацию продукции (оптовой) :
Проводки на поставку продукции :
О важных правилах заполнения ТОРГ-12 с и без НДС, читайте , а из вы узнаете о том, как правильно оформить товарную накладную для ИП.
После того, как на документе проставлены печать и подписи, покупатель должен вернуть ТН поставщику. Делается это для того, чтобы зафиксировать получение товара заказчиком.
В случае, если покупатель не вернул накладную, поставщик, имеет полное право через суд требовать оформления акта приёмки продукции от получателя.
Для этого необходимо грамотно подойти к доказательствам факта вручения товара покупателю. Лучше привлечь юриста для подачи иска о возврате в суд . Чтобы самостоятельно составить иск, нужно придерживаться правил, которые установлены законодательством.
Исковое заявление подаётся исключительно в виде письменного документа. В иске должно быть указано:
Так как ТН является первичным бухгалтерским документом, то хранить её нужно 5 лет после отчётного года. Соответственно данный документ необходимо хранить в безопасных условиях , где он будет защищён от изменений:
Такие требования предъявляются Федеральным законом.
Такой документ, как товарная накладная, используется для удостоверения факта перехода той или иной продукции в собственность от продавца к покупателю. В соответствии с важностью данного документа, к нему предъявляются требования по строгому соблюдению структуры при оформлении и надлежащему хранению после совершения сделки.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.
Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).
Этот документ вводит в действие:
Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.
Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:
Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).
Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.
| Операция | Что хранить |
| Импорт из стран ЕАЭС | Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС. |
| Импорт из других стран | Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне. |
| Командировочные расходы на аренду жилья и проезд | бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС. |
| по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик | Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий. |
| по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ | бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ. |
| – по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств | бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ). |
Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.
В процессе работы у предпринимателя накапливается много разных бумаг: свидетельства, справки, бланки. Хранение документов ИП – сложная задача, но необходимая. А как их хранить: может быть, в столе или нужно иметь сейф с технологией лазерной защиты? Оказывается, в законе предусмотрены различные варианты. Мы расскажем о сроках хранения важных документов ИП.
Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет, какие бумаги и сколько лет нужно хранить.
Различные статьи законов и кодексов регулируют срок хранения тех или иных документов, связанных с предпринимательской деятельностью:
Личные дела и карточки работников, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
Указанные сроки хранения документов относятся ко всем индивидуальным предпринимателям, включая тех, которые ликвидировали свою деятельность.
Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации). В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела , в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации. Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.
Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.
Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.
Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.
За отсутствие первичных документов, регистров бухучета вы можете получить штраф в размере от 10000 рублей.
Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.
Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.
Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета прописаны в законодательстве. По истечении этих сроков документы, как правило, уничтожаются. Но всегда ли оправданы такие действия? В каких случаях может появиться необходимость хранить документацию за пределами общих сроков? И можно ли хранить документы в электронном виде? На эти вопросы мы ответим в статье.
В деятельности любой компании документооборот играет важную роль. От его эффективной организации в немалой степени зависят финансовые и налоговые риски, своевременность расчетов с контрагентами и выполнения требований контролирующих органов. Одной из важных составляющих документо-оборота в организации является обеспечение сохранности документов.
Обязанность хранить документы, создаваемые в процессе осуществления хозяйственной деятельности компании, в течение сроков хранения, установленных законодательством, вытекает из положений ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).
По истечении сроков хранения первичная бухгалтерская документация может быть уничтожена. Главное — не допустить ошибки и не уничтожить документы, которые на законном основании могут потребовать налоговики. Иначе штрафов и доначислений не избежать…
Сколько хранить первичку…
Все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое определение первичных учетных документов дано в ст. 9 Закона № 129-ФЗ . А в пункте 2.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.83 № 105 (документ применяется и сейчас в части, не противоречащей Закону № 129-ФЗ), сказано, что первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
Налоговый кодекс не содержит понятия первичных учетных документов, но, по сути, использует его в том же значении, что и законодательство о бухучете (это позволяют сделать нормы п. 1 ст. 11 НК РФ). Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет для целей исчисления налога на прибыль — это система обобщения информации для определения базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ . Расходы для целей налогового учета обязательно должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет основываются в первую очередь именно на первичных учетных документах. А вот сроки хранения первички для целей бухучета и налогообложения различны.
Общие сроки хранения первичной учетной документации содержатся и в бухгалтерском, и в налоговом законодательстве. Так, положения ст. 17 Закона № 129-ФЗ устанавливают обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухотчетность в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, но не менее пяти лет. При этом отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом составления документа (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ , п. 1.4 Перечня).
Статьей 362 Перечня также установлено, что первичные учетные документы и приложения к ним, на основании которых сделаны записи бухучета (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, акты о приеме, сдаче и списании имущества, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) хранятся пять лет.
Налоговый кодекс устанавливает обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это требование распространяется равным образом и на налогоплательщиков, и на налоговых агентов (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
…а сколько счета-фактуры?
Счета-фактуры нужно хранить четыре года (ст. 368 Перечня). Напомним, что счета-фактуры к первичной учетной документации для целей Закона № 129-ФЗ не относятся (см., например, письмо Минфина России от 12.07.2005 № 03-04-11/154). Это документ, необходимый для получения вычетов по НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ) и относящийся, соответственно, исключительно к сфере налогового учета. В постановлении ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05 высшие арбитры тоже отметили, что счета-фактуры составляются на основе уже имеющихся первичных документов и должны отражать конкретные факты хозяйственной деятельности, подтверждаемые такими документами.
Таким образом, норма ст. 17 Закона № 129-ФЗ , согласно которой первичные документы хранятся не менее пяти лет, на счета-фактуры не распространяется. Это подтверждается и тем, что счета-фактуры отдельно поименованы в Перечне.
Получается, что счета-фактуры могут быть уничтожены раньше других документов по сделке. Посмотрим, как это может выглядеть на практике.
пример
Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.
Платежное поручение и товарная накладная по форме № ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться с учетом требований Закона № 129-ФЗ не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа. То есть уничтожить первичку по данной операции можно не ранее 2018 г. Ведь согласно п. 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется такой акт. В нашем случае срок хранения первички истечет к 1 января 2018 г.
Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться с периода, следующего за периодом, в котором был использован документ, то есть с 1 октября 2012 г.
Обратите внимание: если до истечения срока хранения счетов-фактур инспекция начала проверку по НДС за период, в котором налог по этим счетам-фактурам заявлен к вычету, их необходимо сохранить до завершения проверки и урегулирования всех спорных вопросов по ней.
Отметим, что документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, организация обязана хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 раздела II приложения 4, п. 22 раздела II приложения 5 и п. 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Анализируя судебную практику, можно прийти к выводу, что уничтожение счетов-фактур может привести к негативным последствиям даже в случае, когда налогоплательщик, казалось бы, соблюдал установленные НК РФ сроки хранения. А уж если документы уничтожены до истечения таких сроков, арбитры наверняка встанут на сторону инспекции.
Так, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 04.07.2012 по делу № А33-5433/2011 поддержал налоговиков, отказавших предпринимателю в вычете НДС из-за отсутствия счетов-фактур. Выездная проверка была назначена в 2009 г. за периоды 2006—2008 гг. При этом в 2006 г. предприниматель заявил к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным им еще в 2005 г. Инспекция доначислила НДС, посчитав, что налог к вычету мог быть предъявлен только в соответствующих периодах 2005 г. В региональном управлении ФНС России инспекторов поправили, указав, что вычет можно заявить и в более поздний период, но из-за отсутствия спорных документов оставили доначисления в силе. Суды встали на сторону фискалов. Они отклонили доводы бизнесмена о том, что требование инспекции о представлении документов вынесено за пределами установленного Налоговым кодексом срока хранения первички и счетов-фактур. Ведь суды нижестоящих инстанций установили, что на момент начала выездной проверки срок хранения документов не истек. Однако предприниматель, в нарушение подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ , не обеспечил сохранность документов и не принял меры по их восстановлению для подтверждения права на вычеты, несмотря на то что был ознакомлен с решением о проведении проверки, в том числе в отношении НДС. Небрежность обошлась коммерсанту почти в 1,3 млн руб. налога и пеней.
Отметим, что в данном случае бизнесмену за точку отсчета для хранения документов следовало брать 2006 г., поскольку именно в периодах 2006 г. он использовал счета-фактуры, полученные в 2005 г., для целей исчисления НДС. Кстати, предприниматель не удовлетворился проигрышем в трех судебных инстанциях и подал заявление о пересмотре дела в ВАС РФ. Заявление принято к производству (Определение ВАС РФ от 30.08.2012 № 11843/11), и, даже если спор не дойдет до Президиума ВАС РФ, узнать мнение высших арбитров по данному вопросу будет небезынтересно.
ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 30.01.2012 № А53-19232/2010 согласился с правомерностью определения налоговиками расчетным методом НДС, подлежащего восстановлению и уплате в бюджет со стоимости реконструкции здания, переданного в качестве вклада в уставный капитал другой организации. Нижестоящие суды установили, что на момент передачи основных средств в 2008 г. у компании имелись соответствующие первичные бухгалтерские документы и документы налогового учета. Однако на момент выездной проверки в 2010 г. документы, подтверждающие стоимость проведенной в 2003 г. реконструкции, налогоплательщик уже уничтожил. Арбитры указали, что установленный подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок для сохранности документов по данной операции, в том числе срок хранения первичных документов, отражающих реконструкцию спорных зданий, следовало исчислять с периода передачи имущества — 27 августа 2008 г. Поэтому уничтожить документы налогового учета компания могла не ранее 2012 г.
Специальные сроки хранения
На практике у организаций нередко возникает необходимость сохранения первички далеко за пределами общих сроков, установленных законодательством. В некоторых случаях это прямо установлено правовыми нормами, а иногда вытекает из правоприменительной практики.
Так, организация для целей учета расходов на обучение работников в целях налогообложения прибыли обязана хранить подтверждающие документы в течение всего срока действия соответствующего договора обучения. А после окончания обучения — еще и в течение одного года работы сотрудника, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены компанией согласно заключенному с организацией трудовому договору, но не менее четырех лет. Об этом говорится в п. 3 ст. 264 НК РФ .
На существование специальных сроков хранения документов, установленных главой 25 НК РФ , указал и Минфин России в письме от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270 .
По мнению финансистов, для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (четыре года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке. С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации. То есть, например, при приобретении компьютера, который с учетом Классификации основных средств включается во вторую амортизационную группу (имущество со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно), срок хранения документов, подтверждающих расходы на приобретение объекта ОС (если компьютер будет признан таковым) может составить до семи лет. Исходя же из требований Перечня срок хранения документов об определении амортизации основных средств не может быть менее десяти лет.
При переносе убытков на будущее организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда база текущего налогового периода уменьшается на сумму убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ). При этом сохранять, по мнению чиновников, нужно и первичку, подтверждающую размер понесенного убытка. Такого подхода придерживаются и некоторые окружные суды (см. постановления ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 № А12-5807/2011 и от 12.04.2011 № А55-18273/2010, Центрального округа от 12.12.2011 № А68-2312/09 и др.).
В то же время есть и судебные решения в пользу налогоплательщиков, где арбитры указывают, что сохранять первичку не требуется, тем более в случае, когда наличие убытка было подтверждено предыдущей выездной проверкой (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 01.06.2011 № Ф09-2789/11-С3). Недавно точку в этом споре поставили высшие арбитры (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12). Судьи решили, что сохранять первичные документы необходимо в течение всего срока уменьшения налоговой базы на сумму понесенного убытка, в том числе и в ситуации, когда убытки понесены правопредшественником компании. Перенос убытков осуществляется на срок до десяти лет (п. 2 ст. 283 НК РФ). А значит, с учетом глубины налоговой проверки и срока уплаты налога на прибыль срок хранения первичных документов, подтверждающих сумму понесенного убытка, в таком случае может составлять до 14 лет.
Более длительное хранение первички необходимо обеспечить и при включении в состав внереализационных расходов сумм просроченной дебиторской задолженности. Так, арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.04.2003 № А56-26135/02 указали, что первичные учетные документы, подтверждающие размер и основания возникновения дебиторской задолженности, используются и при осуществлении операции по ее списанию. Получается, что срок хранения этих документов необходимо исчислять с момента списания дебиторской задолженности. Эта позиция подтверждается и в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.09.2007 № А33-12062/2006 (Определением ВАС РФ от 31.01.2008 № 16192/07 отказано в пересмотре дела).
Хранение первички в электронном виде
Чиновники давно ничего не имеют против хранения первичных учетных документов в электронном виде (см., например, письмо Минфина России от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314). Фактически это стало возможным с момента принятия Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Положения ст. 314 НК РФ предусматривают возможность ведения регистров налогового учета в электронной форме. Согласно нормам п. 2 ст. 93 НК РФ (в редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ) документы в электронной форме, составленные по установленным форматам, могут быть представлены в инспекцию по ТКС. В бухгалтерском учете также допускается составление первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации, с оговоркой, что в таком случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и по требованию госорганов (п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).
Хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, можно. Главное условие — первичка и счета-фактуры должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью). Такие документы могут подтверждать расходы для целей налогообложения в случаях, если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 15.09.2011 № 03-02-08/96). Более того, финансисты считают, что документы, составленные в электронной форме по установленным форматам, не нужно хранить на бумажных носителях (письмо от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).
Напомним, что в настоящее время утверждены электронные форматы некоторых первичных документов — товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172). В электронной форме можно представлять налоговикам и выставлять контрагентам и счета-фактуры (формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138). Однако многие другие востребованные в хозяйственной жизни компаний документы пока «осталось за кадром», и если они составлены в электронном виде, их придется представлять налоговикам в бумажном варианте с отметкой о подписании электронной подписью (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1). Бумажные документы придется использовать и при работе с контрагентами, не имеющими соответствующих технических средств. Ведь электронный документооборот — дело добровольное.
Сроки хранения бумажных и электронных документов едины — никаких особенностей для последних законодатель не предусмотрел. На это указывают и чиновники (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
Электронные документы в архиве организации
Напомним, что право организации создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности, прописано в п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ . Деятельность созданного в компании архива должна быть организована в соответствии с упоминавшимися выше Правилами работы архивов. На возможность создания архива, в котором хранятся только документы организации и ее предшественников, указано в п. 1.2.1 данных Правил.
В разделе 3.3 Правил работы архивов приведен состав документов, подлежащих передаче в архив. Так, архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела со сроками хранения до десяти лет по общему правилу не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях компании и по истечении сроков хранения уничтожаются. Однако, как мы сказали выше, в особых случаях первичные документы могут сохраняться более десяти лет, и тогда они не должны включаться в состав актов о выделении документов с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.
Поскольку документы компании можно хранить в электронном виде, то нет и никаких препятствий для формирования электронного архива организации. В пункте 1.2.2 Правил работы архивов указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов (ЭД) рекомендован п. 2.1.4 Правил. Отбор документов на электронных носителях для передачи в архив производится экспертной комиссией организации после того, как эти документы перестали использоваться в работе компании. Экспертизу ЭД комиссия проводит во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. При этом учитывается, в частности, отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение, стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив, соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения документации и затраты на хранение. Все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.п.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Об этом говорится в п. 1.3.4 Правил работы архивов. Необходимые для этого формы приведены в приложениях к Правилам. Так, для учета электронных документов используется форма учетной карточки, приведенной в приложении 31. За единицу учета ЭД может быть принят носитель с записью файла или нескольких файлов, образующих единый программно-информационный объект, и сопроводительная документация к ним (она может быть оформлена в электронном виде или на бумаге). Носителем может быть компакт-диск, жесткий диск компьютера (винчестер) и пр. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).
Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.
Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.
Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.
Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).
Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.
Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.
Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».
Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.
Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.
Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.
