Интересы субъекта бизнеса могут лежать не только в его родном городе, но и соседних. Поэтому, для решения задач ему необходимо отправлять своих работников в служебные поездки. В число документов, которые необходимы для оформления такой поездки может входить командировочное удостоверение. Закон разрешает не использовать этот бланк, однако многие компании продолжают это делать добровольно.
До 2015 года, если производилось оформление командировки работника в другой город либо страну, этот бланк требовалось использовать в обязательном порядке.
Удостоверение тогда использовалось для фиксации сроков, которые работник проведен в поездке, а также с помощью него рассчитывались суточные при командировках.
Начиная с 2015 года , на законодательном уровне данный бланк было разрешено не применять. С этого момента удостоверение выписывалось в обязательном порядке только тогда, когда это действие прописано в учетной политике компании либо других внутренних нормативах.
В том случае, если сотруднику бланк не выписывается, сроки командировки можно подтверждать проездными билетами, чеками из гостиницы и иными квитанциями строгой отчетности.
Внимание: если , то теперь ведущую роль в оформлении этой поездки играет приказ. А уже на его основании производит составление других вспомогательных документов, в том числе и удостоверения.
Для этого документа разработана специальная унифицированная форма Т-10. Субъекты бизнеса имеют право использовать данный бланк, либо разработать свой собственный, который будет учитывать особенности функционирования. К примеру, в такой бланк можно включить сразу раздел для служебного задания, по поездке и другие модификации.
После того, как в документ внесены все необходимые сведения, он подписан руководящим лицом и проставлены печати, бланк нужно передать лицу, отправляющемуся в поездку.
Правила требуют, чтобы бланк командировки предъявлялся только вместе с паспортом либо иным документом, при помощи которого можно подтвердить свою личность.
Внимание: вместе с командировочным удостоверением может быть выписан бланк служебного задания, но он также не является обязательным. В задании нужно указать, что именно работник должен сделать за время поездки, а затем сам сотрудник делает отчет о выполнении.
После того, как работник вернулся из поездки, он оформляет по произведенным тратам, прикрепляет к нему командировочное удостоверение и сдает весь пакет документов на проверку бухгалтеру.
Файлы для скачивания:
Рассмотрим на примерах как оформляется форма командировочного удостоверения.
Сначала в документе необходимо указать полное либо короткое название организации. Рядом в таблице указывается цифровой .
Затем рядом с названием бланка нужно проставить его порядковый номер и дату, когда он был оформлен. Если это предусмотрено учетной политикой либо внутренними актами, то под данными реквизитами (номер и дата) удостоверение необходимо зарегистрировать в журнале учета командировок.
Следующим этапом в документе необходимо записать полное Ф.И.О. работника, на которого он был выписан, его номер в табеле, должность, на какой он трудится и структурное подразделение.
Может возникнуть ситуация, что работник едет не конкретно в определенную компанию, а просто в другой город. К примеру, у него может быть задание по поиску потенциальных партнеров. Тогда в данную графу записывается только название страны и города.
Сведения о цели, которая поставлена перед работником, числе дней поездки, датах его начала и завершения переносится из , служебного задания, иных сопроводительных документов.
В обязательном порядке удостоверение форма Т-10 должно включать в себя данные о документе, который может подтвердить личность самого сотрудника. Обычно, в качестве него выступает паспорт, а потому нужно указать не только название, а также номер, серию, дату оформления документа.
После оформления бланка, на нем должен поставить подпись руководитель организации. Оттиск печати ставится в том случае, когда она применяется у субъекта бизнеса.
Внизу бланка либо на его оборотной стороне могут располагаться графы, где принимающие стороны должны ставить отметки о приезде и отбытии сотрудника. Здесь обязательно нужно указать название населенного пункта, деть прибытия либо отъезда, подпись и ее расшифровку.
Если принимающая сторона использует в своей деятельности печать, то необходимо проставить ее оттиск. Но это должно быть сделано так, чтобы и оттиск, и остальная информация отлично читались.
Если у работника несколько заданий по посещению различных организаций, то они должны проставлять отметки в командировке последовательно. Благодаря этому в дальнейшем можно будет проследить весь путь работника от выезда из компании и до возвращения назад.
Внимание: в документе допускаются исправления. Чаще всего это связано с изменением сроков поездки. Однако выполнять данные исправления необходимо максимально аккуратно. Информация, которая считается неправильной, должна быть зачеркнута одной чертой так, чтобы старые сведения с легкостью читались.
В связи с тем, что бланк командировки теперь не обязательно использовать, принимающая сторона может отказать в проставлении отметок о прибытии и убытии. Однако такой отказ не может считаться нарушением в оформлении документа.
В случае, когда печати в командировке не проставлены, то для фиксации дат поездки можно применять:
Важно: служебку также необходимо оформлять и в случае, если работник для совершения поездки использовал личный либо рабочий автомобиль. Однако для подтверждения дат поездки и маршрута необходимо будет предоставить путевой лист, чеки с заправочных станций и иные документы.
Когда оформляется командировочное удостоверение, вместе с ним могут подготавливаться также еще следующие бланки:
На основании ст. 166 ТК РФ, командировкой признается поездка, осуществляемая работником, состоящим с работодателем в трудовых отношениях, на определенный срок с целью исполнения производственного задания вне места постоянного ведения трудовой деятельности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Чтобы командировка была правомерной, работодателю необходимо оформить подтверждающие ее факт документы.
Командировочное удостоверение – это документ, который оформляется работодателем с целью подтверждения факта направления труженика в командировку, а также дат его прибытия и убытия в определенные пункты назначения.
В силу аб. 2 ст. 166 ТК РФ, нюансы направления в командировки регламентируются Постановлением Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года “Об особенностях…” (далее – Постановление).
Самая первая редакция Постановления, начавшая действовать с 25 октября 2008 года, содержала следующие положения об удостоверении:
| п. 7 | о том, что удостоверение оформляется в силу решения работодателя, кроме случаев, указанных в п. 15 |
| аб. 2 п. 7 | о том, что удостоверение оформляется в одном экземпляре, вручается командированному сотруднику и хранится у него в течение всего срока командировки |
| аб. 3 п. 7 | о том, что командировочное удостоверение должно содержать фактические отметки о дате приезда, дате выезда и месте командирования, а также подпись должностного лица и печать организации, куда приехал сотрудник |
| п. 15 | о том, что для заграничных командировок не нужно было оформлять удостоверение (кроме случаев, когда командировка планировалась в одну из стран-участниц Содружества Независимых Государств) |
| аб. 2 п. 26 | о том, что в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан предоставить командировочное удостоверение (приложить его к авансовому отчету, оформляемому ) |
Ныне действующая редакция Постановления – шестая по счету, и начала действовать с 8 августа 2015 года.
По сравнению с самой первой редакцией было внесено множество изменений, вот лишь наиболее важные из них:
Как видим, теперь на работодателя не возлагается обязательство по оформлению командировочного удостоверения.
Однако законодательством не запрещено его оформление. Если работодатель решит, что удостоверение, отчет о проделанной работе и служебное задание необходимы для ведения делопроизводства, то он вполне может использовать их.
С 1 января 2013 года некоторые унифицированные формы документов по кадровому учету, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2014 года “Об утверждении…”, перестали быть обязательными к применению. Это значит, что работодатель может использовать либо унифицированную форму Т-10, либо свою собственную.
В случае, если работодатель решит использовать собственный бланк, его форму, а также основные правила по заполнению, следует отразить в локальном нормативном акте организации.
Командированный на основании приказа работодателя сотрудник самостоятельно не заполняет удостоверение. Вместо него это делают иные лица.
В частности, лицевую сторону удостоверения заполняет ответственный работник кадровой службы. Подписывает удостоверение руководитель работодателя, то есть ставит свою личную подпись и расшифровку.
Оборотную же сторону заполняют должностные лица той организации, в которую был командирован труженик. Если таких организаций несколько, то отметки о прибытии и убытии ставятся в каждой такой организации.
Правила заполнения лицевой стороны удостоверения:
| Поле | Что сюда писать |
| Форма по ОКПО | Указывается 8-значный код согласно уведомлению из Росстата |
| Наименование организации | Полное название компании-работодателя согласно учредительной документации |
| Номер документа, дата составления | Фактическая дата составления и порядковый номер документа в соответствии с принятой у работодателя системой нумерации |
| Работник, табельный номер | ФИО командированного труженика, его табельный номер |
| Структурное подразделение | Указывается название отдела, в котором осуществляет деятельность командированное лицо (например, “Отдел продаж”) |
| Должность | Должность согласно штатному расписанию |
| Командируется в | Указывается страна, город и полное наименование организации, куда командируется сотрудник |
| Цель командировки | Пишется цель (подробности см. далее) |
| На… календарных дней | Срок командировки не считая времени нахождения в пути |
| С… по… | Указываются дата начала и окончания командировки |
| Действительно при предъявлении… | Указывается название и реквизиты документа, при предъявлении которого командировочное удостоверение признается действительным (обычно, это паспорт) |
Поскольку командировка предусматривает собой выполнение какого-либо задания от работодателя за границами постоянного места труда, всегда существует цель направления, которая, в том числе, и указывается в командировочном удостоверении.
Приведем примеры целей:
Если в локальных нормативных актах предусмотрено оформление плана командировок, то цели также указываются в нем (образец см. ниже).
На основании п. 7 действующей редакции Постановления, теперь срок пребывания труженика в командировке определяется на основании проездных документов, то есть билетов на самолет, поезд, автобус и др. Предоставление этих документов осуществляется по возвращении из поездки.
Если билеты на транспорт отсутствуют, то подтверждение осуществляется на основании договоров найма жилого помещения по месту командирования (например, квитанции или справки, подтверждающей заключение договора на оказание гостиничных услуг).
Если же всего этого нет, то подтверждением будет служебная записка от ответственного лица компании, куда был направлен командированный труженик. В такой записке должны быть данные о сроке прибытия и убытия.
Итак, с 2015 года, после введения соответствующих поправок в Постановление, командировочные удостоверения перестали быть обязательными к применению, однако работодатели все также могут использовать их в работе.
Теперь подтверждением нахождения в командировке служат проездные документы, договоры о проживании или служебные записки.
Командировочное удостоверение - это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке. В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью. До 2015 года оформление командировочного удостоверения являлось обязательным, унифицированная форма Т-10 утверждена Госкомстатом России от 05.01.2004 №1.
В прошлом году порядок изменился - с 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание работникам, которые отправляются в командировку, так как требование об оформлении данных документов отменено. Однако работодатели могут продолжать использовать данные документы и далее, в частности, командировочные удостоверения (например, по унифицированной форме Т-10), если приняли такое решение и это отражено в учетной политике компании. Время нахождения работника в командировке нужно обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.
Обратите внимание, с 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны оформлять журналы учета командированных работников, однако могут продолжать оформлять журналы в свободной, утвержденной самостоятельно форме.
Как определить срок, когда работник фактически находится в командировке? Время командировки можно определить по проездным документам, предоставленным работником работодателю по возвращению. Если ваш сотрудник едет к месту командирования и возвращается на место работы на автотранспорте (служебном или личном), то срок пребывания в рабочей командировке необходимо указать в служебной записке. Если работник не может предоставить проездные документы (по причине их отсутствия), то срок нахождения в командировке работник должен подтвердить документами по найму помещения для проживания.
Оформлять командировку работника необходимо в следующем порядке:
1. Работодатель принимает решение о направлении работника в командировку.
2. Оформляются все необходимые документы для отправления работника в командировку и перечисляются деньги на командировочные расходы.
3. Когда работник возвращается из командировки, с ним производится окончательный расчет.
Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:
На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:
Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.
Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.
Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.
Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.
Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.
ФАЙЛЫ
Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.
Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.
Когда человек устраивается на работу в организацию, велика вероятность того, что его будут отправлять в служебные поездки. Факт пребывания сотрудника в деловой поездке подтверждает командировочное удостоверение.
В командировочном удостоверении содержится информация, которая касается трудовой поездки, а именно:
Бывают случаи, когда работник во время командировки посещает несколько мест.
Как тогда заполняется бланк?
В этом случае в удостоверении делается несколько отметок о дате прибытия и отбытия из каждого пункта.
Благодаря этому бухгалтеру будет намного легче подсчитать реальное время длительности поездки.
Согласно законам удостоверение должно оформляться только в одном экземпляре на специальном бланке, известном как № Т-10. Это удостоверение выдается работнику, который отправляется в служебную поездку.
Выписываться удостоверение может:
На командировочном удостоверении должна быть:
На предприятиях, где сотрудник будет пребывать в деловой поездке, в командировочном удостоверении делаются соответствующие отметки, которые подтверждают факт его прибытия и выполнения поставленных задач.
После возвращения работника с деловой поездки, он обязан предоставить в отдел бухгалтерии:
Если длительность командировки составляет всего сутки, оформлять удостоверение по форме № Т-10 нет необходимости. В этом случае достаточно будет оформить обычный приказ о направлении работника в деловую поездку.
Современный образец удостоверения (№ Т-10) чиновники утвердили 5.01.2004 года.
Кадровик обязан также быть хорошо ознакомлен с образцом формы № Т-10 прежде чем начинать заполнять его.
Скачать бланк формы № Т-10, пример заполнения и журнал учета командировочных в формате Word вы можете ниже.
Форма № Т-10 содержит следующие поля:
Во время оформления бланка очень часто допускаются ошибки, поэтому кадровик должен знать, как их исправлять.
Как известно, все юридические документы имеют определенную структуру. Это также касается командировочного удостоверения.
Данный документ должен содержать следующие сведения:
На обратной стороне такого удостоверения указываются сведения о:
Во всех местах служебной поездки сотрудник обязан поставить:
Если сотрудник проигнорирует вышеуказанные требования, то предприятие, на котором он работает, может не засчитать ему командировку.
Тот факт, что командировочное удостоверение имеет специальную структуру, означает, что сотрудник, заполняющий этот документ, обязан знать порядок заполнения бланка по форме № Т-10.
Сотрудник, который оформляет командировочное удостоверение, обязан придерживаться следующего порядка его заполнения:
Когда процесс заполнения удостоверения будет завершен, на нем ставится печать директора предприятия, на котором трудится командируемый сотрудник.
На удостоверении должна также присутствовать личная подпись работника, отправляемого в служебную поездку.
Заполнить бланк № Т-10 разрешается:
Если при заполнении удостоверения были допущены ошибки:
Бланк по форме № Т-10, как и любой другой документ, должен быть оформлен без ошибок.
После заполнения этого документа уполномоченное лицо обязано тщательно перепроверить:
Если в удостоверении при заполнении вышеперечисленных данных будут допущены ошибки, у командируемого сотрудника могут возникнуть проблемы с заселением в гостиницу и выполнением заданий на предприятии, куда он был направлен.
Однако нередки случаи, когда сроки поездки смещаются. Как быть в этом случае? Неужели переписывать удостоверение?
Командируемому работнику достаточно будет предоставить документы, объясняющие причину смещения сроков деловой поездки.
На месте командировки сотрудник обязан отметиться в отделе кадров.
Если он не сделает этого, то:
Избежать вышеперечисленных последствий удастся только, если выполнять все правила оформления бланков по форме № Т-10.
В Интернете вы найдете много полезных материалов, в которых содержится информация о правилах заполнения бланка удостоверения. 
Немало важней информации на эту тему удастся почерпнуть из видеороликов, которые создаются сотрудниками различных учебных центров.
Проанализировав множество подобных материалов, сделаем вывод, что из них кадровики узнают о том:
Как показывает практика, на некоторых предприятиях очень часто сотрудников отправляют в служебные поездки.
Неужели работник кадровой службы вручную заполняет каждое командировочное удостоверение?
Конечно, нет. Такие организации используют программы, которые помогают автоматизировать заполнение бланков.
Ускоряется процесс заполнения командировочных бланков с помощью автоматизации. Для автоматизации процесса заполнения бланков используется программа КЛАСС365.
Эта утилита имеет много полезных возможностей:
Программа поможет уполномоченному лицу сэкономить драгоценное время, которое он сможет потратить на выполнение других задач.
