Выписка — это документ, в котором говорится об отпуске конкретного сотрудника . Сам по себе график отдыха целого предприятия очень объемен и громоздок по содержанию. Выписка позволяет из него быстро получить информацию по одному сотруднику.
Кроме того она может потребоваться:
Как правило, такой документ запрашивается у начальника самим работником.
Справка! Пригодиться она может, например, если сотрудник работает на двух работах по совместительству, и выписка необходима с основного места работы для предоставления в тоже время для отпуска на другом месте занятости.
Порядок создания регламентирован Указом ВС СССР, выпущенным в далеком 1983 году: №9779-Х от 4.08.1983 года . Также следует помнить, что официального бланка для выписки также не существует . Составляется она произвольно, либо, если она затрагивает законные права и интересы сотрудника — на официальном бланке организации. Рассмотрим пример, как правильно ее сделать, а ниже вы найдете шаблон и заполненный образец выписки.
На самом верху прописываются данные организации, которые, в принципе, уже должны будут стоять автоматически, если берется бланк предприятия.
Потом ниже по центру указывается исходный документ, из которого была сделана выписка, его дата, номер и наименование. Например, «Выписка из графика отпусков №457 от 10.06.2016 «.
В «теле» прописывается:
Внимание! Документ нужно дать сотруднику не позднее трех дней с того момента, когда поступило обращение.
Печати ставят 2:
Таким образом заверяется выписка, и ей придается юридическая сила.
Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда , но без «живой» подписи должностного лица. Например, председательствующий В.В. Селиверстов.
Ответ на этот вопрос очевиден из названия — на основании утвержденного графика отпусков. Именно оттуда берутся сведения и вносятся в выписку.
Официальный бланк запроса оформляется произвольно с соблюдением правил деловых переписок в виде заявления с указанием:
Приведем пример: «Начальнику отдела по производству корпусной мебели ООО «Весна» Алексину Анатолию Валерьевичу табельный номер №765. Заявление. Прошу предоставить мне выписку из графика отпусков за ноябрь 2015 года для предъявления в ООО «Тритон», где я работаю как совместитель. Ставится дата, подпись».
Выписка из графика отпусков — очень полезный документ, который может потребоваться для самых различных целей. Составляется он чаще всего на бланке организации и заверяется должностным лицом.
23.08.2019
— это документ, регулирующий последовательность периодов отдыха персонала. Его составление обязательно для всех компаний. Данный бланк содержит даты начала и их длительности по каждому сотруднику фирмы.
Возможно оформление выписки из этого документа по письменному запросу работника или представителя руководящего состава организации. Составленный бланк обязательно нужно заверить.
Выписка из графика отпусков представляет собой документ, в котором содержится часть изначального документа, интересующая просителя.
Чаще всего информацию о датах своего ежегодного оплачиваемого отпуска запрашивает работник. Но бывает, что сведения нужны и другим лицам компании.
Наиболее частые причины запроса выписки работником:
Популярные причины оформления выписки из графика для других сотрудников компании:
Причины могут быть и другие.
Главное достоинство выписки в том, что в ней содержится только нужная просителю информация. Это особенно актуально, когда численность персонала велика и полный график отпусков занимает не одну страницу.
Также оформление такого бланка позволяет выполнить важное правило, касающееся защиты персональных данных сотрудников.
Прежде, чем приступать к формированию документа, следует получить документальное обоснование для его составления.
Если запрашивает выписку из графика работник для получения сведений о своем ежегодном оплачиваемом отпуске, то необходимо потребовать от него заявления.
В заявлении сотрудник должен указать:
Важно! Если выписку запрашивает должностное лицо компании, например, начальник подразделения, то необходимо также от него получить документальное обоснование просьбы.
Обычно оно принимает форму служебной записки, где высказывает просьба, даются пояснения, какие именно трудящиеся должны быть выбрана, а также приводится обоснование запроса.
После получения документа специалист, ответственный за ведение, составление графика отпусков и подготовку выписок формирует нужный бланк.
Как правильно сделать выписку из графика, нигде не закреплено. Ст.62 ТК РФ оговаривает лишь сроки предоставления работнику по заявлению — не позднее трех дней. Что касается внешнего оформления, то никаких категоричных и строгих правил не предусмотрено.
Это значит, что каждая компания оформляет данный документ в соответствии со своими внутренними правилами.
При этом нужно обеспечить наличие:
Подготовленный документ нужно заверить надлежащим образом, это придаст ему юридическую силу.
Как сделать заверение:
После этого готовую выписку из графика можно передать лицу, которое ее запросило.
Ниже приведен пример оформления выписки из графика отпусков, сделанной по заявлению работника для предъявления по месту совместительства.
Пример выписки из графика отпусков Не существует отдельных правил по составлению выписки из ГО. Общие требования к делопроизводству предприятий, в том числе по оформлению выписок из документов, предусмотрены в ГОСТ 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также указе Верховного совета СССР «О порядке выдачи…» от 04.04.1983 № 9779-Х. ВАЖНО! С 01.07.2018 планируется вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором будут закреплены правила оформления непосредственно выписок из документов. Учитывая данные правила, в выписке из ГО за 2017 год может быть указана следующая информация:
Такая выписка будет актуальна, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации.
В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г.
График отпусков - документ, который в конце каждого календарного года разрабатывается организацией и устанавливает очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в следующем году. В нем отражаются сведения об отпусках всех сотрудников предприятия по месяцам.
Неоплачиваемые отпуска. взятые «за свой счет», в документ не вносятся. Согласно статье 123 ТК РФ. все работодатели, за исключением физических лиц, обязаны утверждать график отпусков.
соблюдая предусмотренные законом сроки, а работники - придерживаться очередности ухода на отдых, закрепленной документом. Организацию, проигнорировавшую требование о его составлении, могут привлечь к административной ответственности: должностному лицу, по вине которого произошло нарушение, грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а юридическому лицу - штраф от 30 000 до 50 000 рублей (согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Рекомендуется начать с составления отдельных проектов для каждого отдела, возложив данную обязанность на руководителей структурных подразделений. Если речь идет об организации с большим штатом, процесс согласования графика отпусков может сопровождаться спорами, конфликтами и неувязками, особенно если среди сотрудников есть родители детей-инвалидов.
женщины, планирующие в следующем году уходить в декретный отпуск, или несовершеннолетние работники. Во избежание долгих препирательств стоит подробно прописать процедуру согласования и утверждения в коллективном договоре. правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте.
В 2015 году Иванов С. М. использовал всего 20 дней положенного ему отдыха, поэтому при составлении графика отпусков на 2018 год по согласованию с работником указали не 28, а 36 календарных дней (28 за текущий рабочий год, 8 - за прошлый). Чтобы избежать путаницы, сотрудник отдела кадров сделал в графе «Примечание» соответствующую запись: «8 дней за 2015 год».
Важно: оставшиеся с предыдущего года дни можно как присоединить к отпуску, который полагается сотруднику в новом году, так и предоставить с определенным интервалом до или после основного отпуска. Но в любом случае прошлогодний «остаток» должен использоваться работником единовременно, как того требует часть первая статьи 125 ТК РФ.
В случаях, когда продолжительность такого отпуска менее 7 дней;
Не вносятся.
График отпусков образец заполнения в 2018 году При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков. Внесение изменений в график отпусков Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения.
Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Где в графике отпусков отражаются изменения Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
На практике ежегодный основной отпуск часто предоставляется непосредственно после выхода из декрета, так что лучше заранее узнать у женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам, планирует ли она использовать такую возможность - если да, то соответствующим образом отразите период отдыха в графике отпусков. Что делать, если по вине работодателя находящуюся в декретном отпуске женщину попросту забыли внести? Такие случаи, к сожалению, наблюдаются сплошь и рядом, но это не повод лишать человека заслуженного отдыха: сотруднице достаточно просто написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать точные даты с руководством компании.
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2021 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2020.
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
| Что отразить в графике | Комментарий |
|---|---|
| Список сотрудников | В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор |
| Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
| Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
| Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .
Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.
Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.
График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:
| Вид отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
| Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
| Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
| Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.
Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.
Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:
| Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | |||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого отработано за I половину месяца | |||
| 4 | 5||||||||||||||||||
| 1 | Петрова Елена Федоровна, бухгалтер | 054 | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | Я | 6|
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48|||||||||||||
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
График отпусков – локальный нормативный акт, регламентирующий последовательность и длительность предоставления отпусков в рамках какого-либо предприятия. Составление подобного документа – трудовая обязанность руководства любой организации. В нем указывается сводная информация обо всех сотрудниках. И, соответственно, каждый работник имеет право потребовать из него выписку для личного пользования.
Нормативно-правовой основой составления графика является ряд законов и законодательных актов:
При этом закон не запрещает работодателю отреагировать на устное требование от коллеги . И выдать любую справку на этом основании. Но, если этого не происходит, работник не сможет доказать, что его трудовые права нарушены, и наниматель игнорирует правила, изложенные в ст. 62 ТК РФ .
Поскольку нет особенных требований к выписке графика, этот документ составляется по общим стандартам, прописанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (требования к оформлению документов). Согласно общему правилу, в ней должны быть обязательные реквизиты :
Если бумагу готовил рядовой сотрудник кадровой службы, начальник кадров свою подпись на справке не ставит.
В середине документа расположена таблица, куда переносятся все данные из графика. В нее входит информация:
Если в основном документе есть пометки и замечания, они также переносятся в выписку.
Все реквизиты должны соответствовать официальным данным организации , именно поэтому выписка составляется на фирменном бланке (в шапке которой указаны общие сведения о компании).
Все чаще отдел кадров ссылается на ФЗ № 152 «О персональных данных» в вопросе предоставления информации о трудовом отдыхе другого сотрудника. В этом законе четко не прописано, относятся данные сведения к персональным или нет, поэтому каждая организация отвечает на этот вопрос самостоятельно.
Чаще всего, заявителю выписываются сведения только о его отпуске , поскольку другие работники не давали разрешения на распространение информации о них (ст. 7 ФЗ № 152).
В случае если начальник подразделения этой же организации укажет в служебной записке, что ему нужны данные об отпуске нескольких человек, то кадровик такие сведения предоставляет в виде служебной записки.
Юридическую силу выписке дает правильное заверение. Для этого кадровик, составляющий бумагу, должен:
Приведенный пример является приблизительным. Некоторые крупные компании разрабатывают внутренние правила документооборота, включая выписки из каждой формы или бланка. Однако обязательными условиями являются:
Порядок работы с графиком отпусков, от составления до практического применения, описан в следующем сюжете.
