Главные достоинства любого нормативного документа - краткость и ясность. Очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, невозможно исполнять. Также, очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно - его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные.
Назначение должностной инструкции - объяснить подчиненному, что от него требуется, но мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на работе по мотивированию подчиненного.
Должностные инструкции являются основной несущей конструкцией любой системы управления.
Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных, и подписываются они также руководителями структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Утверждает должностные инструкции Первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план фирмы и/ или его корректировки. Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом.
Главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация. Т.е. целью написания должностных инструкций является формализация задач и функций сотрудника, но формализм - признак плохо написанной инструкции. Очень часто встречаются документы, которые скопированы (полностью или с адаптацией к конкретной компании) с имеющихся в продаже сборников типовых примеров должностных инструкций. При этом содержание должностных инструкций не всегда соответствует фактическим должностным обязанностям сотрудников, т.е. то, что записано "на бумаге", не соответствует тому, как это выполняется на практике. Более того, зачастую положения должностных инструкций сформулированы таким образом, что определить из них, что же конкретно должен делать сотрудник и за что он несет ответственность, достаточно трудно.
Еще одна ошибка составления инструкций - поверхностность и использование общих формулировок. Такой подход допустим лишь в том случае, когда в компании существуют не только должностные инструкции, но и отдельные подробные процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной инструкции будет написано много, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но несмотря на это должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того, необходимо отметить, что все положения должностной инструкции равны по степени важности.
Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, они бесполезны, если сотрудник не знает их назубок. В некоторых зарубежных организациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых игр: сотрудник должен уметь применять инструкции в разных ситуациях.
Правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция, являясь важным организационно-правовым документом, должна включать перечень функциональных обязанностей работника, квалификационные требования для замещения данной должности, определять степень его ответственности и компетентности
Критерии оценки эффективности труда, содержащиеся в должностной инструкции, значительно облегчат руководителю процесс взыскания и премирования. Ее можно использовать при аттестации сотрудников, при разрешении трудовых споров
Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС)
При разработке должностных инструкций также учитываются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст
Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными) . Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции. Примеры типовых инструкций:
Типовая структура Должностной инструкции:
I. Общие положения. Указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности, порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности, подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности
II. Цели. Формулируются цели, которые руководство организации ставит перед работником по данной должности
III. Функции. Определяются конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения; указывается форма участия работника в управленческой деятельности: руководит, утверждает, исполняет, согласовывает и т. д
IV. Информационные взаимоотношения. Связи по должности. Перечисляются содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается
V. Права. Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям
VI. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав; указываются показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника
Д. и. разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем, подписывается руководителем подразделения или специалистом -- разработчиком, утверждается первым руководителем организации, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку
Прежде всего, должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак по порядку.
Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
Во-вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
В-третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
В-четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.
В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.
Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением, т.е. все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. Из-за этого появляются должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить, чтобы этого не происходило.
Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.
Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам: - название должности; - наименование структурного подразделения; - цель должности (зачем она существует); - подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется); - перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам. Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов: а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата", б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей.
При составлении должностной инструкции важно придерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?
Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.
Основные требования к форме должностной инструкции
В обязательном порядке в должностную инструкцию должны входить следующие пункты:
1. Непосредственная подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Но действительным является только то положение, которое существует на бумаге.
2. Порядок назначения и освобождения от должности. Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа.
3. Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но не достаточно прямой ссылки на должностную инструкцию - необходимо перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой - положение об отделе и настоящая должностная инструкция.
Разделы должностной инструкции
Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы:
В данном разделе указывают:
1. Категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) - руководитель, специалист, технический исполнитель.
2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела “требования к квалификации” квалификационных характеристик по должностям служащих. Однако в общих положениях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37) определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.
В характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное категорирование по оплате труда. Квалификационные категории по оплате труда устанавливаются руководителем организации. При этом учитываются:
· степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей;
· ответственность за принимаемые решения;
· отношение к работе;
· эффективность и качество труда;
· профессиональные знания;
· опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности;
· другие факторы.
3. Порядок назначения и освобождения от должности .
4. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия .
Пункт разрабатывается на основании раздела “должен знать” квалификационных характеристик должностей служащих.
5. Наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник.
6. Перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются). Данный пункт может быть включен в раздел “Должностные обязанности”.
7. Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
Пункты 3, 5 - 7 разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях организации, положения о персонале.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.
3.1. Обязанности
В этом разделе указывают должностные обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения организации с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.
Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела “должностные обязанности” квалификационных характеристик по должностям служащих.
При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.
Требования к квалификации сотрудника могут быть изложены и в отдельном разделе должностной инструкции с одноименным наименованием. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.
В этом разделе приводят перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами организации.
Конструкция раздела “Права” в наиболее общем виде может быть следующей:
Служащий вправе:
1. Знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы.
2. Присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения).
3. Участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей.
4. Вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков.
5. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений.
6. Запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
7. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).
8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
9. Требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
В данной статье может быть зафиксировано право служащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством Российской Федерации.
Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:
1. Действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
2. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
3. Сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.
Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.
Например:
Главный бухгалтер организации вправе:
3. Проверять в структурных подразделениях организации соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей.
Однако не следует забывать, что зачастую конкретизация прав приводит к ошибкам. Так, право главного бухгалтера, изложенное в п. 3 вышеприведенного примера, скорей является его обязанностью.
Положения о взаимодействии со структурными подразделениями организации можно обобщить в отдельный раздел “Взаимоотношения”.
Конструкция такого раздела, например, может быть следующей:
Начальник отдела документационного обеспечения в процессе работы взаимодействует:
1. Со всеми руководителями структурных подразделений организации - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами, подготовки и представления необходимых руководству материалов.
2. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
3. С отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела, документационного обеспечения.
4. С отделом материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.
Как правило, порядок взаимодействия сотрудников структурных подразделений определен Положениями об отделах, службах, и дублирование в должностных инструкциях не обязательно - достаточно отсылки. В том случае, если речь идет о должностной инструкции самостоятельного специалиста (не входящего в штат какого-либо подразделения), целесообразно подробно изложить его взаимоотношения с подразделениями и отдельными специалистами.
3.3. Ответственность
Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства. В данном разделе должностной инструкции можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.
Например:
Главный бухгалтер несет ответственность за:
3. Несвоевременное проведение проверок и документальных ревизий в структурных единицах предприятия.
4. Нарушение сроков предоставления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.
Как правило, такое подробное регламентирование ответственности сотрудника в должностной инструкции обусловлено наиболее часто встречающимися нарушениями конкретных положений законодательства, халатным отношением к отдельным обязанностям. Однако основными нормативно-правовыми документами, которые должен знать и которыми должен руководствоваться, например, главный бухгалтер организации, является Закон РФ “О бухгалтерском учете”, Налоговый кодекс РФ и иные документы, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером. Перечислить в должностной инструкции все возможные правонарушения, характерные для данного участка работы в финансово-хозяйственной деятельности организации, весьма затруднительно.
Представляется, что разработка юристами организации специальных таблиц, сводов извлечений из основных нормативно-правовых актов по вопросам ответственности служащего и ознакомление его с ними под расписку, является более разумным и эффективным. В должностной инструкции же можно отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности за их совершение.
В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений -- пункты о нарушении субординации.
Указывается наименование, номер и дата принятия документа.
Например (по должностной инструкции главного бухгалтера):
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Положением о главной бухгалтерии от 15.09.98 № 1--41.
4. Подпись руководителя структурного подразделения
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако ее могут разработать и иные структурные подразделения.
В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой службой, проставляется подпись ее руководителя, а в случае составления иными структурными подразделениями - их руководителями.
В состав реквизита “Подпись” входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
· личная подпись;
· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Начальник кадровой службы Личная Ф.А. Карпов
5. Согласование
Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. В случае если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующим структурным подразделением или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Личная подпись Т.Ф. Макаров
Приведенная форма - это унифицированная форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделы должны быть обязательно. А дальше можно написать еще сколько угодно пунктов. Это тот костяк, тот минимум, без которого нет этого документа.
Для единообразного порядка разработки, согласования и утверждения должностных инструкций в организации целесообразно разработать схему по нижеприведенному образцу:
Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка об ознакомлении в самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства.
Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения организации.
Должностные инструкции составляются в соответствии со специальным ГОСТом, который существует на все кадровые документы - 6.38.90 ("Требования к оформлению документов").
На юридическую силу влияют три группы реквизитов.
1. Первая группа называется "Реквизиты бланка". Служебная документация не пишется на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А4 и написать: "Утверждаю", "Должностная инструкция" - писать необходимо на бланках. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и так далее.
2. Вторая - "Реквизиты состава удостоверения документов".
3. Третья группа реквизитов - это "Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления".
Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера и написать название города. Некоторые недовольны тем, что наименование «должностная инструкция» пишется в углу. В принципе, если сделать название в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.
В целом инструкция может действовать годами. Изменения требуются только в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием организации и т.д.
Некоторые кадровики обновляют должностные инструкции, например, если сменился работник, расписавшийся на инструкции. Следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность .
Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. В этом случае зачеркивание не допускается.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОНЯТИЕ, СОДЕРЖАНИЕ, РАЗРАБОТКА
Эффективность деятельности организации зависит от множества факторов, и не последним из них является производительность труда ее персонала.
Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно увеличить прибыль организации. Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. В качестве «точки опоры» такой системы принято использовать штатное расписание организации. Это объясняется прежде всего тем, что данный документ является обязательным с точки зрения действующего законодательства
Составлению штатного расписания предшествует процедура определения потребности в персонале организации. Она может быть различна по используемым принципам и методам, но основу ее составляет определение круга обязанностей каждого структурного подразделения и его сотрудников, а также квалификации персонала, необходимого для их выполнения. Для закрепления обязанностей используются положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и рабочие регламенты. Таким образом, можно заключить, что должностная инструкция и рабочий регламент являются краеугольным камнем работы по организации труда персонала. В настоящей статье мы рассмотрим понятие и место должностной инструкции в деятельности фирмы, ее структуру, порядок разработки, утверждения и внесения в нее изменений.
Что же такое должностная инструкция? Большой юридический словарь дает нам следующее определение: «Должностная инструкция - это краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации»
Схожее определение дается и в Современном экономическом словаре: «Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме»
Как видно из данных дефиниций, основной акцент делается на определении круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на определенную должностную единицу. При этом необходимо четко понимать, что речь идет не об описании трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а об описании функционала определенной должности. Под должностью же в деловой практике принято понимать первичную структурную единицу штатного расписания организации, определяющую содержание, объем
полномочий и место в иерархической структуре организации лица, ее замещающего. Должностная инструкция, по своей сути, имеет две основные функции. Она является как инструментом структурирования производственных процедур, так и инструментом регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу. На практике эти две функции достаточно часто смешивают. Что приводит в том числе и к проблеме определения правовой природы должностной инструкции. В литературе на этот счет высказывается две противоположных точки зрения. Наиболее распространенным в настоящее время является подход, в соответствии с которым должностные инструкции являются локальными нормативными актами
Однако отдельные авторы считают ее актом применения нормы права. При этом необходимо четко понимать, что локальные нормативные акты отличаются от актов применения трудового права по адресату (неопределенный круг лиц или конкретно определенные лица), времени действия (однократность и неоднократность), цели издания. Кроме того, локальное правотворчество приводит к появлению новых норм права, хотя они и основываются на общих нормах и не должны им противоречить. Акты же применения норм трудового права приводят не к появлению норм, а к возникновению, изменению или прекращению прав и обязанностей их адресатов.
На наш взгляд, авторы, утверждающие, что должностная инструкция является актом применения нормы права, не учитывают, что данный документ направлен на должностную единицу, а не на конкретного работника, ее замещающего, и в данном случае не имеет особого значения, сколько таких единиц в штате, одна или несколько десятков. Объективной причиной и в некотором роде оправданием здесь может служить то, что само понятие «должность» у многих работников кадровых служб и руководителей организаций ассоциируется со специалистами и управленческим персоналом. А данным категориям присуща определенная уникальность выполняемых задач, зависящая от замещающего ее сотрудника. В результате достаточно часто возникают ситуации, когда одна и таже позиция штатного расписания, не изменяя своего наименования, наполняется новым содержанием при приеме сотрудника на место уволившегося. Вопрос четкого определения правовой природы и функционала должностной инструкции не только важен с теоретической точки зрения, но и порождает множество практических последствий, начиная с вопросов утверждения должностной инструкции и заканчивая порядком его применения. Смешение же функций, как правило, приводит к снижению эффективности использования должностной инструкции как элемента структурирования производственного процесса. Результатом этого обычно выступает необходимость в дополнительных элементах описания структуры взаимодействия штатных единиц и поверхностность описаний рабочих процедур в самой должностной инструкции.
Кроме того, как показывает практика, это не идет на пользу и использованию должностной инструкции как элемента регулирования трудовых правоотношений с конкретным работником. В рамках трудовых отношений задачи должностной инструкции обширны и разнообразны. Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:
- получить четкое представление о трудовой функции работника;
- грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;
- определять необходимую квалификацию персонала;
- эффективно проводить аттестацию рабочих мест;
- эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;
- снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
На должностную инструкцию могут быть возложены и другие задачи. Так, в ряде случаев она может упростить порядок доказывания налоговой инспекции экономической обоснованности затрат на деятельность персонала. В частности, должностная инструкция может помочь доказать факт использования личного автотранспорта сотрудников в производственных целях, необходимость повышения квалификации персонала, обоснованность международных и междугородних телефонов и многое другое.
Особо стоит остановиться на вопросе соотношения должностной инструкции и трудового договора сотрудника. В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ в трудовой договор в обязательном порядке должны быть включены следующие положения:
- идентификационные данные сторон;
- место и дата заключения трудового договора;
- место работы;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
- дата начала работы;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим кодексом и иными федеральными законами;
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Типовая должностная инструкция, как правило, включает в себя следующие разделы:
- область деятельности работника, категорию должности (руководитель, специалист и т. п.), место в структуре организации, порядок и условия назначения и освобождения от должности, порядок замещения во время его отсутствия, квалификационные требования к сотруднику, перечень нормативных документов.
- цели, к достижению которых должен стремиться сотрудник, занимающий данную должность;
- должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур);
- права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности замещает в порядке текущего замещения, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника, часто включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей);
- ответственность (какие конкретные действия являются основаниями для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности работника).
Простое сравнение показывает, что ряд положений, которые входят в должностную инструкцию, пересекаются с обязательными условиями, подлежащими включению в трудовой договор. Прежде всего это касается описания трудовой функции. Подобное пересечение позволило ряду авторов утверждать, что должностные инструкции являются составной частью трудового договора и рекомендовать в трудовом договоре формулировать трудовые обязанности работника путем отсылочной нормы на должностную
инструкцию. Более того, подобный подход используется и государственными органами. Так, служба по труду и занятости в своем письме указывает: «Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ». Такой подход представляется упрощенным и не совсем верным. Трудовой договор и должностная инструкция - это совершенно разноплановые документы.
Первый является двухсторонним соглашением между работником и работодателем, второй - односторонним актом работодателя. Трудовой договор определяет прежде всего права и обязанности организации и сотрудника по отношению друг к другу, а должностная инструкция структурирует взаимоотношения между штатными единицами организации. Кроме того, при правильном построении работы в организации должностная инструкция является первичной по отношению к трудовому договору.
Сначала определяется круг обязанностей и квалификационные требования, и только после этого подыскивается человек, отвечающий таким требованиям и способный выполнять эти обязанности. Вместе с тем ссылка на должностную инструкцию в трудовом договоре представляется необходимой. Поскольку она содержит описание служебных процедур и функционала, который должен выполняться лицом, замещающим соответствующую должность, и, соответственно, в этой части во многом определяет трудовую функцию, которую планируется возложить на конкретного работника. При этом необходимо понимать, что в трудовых отношениях между конкретным работником и работодателем основным документом является все-таки трудовой договор и, соответственно, если между работником и работодателем возникнет спор об объеме или видах выполняемых работ, определяющим будет именно содержание трудового договора. Соответственно, если работодатель хочет эффективно использовать должностную инструкцию, трудовой договор с работником должен содержать соответствующую ссылку. По этой же причине имеет смысл включать в трудовой договор и указание на обязательность выполнения положения о структурном подразделении и других локальных актов.
Кроме того, в силу многих организационных причин должностная инструкция, как правило, более детальна, чем трудовой договор. Она содержит также множество организационных моментов, позволяющих более точно определить порядок выполнения возложенной на работника трудовой функции. Однако все это не исключает требования действующего законодательства, а также техническую необходимость включать в трудовой договор описание трудовой функции работника и, соответственно, в трудом договоре нельзя ограничиться простой ссылкой на должностную инструкцию.
Составление должностной инструкции - это достаточно сложный и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению. Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.
1. Подготовительный этап. На данном этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг обязанностей и место в организационной структуре.
2. Разработка проекта должностной инструкции. На этом этапе документ наполняется реальным содержанием. Фиксируются обязанности, определяются права.
3. Согласование проекта должностной инструкции.
4. Утверждение должностной инструкции.
5. Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.
Наиболее трудоемкими являются первый и второй этапы работы. Остальные, по сути, представляют собой организационные действия, необходимые для эффективного использования данного документа. Серьезным подспорьем в разработке должностной инструкции могут послужить квалификационные справочники.
Данные акты содержат квалификационные характеристики, которые в соответствии с заявленными целями предназначены для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Эти документы являются рекомендательными, однако позволяют получить общие ориентиры при определении видов работ и требующегося уровня подготовки для их выполнения.
Рассмотрим для начала идеальный вариант разработки должностной инструкции. Должность вводится во вновь создаваемом структурном подразделении для выполнения обязанностей, возникших в связи с расширением видов деятельности. Например, оптовая компания решает открыть магазин и осуществлять торговлю в розницу. На первом, подготовительном этапе необходимо определить цели, задачи и виды работ, структурные связи, в которых будет задействован новый персонал. Любая из них имеет свои положительные и отрицательные стороны, и выбор, какую из них использовать, зависит от уровня квалификации и предыдущего опыта сотрудников, осуществляющих сопровождение процесса создания нового структурного подразделения. На наш взгляд, одной из самых удобных методик является методика составления карты бизнес-процессов (технологических карт).
После определения видов работ и производственных процессов необходимо оценить их общую трудоемкость и затем определить численность персонала, необходимого для их осуществления. Определение трудозатрат, то есть, по сути, нормирование труда, - это один из самых сложных этапов работы.
Раньше над этими вопросами трудились научные институты, выверявшие и рассчитывающие нормы по каждому виду работ. К сожалению, в настоящее время большая часть нормативов уже устарели и могут использоваться только при условии их серьезной адаптации.
Как правило, коммерческие организации не располагают необходимыми ресурсами ни для адаптации существующих норм, ни для разработки собственных. Поэтому трудозатраты и количество персонала в большинстве случаев оцениваются исходя из внутреннего убеждения топ-менеджеров с последующей корректировкой опытным путем. Большим подспорьем может послужить и наличие принципиальных схем производственного процесса. На этом же этапе определяются предполагаемые размеры заработной платы, будущих сотрудников и общие затраты на персонал. Планирование заработной платы позволяет рассчитывать эффективность использования персонала и производительность труда. Этот этап заканчивается утверждением штатного расписания нового подразделения.
Определение видов работы и производственных процессов, осуществляемых в структурном подразделении, - это, по сути, половина работы над должностной инструкцией. На втором этапе остается только выделить из общего объема конкретные действия и связи по должности и определить уровень квалификации, необходимый для их осуществления. При этом необходимо понимать, что для организации невыгодны ни завышение, ни занижение данного уровня. Завышение квалификационных требований к персоналу ведет к проблемам в его поиске и необоснованному росту стоимости персонала для компании, ведь уровень заработной платы и компенсационного пакета напрямую зависит от квалификации работника. Занижение же квалификационного уровня неизбежно ведет к тому, что возложенная на сотрудника работа не будут выполнена или будет выполнена с низким качеством. Идеальные варианты встречаются достаточно редко. Более обычной является ситуация, когда новая должность «выделяется» из уже существующих должностных обязанностей или вводится в связи с возникновением новых в уже существующем подразделении. Как правило, это производится при росте непрофильных операций, выполняемых сотрудниками вследствие роста общей нагрузки на персонал или изменения условий труда. В данном случае процедура несколько отличается от вышеизложенной.
Работа по введению новой должности в уже существующее и активно работающее подразделение начинается с определения, от каких обязанностей она должна освободить уже существующие должности и какие обязанности предполагается возложить на нее дополнительно. Затем проводится оценка предполагаемой эффективности введения данной должности. Оценивается количество времени, которое будет перенаправлено сотрудниками на основную работу, увеличение качества работы и ряд других показателей. Одновременно оценивается стоимость привлечения нового сотрудника (затраты на поиск и наем, заработная плата и компенсационный пакет) исходя из соотношения этих двух цифр и определяется возможность введения новой должности.
Рассмотрим данную ситуацию на примере введения в штатное расписание юридического отдела, должностей секретаря или помощника. В юридическом отделе всегда присутствует значительный документооборот. В отдел поступают документы на согласование (договоры, служебные записки, заявки подразделений и т. п.), после их поступления работа распределяется между сотрудниками, затем поток документов направляется в обратном направлении. В небольших и средних организациях отслеживать их не составляет значительного труда.
Однако с ростом организации происходит и значительный рост документооборота. Документы начинают «теряться» между отделами, возникают задержки при их согласовании, при этом установить, по чьей вине они происходят, достаточно сложно. Для фиксации входящей и исходящей документации и контроля за прохождением согласования документов, разработанных в юридическом отделе, необходимо отвлекать квалифицированного юриста, растет объем непрофильной работы, а также работы, не требующей высокого уровня специальной квалификации. На этом фоне введение должности секретаря в юридический отдел может стать насущной необходимостью.
При этом проводится оценка обязанностей, которые можно возложить на данную должность. Например, работа по открытию расчетных счетов общества, сбор и заверение копий учредительных документов, получение выписок из Единого государственного реестра юридических лиц не требуют высокой квалификации, хотя и предполагают наличие определенных базовых теоретических знаний и навыков. Исходя из наличия или отсутствия подобных работ и определяется, вводить должность секретаря или помощника юриста, на которого будут возложены и секретарские функции.
Согласование должностной инструкции - это одна из необходимых административных процедур. Документ проходит два типа согласований. Первый - технические согласования, это прежде всего согласование юридическим подразделением, которое призвано выявить возможные нарушения трудового законодательства, по ряду должностей производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда, достаточно часто производится и согласование с финансовым подразделением компании, для определения уровня затрат.
Второй тип - согласование со структурными подразделениями организации. Данная процедура преследует несколько целей. Прежде всего она направлена на исключение дублирования должностных обязанностей и на информирование руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Кроме того, необходимо понимать, что введение новых должностей обычно ведет к необходимости корректировки должностных инструкций и других сотрудников, и согласование как раз помогает определить, какие из них подлежат корректировке.
Действующее законодательство не устанавливает требования о согласовании должностных инструкций с представительными органами работников, но в ряде случае это может помочь избежать в последующем возможных конфликтов, особенно когда речь идет об изменении уже существующих должностных инструкций.
Следующий этап - это утверждение согласованной инструкции. Как правило, они утверждаются путем издания приказа полномочным лицом организации. При этом на самой инструкции проставляется гриф «Утверждено» с указанием реквизитов соответствующего приказа. На практике встречается и непосредственное утверждение должностных инструкций путем проставления подписи полномочного представителя и даты непосредственно на титульном листе документа. Однако такой подход, на наш взгляд, не совсем корректен. Прежде всего потому, что порядок выражения воли юридического лица путем издания соответствующего приказа предпочтительнее, в том числе и с точки зрения облегчения процедуры доказывания при возникновении трудового спора. Кроме того, это позволяет избежать необходимости вести отдельные книги учета утверждения и внесения изменений в должностные инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копию, которую выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Копии должностных инструкций, выдаваемых работнику и в структурные подразделения, как правило, заверяют.
Обычно это делается подписью руководителя структурного подразделения, отвечающего за кадровую работу в организации. При необходимости должностная инструкция полностью или в части может быть передана в другие структурные подразделения.
Последний этап - это ознакомление с должностной инструкцией работника, который занимает соответствующую должность. Если это вновь принимаемый сотрудник, то ознакомление с должностной инструкцией должно производиться одновременно с заключением трудового договора.
Необходимо отметить, что в соответствии с абзацем 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ «трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя… при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе». Соответственно, работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией не позднее оформления письменной формы договора. Однако в идеальном случае это должно производиться в момент фактического допуска сотрудника к работе, даже если сама письменная форма договора к этому моменту еще не готова.
При этом необходимо четко понимать, что должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией и факт получения им ее копии фиксируется собственноручной подписью с проставлением даты. Подпись принято так же собственноручно расшифровывать. Как правило, для этой цели вместе с должностной инструкцией сшивается и «лист ознакомления». В ряде случае лист ознакомления прикладывается к приказу об утверждении должностной инструкции. На наш взгляд, это не совсем корректно, так как в этом случае работник подтверждает факт ознакомления с приказом, а не с самим текстом должностной инструкции.
Должностная инструкция - это живой и работающий документ и, поскольку методики и методы труда, а также организационные связи подразделений постоянно изменяются в соответствии с требованиями рынка, вслед за ними в оперативном порядке должны изменяться и должностные инструкции. Для сохранения их эффективности необходимо своевременно приводить их содержание, так же впрочем, как и иных локальных нормативных актов в соответствии с изменяющимися задачами, обеспечивая тем самым необходимую гибкость системы управления. Обеспечение данного процесса обычно регламентируется внутренним актом работодателя - «Положением о порядке разработки и утверждения должностных инструкций». Такой документ содержит порядок инициирования процесса внесении изменений в действующие должностные инструкции или введения новых, определяет порядок их разработки и согласования, а также общую структуру документа. В качестве примерной формы, можно использовать целый ряд Положений, утвержденных различными государственными структурами. В частности, Таможенный комитет РФ включил в свое положение следующие разделы:
1. Общие положения, в которых изложил основные дефиниции и цели разработки должностной инструкции. Указал, что инструкция разрабатывается по каждой должности, и указал на нормативную базу, используемую при их разработке.
2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции, включающие также требования по ее оформлению.
3. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции.
На наш взгляд, для удобства работы третий раздел можно разбить на два блока - порядок разработки и порядок согласования, утверждения и введения. Это позволит более детально изложить порядок разработки инструкции как представляющий наибольший практический интерес.
Инициатива об изменении должностной инструкции может исходить из разных источников. Это может быть работник, занимающий соответствующую должность, руководитель структурного подразделения, в котором данная должность находится, или руководитель подразделения, с которым осуществляется взаимодействие. Как правило, предложения по внесению изменений в должностные инструкции готовятся в письменном виде и подаются на рассмотрение руководителю кадрового подразделения, который проводит оценку их целесообразности и организует их согласование с заинтересованными лицами. При этом имеет серьезное значение, насколько внесение изменений в должностную инструкцию может изменить трудовые обязанности лица, занимающего данную должность. Необходимо учитывать, что в соответствии со статьей 72.1 Трудового кодекса РФ постоянное изменение трудовой функции работника является переводом на другую работу, и такое изменение допускается только с письменного согласия работника. На практике данное применение данного положения закона может вызывать определенные затруднения. Необходимо соразмерять, затрагивают ли внесенные в должностную инструкцию изменения трудовую функцию или же относятся к процессу организации труда. Например, изменение порядка подачи ежемесячной отчетности сотрудника не требует его предварительного согласия. Однако, например, возложение на консультанта торгового зала обязанности по приемке и учету товара уже будет являться изменением его трудовой функции и должно оформляться соответствующим образом.
Обычно руководитель кадрового подразделения отвечает и за своевременную корректировку должностных инструкций, вызванную сменой организационной структуры или внесением изменений в отдельные локальные нормативные акты. Работа над структурированием организационных связей, разработка должностных инструкций и рабочих регламентов - трудоемкий и кропотливый труд. Но это именно та работа, которая способна привести к росту эффективности и производительности труда и, как следствие, к увеличению конкурентных преимуществ организации на рынке.
Страница
2
Еще одна ошибка составления инструкций - поверхностность и использование общих формулировок. Такой подход допустим лишь в том случае, когда в компании существуют не только должностные инструкции, но и отдельные подробные процедуры, инструкции и методики выполнения работ. Лучше, если в должностной инструкции будет написано много, подробно и четко, чем мало и неконкретно. Но несмотря на это должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения. Кроме того, необходимо отметить, что все положения должностной инструкции равны по степени важности.
Кроме того, как бы хорошо ни были написаны инструкции, они бесполезны, если сотрудник не знает их назубок. В некоторых зарубежных организациях ознакомление с пакетом методических документов происходит с помощью ролевых игр: сотрудник должен уметь применять инструкции в разных ситуациях.
Правильно написанные инструкции увеличивают эффективность работы на каждом участке, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.
Прежде всего, должностная инструкция нужна для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. Итак по порядку.
Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
Во-вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
В-третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
В-четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.
В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.
2.3 Основные требования к составлению должностных инструкций
Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением, т.е. все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции - это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. Из-за этого появляются должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих. Необходимо следить, чтобы этого не происходило.
Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций. Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными. Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.
Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам: - название должности; - наименование структурного подразделения; - цель должности (зачем она существует); - подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется); - перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам. Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов: а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата", б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей.
При составлении должностной инструкции важно придерживаться единого стиля, потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла?
Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.
Основные требования к форме должностной инструкции
В обязательном порядке в должностную инструкцию должны входить следующие пункты:
1. Непосредственная подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Но действительным является только то положение, которое существует на бумаге.
2. Порядок назначения и освобождения от должности. Этот порядок не изменился: назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа.
2. Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Но не достаточно прямой ссылки на должностную инструкцию - необходимо перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой – положение об отделе и настоящая должностная инструкция.
Разделы должностной инструкции
Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД включает следующие разделы:
В данном разделе указывают:
1. Категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.
