К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка входящих документов включает:
· прием и первичную обработку документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрацию;
· рассмотрение документов руководством;
· передачу на исполнение.
Первичная обработка документов
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.
Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
Предварительное рассмотрение
После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
Распределение документов
Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Регистрация документов
Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
Рассмотрение руководством
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.
Резолюция переносится в регистрационную форму.
Передача на исполнение
Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.
Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:
· проверка правильности доставки документов;
· проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
· фиксация факта получения документов;
· подготовка их к исполнению;
· передача документов исполнителям.
Исходящие документы могут быть отправлены: по почте; курьером; по факсу; электронной почтой.
Этапы обработки исходящих документов:
Подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
Регистрация документа;
Отправка документа адресату;
Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.
Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы и т. п.).
Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов".
После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.
Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.
Работа с внутренними документами
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:
Составление проекта документа исполнителем;
Проверка правильности оформления проекта документа;
Согласование проекта документа;
Подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях);
Регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
Передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
Контроль исполнения документа;
Исполнение документа;
Проставление отметки об исполнении;
Подшивка исполненного документа в дело.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация необходима:
Для обеспечения сохранности документов;
Для удобства поиска документов;
Для учета и контроля исполнения документов.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:
печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
информационные материалы, присланные в копии для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
прейскуранты;
пригласительные билеты;
программы конференций, совещаний;
Документы регистрируются в организации один раз : создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Формы регистрации документов:
Централизованная;
Децентрализованная;
Смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов). Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д.
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
Входящие документы;
Исходящие документы;
Внутренние документы;
Контракты коммерческие;
Документы, имеющие гриф ограничения доступа.
В свою очередь внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Например: приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу, протоколы, акты и т.д.
Существует три формы регистрации документов : журнальная, карточная и автоматизированная.
Устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки , в которых:
Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.
Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм)
лицевая сторона
оборотная сторона
Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными.
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа , добавлен 16.10.2013
Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.
отчет по практике , добавлен 11.08.2015
Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.
контрольная работа , добавлен 25.02.2014
Технология работы с документами: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, информационно-справочная работа, систематизация (формирование дел) и текущее хранение. Экспертиза ценности документов и порядок передачи дел в архив.
курсовая работа , добавлен 16.05.2012
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа , добавлен 22.08.2013
Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.
дипломная работа , добавлен 02.03.2009
Особенности составления и оформления документов по организации. Описание организационных форм делопроизводства. Характеристика средств техники для работы с текстовыми документами. Методика и пример написания и оформления протокола общего собрания.
контрольная работа , добавлен 30.12.2011
Организационная структура и функции Администрации г. Новочебоксарска, ее нормативно-правовой статус. Технология организации работы с документами. Прием, обработка, регистрация, контроль исполнения. Система организационной и распорядительной документации.
дипломная работа , добавлен 19.11.2011
Узнайте, как отличить исходящие документы от входящих и внутренних, в каком порядке осуществляется регистрация исходящих документов в 2016 году, с помощью каких реквизитов обозначаются исходящие документы организации в регистрационной форме, какие этапы включает обработка исходящих документов, а также в каких случаях уместно вести журнал исходящих документов.
Из этой статьи вы узнаете:
Весь документооборот организации можно разделить на три основных потока: исходящий, входящий и внутренний. Входящими называют документы, поступающие извне, внутренними - разработанные для внутреннего использования и не покидающие пределы организации. Документооборот исходящих документов предполагает их отправку за пределы учреждения. Перед отправкой все исходящие документы проходят обработку в соответствии с принятым в организации порядком.
Стандартная обработка исходящих документов в 2016 году проходит в несколько этапов:
Подготовкой документа занимается исполнитель, который в дальнейшем передает готовый проект на согласование. Если проект соответствует всем требованиям, на нем проставляются необходимые реквизиты (подпись, дата, печать, при необходимости - гриф утверждения и т. д.). Если должностное лицо, с которым согласовывался проект, выразило какие-либо пожелания или замечания, их в письменном виде прикладывают к проекту и возвращают на доработку. Только после окончательного утверждения документ со всеми визами передается для регистрации и отправки в канцелярию.
Узнайте, какие каналы доставки корреспонденции получателям считаются самыми надежными
Дальнейшее оформление исходящих документов происходит силами делопроизводителей или секретарей. Получив напечатанный на соответствующем бланке и завизированный проект документа, делопроизводитель проверяет наличие всех необходимых реквизитов. Убедившись, что оформление документа не противоречит установленным в организации правилам и стандартам, он регистрирует его, занося регистрационные данные в используемую канцелярским отделом форму.
Основных форм регистрации существует три - журнальная, карточная и автоматизированная. Последняя считается наиболее удобной и рациональной, поскольку позволяет вести регистрацию на разных рабочих местах, моментально добавляя все регистрационные данные в общую базу, что облегчает информационно-справочную работу и существенно улучшает возможности контроля за исполнением документов. Карточная форма предполагает создание бумажной картотеки, причем форма регистрационной карточки разрабатывается самой организацией. Также на практике может применяться журнальная система, чаще всего не для всех документов, а только для наиболее важных.
Анализируем правила регистрации документов вместе с экспертом
Как выглядит регистрационный журнал исходящих документов? Для удобства работы с бумагами организации обычно утверждают отдельную форму журнала для каждого типа регистрируемых документов, особенно если приходится иметь дело с отправкой особо важных или конфиденциальных сведений. Данные о документах вносятся в журнал в порядке их обработки и отправки, следовательно, в отличие от автоматизированных систем учета и регистрации, его не смогут заполнять одновременно двое и больше работников. Это одна из причин, по которым применение журнальной системы регистрации целесообразно только в организациях с незначительным документооборотом. Также можно завести отдельный журнал для самых значимых документов.
Регистрация исходящих документов в 2016 году предполагает обязательное заполнение регистрационной формы (бумажной или электронной). Реквизиты, которые обычно указываются в форме, содержат:
Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями между системами управления документами
По мере необходимости в регистрационную форму добавляются и другие сведения о документе - указывается количество листов и приложений, порядок отправки, отметки об исполнении. Рекомендуется регистрировать документы-ответы на карточках входящих документов-запросов - для оперативного поиска информации в дальнейшем.
Учет исходящих документов в 2016 году ведется с использованием уникальных номеров, которые присваиваются в два этапа. Первый индекс проставляется на проекте документа исполнителем, который нумерует его в соответствии с принятой в организации номенклатурой (обычно указывается номер раздела и дела, в котором будет храниться его копия в дальнейшем). Второй индекс проставляется сотрудником канцелярии или секретарем, осуществляющим регистрацию, и представляет собой порядковый номер исходящего документа, перенесенный из регистрационной формы.
О том, какими должны быть первые этапы делопроизводства в организации, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Исходящие документы организации могут быть инициативными или ответными, отправляемыми в качестве реакции на поступившие ранее устные или письменные запросы. Также можно классифицировать исходящую документацию по типу адресата, в роли которого может выступать частное лицо или другое учреждение. Выделяют и разные виды исходящих документов по содержанию (информационно-справочные, организационно-распорядительные) или форме (приказы, отчеты, запросы, договоры, докладные записки, постановления, счета и т. д.).
Если речь идет об отправителе с большим количеством филиалов или подчиненных нижестоящих учреждений, исходящие документы организации преимущественно носят организационно-распорядительный характер с преобладанием приказов (распоряжений), постановлений, инструкций. Компании-партнеры в основном обмениваются счетами, договорами, запросами и информационными письмами, а нижестоящие организации и филиалы регулярно отправляют вышестоящим адресатам докладные записки и отчеты.
Доступно только подписчикам
