П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.
Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.
В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.
В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».
Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.
Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее - Порядок).
Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них .
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
К сведению
Свернуть Показать
В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:
Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).
Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.
Пример 1
Свернуть Показать
Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).
Пример 2
Свернуть Показать
Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.
Пример 3
Свернуть Показать
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).
К сведению
Свернуть Показать
В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:
Пример 4
Свернуть Показать
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Образец заполнения см. в Примере 5.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.
Пример 6
Свернуть Показать
К сведению
Свернуть Показать
К сведению
Свернуть Показать
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).
Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):
"Советник в сфере образования", 2009, N
5
ОСОБЕННОСТИ БЮДЖЕТНОГО УЧЕТА ТРУДОВЫХ
КНИЖЕК
Трудовая книжка является основным
документом о трудовой деятельности и
трудовом стаже работника. Работодатели
обязаны вести трудовую книжку на каждого
проработавшего свыше пяти дней, если работа
в этой организации является для него
основной (ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ).
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним
являются защищенной полиграфической
продукцией. Приказом Минфина России от
22.12.2003 N 117н утверждены образцы трудовой
книжки и вкладыша в нее, а также Порядок
обеспечения ими работодателей.
Обеспечением могут заниматься
распространители - юридические лица и
индивидуальные предприниматели при
условии соответствия требованиям,
установленным объединением "Гознак"
Минфина России. Работодатели
обеспечиваются этими документами на
платной основе согласно
договору.
Обратите внимание! На все
закупки для государственных или
муниципальных нужд за счет бюджетных и
внебюджетных источников финансирования
распространяется действие Федерального
закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов
на поставки товаров, выполнение работ,
оказание услуг для государственных и
муниципальных нужд".
Правила ведения,
учета и хранения трудовых книжек
содержатся в Постановлении Правительства
РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее -
Правила).
С целью учета трудовых книжек,
а также бланков трудовой книжки и вкладыша
в нее в учреждении ведутся:
-
приходно-расходная книга по учету бланков
трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга
учета движения трудовых книжек и вкладышей
в них.
Формы приходно-расходной книги и
книги учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них приведены в Приложениях N N 2
и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003
N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению
трудовых книжек".
В приходно-расходную
книгу по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее, которую ведет бухгалтерия
учреждения, вносятся сведения обо всех
операциях, связанных с получением и
расходованием бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее, с указанием серии и номера
каждого бланка. В книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них, которую
ведет кадровая служба или другое
подразделение учреждения, оформляющее
прием и увольнение работников,
регистрируются все трудовые книжки,
принятые от сотрудников при поступлении на
работу, а также серии и номера трудовых
книжек и вкладышей, выданных принятым
работникам, не имеющим трудового стажа.
Обе книги должны быть пронумерованы,
прошнурованы, заверены подписью
руководителя учреждения, а также скреплены
сургучной печатью или опломбированы (п. 41
Правил).
Бланки трудовых книжек и
вкладыши в них хранятся в организации как
документы строгой отчетности и выдаются по
заявке ответственного за их ведение лица,
которое по окончании каждого месяца
обязано представить в бухгалтерию
организации отчет о наличии бланков
трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах,
полученных за их оформление, с приложением
приходного ордера кассы организации. Отчет
составляется в произвольной форме.
Списание испорченных бланков трудовых
книжек и вкладышей в них оформляется Актом
о списании бланков строгой отчетности (ф.
0504816), утвержденным Инструкцией по
бюджетному учету, утвержденной в свою
очередь Приказом Минфина России от 30.12.2008 N
148н (далее - Инструкция N 148н).
Работодатель обязан постоянно иметь в
наличии необходимое количество бланков
трудовой книжки и вкладышей в нее, как того
требует п. 44 Правил. Трудовые книжки и
вкладыши в них приобретаются
работодателем, в том числе бюджетным
учреждением, по рыночной цене.
В случае
первичного заполнения трудовой книжки или
вкладыша в нее, а также в случае их порчи не
по вине работника стоимость испорченного
бланка оплачивается работодателем.
При
выдаче работнику трудовой книжки и
вкладыша в нее работодатель взимает с него
плату в размере расходов на их приобретение
(п. 47 разд. 8 Правил).
В соответствии с п. 263
Инструкции N 148н бланки трудовых книжек и
вкладышей относятся к бланкам строгой
отчетности и учитываются на счете 03 "Бланки
строгой отчетности" по условной цене 1 руб.
за единицу. Поэтому не исключены сложности
в определении фактических затрат на
приобретение данных бланков.
Приобретение бланков трудовых книжек и
вкладышей отражается записями:
1.
Приобретены бланки трудовых книжек
бюджетным учреждением:
2. Оплачен поставщику счет на
приобретение бланков трудовых книжек и
вкладышей:
3. Оприходованы бланки
трудовых книжек и вкладышей (на
забалансовом счете 03):
Увеличение счета
03.
Обратите внимание! Расходы по оплате
трудовых книжек и вкладышей к ним относятся
на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ
(Указания о порядке применения бюджетной
классификации РФ, утв. Приказом Минфина
России от 25.12.2008 N 145н).
Налоговые
аспекты
НДФЛ
Если при выдаче
сотруднику трудовой книжки или вкладыша в
нее учреждение-работодатель не берет плату,
то их стоимость будет являться доходом
работника в натуральной форме и подлежать
обложению НДФЛ в общеустановленном порядке
(Письмо Минфина России от 27.11.2008 N
03-07-11/367).
НДС
Облагается ли НДС
передача трудовых книжек работникам (пп. 1 п.
1 ст. 146 НК РФ)? Налоговый кодекс РФ не
содержит ответа на данный вопрос. По этой
проблеме существует две точки зрения.
Согласно официальной позиции выдача
трудовых книжек за плату является
реализацией и облагается НДС. Некоторые
авторы придерживаются данной точки зрения,
другие высказывают мнение о том, что
взимание платы за трудовую книжку не что
иное, как возмещение затрат работодателя на
приобретение бланков трудовых книжек.
Рассмотрим обе позиции.
Примечание.
Взимание с работника платы при выдаче ему
трудовой книжки или вкладыша в нее
облагается НДС.
В соответствии с п. 1 ст. 39
НК РФ передача на возмездной основе права
собственности на товары признается
реализацией товаров организацией, а
согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ реализация
товаров является объектом обложения НДС
независимо от форм оплаты. Таким образом,
можно сделать вывод, что продажа
учреждением своим сотрудникам трудовых
книжек является реализацией товаров. Такой
позиции придерживается Минфин России в
своих Письмах от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N
03-07-11/367, от 26.09.2007 N 07-05-06/242, от 13.06.2007 N
03-07-11/159.
Примечание. Взимание с работника
платы при выдаче ему трудовой книжки или
вкладыша в нее не облагается
НДС.
Данная позиция основывается на
определении товара для целей
налогообложения, которое приведено в п. 3 ст.
38 НК РФ и гласит, что товар - это имущество,
реализуемое либо предназначенное для
реализации. Трудовая книжка, заполненная на
конкретного работника, не соответствует
этому определению (в отличие от бланка
трудовой книжки). Кроме того, выдавать
сотрудникам трудовые книжки требует
трудовое законодательство, и поэтому такая
операция не признается реализацией и НДС не
облагается. Если выдачу трудовой книжки
рассматривать как ее реализацию, то
нарушается условие п. 47 Правил, согласно
которому работник, приобретая трудовую
книжку и вкладыш в нее, вносит плату в
размере расходов, понесенных работодателем
при их приобретении. Если плата, взимаемая с
работника за выдаваемую ему трудовую
книжку, равна затратам на ее приобретение,
то согласно п. 1 ст. 39 НК РФ предоставление
трудовых книжек и вкладышей к ним не может
быть расценено как реализация товара (п. 1
ст. 39 НК РФ). Если рассматривать п. 263
Инструкции N 148н, то на счете 03 "Бланки
строгой отчетности" учитываются
находящиеся на хранении и выдаваемые под
отчет бланки трудовой книжки и вкладыша в
нее. Из вышесказанного можно сделать вывод,
что учреждение приобретает бланки не для
своих нужд, а для сотрудников.
Следовательно, взимание платы - это
возмещение сотрудниками затрат
работодателя на приобретение бланков
трудовой книжки, и начислять НДС не
нужно.
На основании вышесказанного
можно сделать вывод, что учреждение должно
самостоятельно решить, уплачивать ему НДС
со стоимости трудовых книжек или нет. Если
оно решит не уплачивать НДС, то нужно быть
готовыми отстаивать свою позицию в суде.
Стоит оговориться, что существует
положительная судебная практика по этому
вопросу.
Независимо от принятого
решения учреждение не должно понести
финансовые потери. Если будет уплачен НДС,
эту же сумму налога, предъявленную
продавцом (изготовителем,
распространителем) бланков трудовых
книжек, организация вправе принять к вычету
(п. 1 ст. 172 НК РФ). В ситуации, когда НДС не
начисляется, все денежные средства,
полученные от работника, останутся в
распоряжении организации, но и права на
вычет НДС, предъявленного продавцом, у нее
не будет.
Налог на прибыль
Расходы на
приобретение бланков трудовых книжек и
вкладышей в них являются экономически
оправданными и произведены для
осуществления предпринимательской и иной
приносящей доход деятельности, они
учитываются в составе расходов при
исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК
РФ). В налоговом учете затраты на выданные
работникам после заполнения бланки
трудовых книжек и вкладышей в них
включаются в состав материальных расходов
по стоимости, определяемой в соответствии с
п. 2 ст. 254 НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ).
Данные затраты учитываются в составе
косвенных расходов, в полном объеме
уменьшающих налоговую базу по налогу на
прибыль текущего отчетного (налогового)
периода, на дату использования их в
хозяйственных целях (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
Однако расходы на приобретение бланков
трудовых книжек и вкладышей в них,
произведенные из бюджетных средств, не
учитываются в составе расходов при
исчислении налога на прибыль.
Доходы,
возникающие при выдаче трудовых книжек и
вкладышей к ним, учитываются при
определении налоговой базы по налогу на
прибыль как внереализационные. В налоговом
учете в состав внереализационных доходов
сумма компенсации расходов на приобретение
бланков трудовых книжек, полученная от
работников, включается на дату поступления
денежных средств в кассу (на расчетный счет)
налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК
РФ).
Отражение в бюджетном учете операций
по взиманию
с работника платы при
выдаче ему трудовой книжки
или вкладыша
в нее
По мнению автора, данные операции
нужно отражать, принимая во внимание, за
счет каких средств были приобретены бланки
трудовых книжек и вкладышей в них.
Если
они приобретались за счет средств бюджета,
то следует обратиться к разъяснениям
Федерального казначейства и Минфина
России, изложенным в Письмах от 18.05.2005 N
42-2.2-06/63, от 29.12.2006 N 02-14-10а/4060.
1.
Приобретение бланков трудовых книжек
(вкладышей) учреждением:
Дебет КРБ 140101226
"Расходы на прочие работы, услуги"
Кредит КРБ 130209730 "Увеличение кредиторской
задолженности по оплате прочих работ,
услуг".
2. Оплатили бланки трудовых
книжек (вкладышей) поставщику:
Одновременно отражаются и приходуются
трудовые книжки на кассира
(материально-ответственное лицо) на
забалансовом счете 03 "Бланки строгой
отчетности".
3. При выдаче трудовой
книжки (вкладыша) производится начисление
задолженности перед бюджетом за реализацию
трудовой книжки по цене, определенной
согласно п. 47 Правил:
Дебет КДБ 120510560
"Увеличение дебиторской задолженности по
прочим доходам"
Кредит КДБ 130305730
"Увеличение кредиторской задолженности по
прочим платежам в бюджет".
4. Поступили
денежные средства в кассу учреждения за
трудовую книжку от сотрудника:
Дебет
КИФ 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит
КДБ 120510660 "Уменьшение дебиторской
задолженности по прочим доходам".
5.
Выбытие указанных денежных средств из
кассы учреждения:
6.
Поступление денежных средств на лицевой
счет учреждения:
Кредит КРБ 121003660
"Уменьшение дебиторской задолженности по
операциям с наличными денежными средствами
получателя бюджетных средств".
7.
Перечисление денежных средств учреждения в
доход федерального бюджета:
Дебет КДБ
130305830 "Уменьшение кредиторской
задолженности по прочим платежам в
бюджет"
Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по
платежам из бюджета с финансовыми органами
по оплате прочих работ, услуг".
(В Заявке
на кассовый расход, в поле "Код БК" (104), нужно
указывать ППП 1 17 05010 01 0000 180.)
Дебет КДБ
121002180 "Расчеты с финансовыми органами по
поступившим в доход прочим доходам"
Кредит КДБ 140101180 "Прочие
доходы".
Примечание. Позиция Минфина
России по применению КОСГУ изменилась, и
рекомендуемые записи будут иными.
Рассмотрим подробнее. Доходы от возмещения
расходов учреждения на приобретение
бланков трудовых книжек и вкладышей в нее
следует отражать как 000 1 13 03010 01 0000 130 "Прочие
доходы от оказания платных услуг
получателями средств федерального бюджета
и компенсации затрат федерального бюджета"
или как 000 1 17 05010 01 0000 180 "Прочие неналоговые
доходы..." бюджетной классификации. Данные
коды доходов должен до учреждения довести
главный распорядитель бюджетных средств, в
ведении которого оно находится. Вместо
первых трех нулей указывается код
администратора доходов - главного
распорядителя бюджетных средств, в ведении
которого учреждение находится, по перечню
прямых получателей средств федерального
бюджета (ППП).
Можно только уточнить, что
если данные операции будут оформлять по
коду доходов бюджетной классификации
доходов 000 1 13 03010 01 0000 130 "Прочие доходы от
оказания платных услуг получателями
средств федерального бюджета и компенсации
затрат федерального бюджета", то следует
применять счет 120503000 "Расчеты по доходам от
оказания платных услуг".
Исходя из
вышесказанного, по мнению автора, взимание
платы с работника за трудовую книжку
(вкладыша) нужно рассматривать как
компенсацию затрат учреждению на
приобретение бланков, если они были
приобретены на средства, выделенные из
бюджета, и учреждение не ведет иную
приносящую доход деятельность, и как
реализацию, если данные бланки были
приобретены на средства, полученные от иной
приносящей доход деятельности, или на
средства, выделенные из бюджета, но у
учреждения есть деятельность, приносящая
доход.
Рассмотрим ситуацию, когда
трудовые книжки были приобретены за счет
средств от иной приносящей доход
деятельности и в Генеральном разрешении
имеется ссылка на получение такого вида
дохода:
1. Приобретение трудовых книжек
учреждением:
Дебет КРБ 240101226 "Расходы на
прочие работы, услуги"
Кредит КРБ 230209730
"Увеличение кредиторской задолженности по
оплате прочих работ, услуг".
2. Оплата
трудовых книжек поставщику:
Дебет КРБ
230209830 "Уменьшение кредиторской
задолженности по оплате прочих работ,
услуг"
Кредит КИФ 220101610 "Выбытия
денежных средств учреждения со счета".
3.
Начисление дохода от реализации трудовой
книжки:
4.
Начисление НДС в бюджет:
Кредит КДБ 230304830 "Уменьшение
кредиторской задолженности по налогу на
добавленную стоимость"
Дебет КИФ 220101610
"Выбытия денежных средств учреждения со
счетов".
Рассмотрим ситуацию, когда
трудовые книжки были приобретены за счет
бюджетных средств, но учреждение
осуществляет иную приносящую доход
деятельность:
1. Приобретение трудовых
книжек учреждением:
Дебет КРБ 140101226
"Расходы на прочие работы, услуги"
Кредит КРБ 130209730 "Увеличение кредиторской
задолженности по оплате прочих работ,
услуг".
2. Оплата трудовых книжек
поставщику (в том числе НДС):
Дебет КРБ
130209830 "Уменьшение кредиторской
задолженности по оплате прочих работ,
услуг"
Кредит КРБ 130405226 "Расчеты по
платежам из бюджета с финансовыми органами
по оплате прочих работ, услуг".
Одновременно отражаются и приходуются
трудовые книжки на кассира (материально
ответственное лицо) на забалансовом счете 03
"Бланки строгой отчетности".
3.
Начисление дохода от реализации трудовой
книжки с НДС:
Дебет КДБ 220503560 "Увеличение
дебиторской задолженности по доходам от
оказания платных услуг"
Кредит КДБ 240101130
"Доходы от оказания платных услуг".
4.
Начисление НДС в бюджет:
Дебет КДБ 240101130
"Доходы от оказания платных услуг"
Кредит КДБ 230304730 "Увеличение кредиторской
задолженности по налогу на добавленную
стоимость".
5. Внесение в кассу оплаты
трудовых книжек сотрудником:
Дебет КИФ
220104510 "Поступления в кассу"
Кредит КДБ
220503660 "Уменьшение дебиторской
задолженности по доходам от оказания
платных услуг".
Одновременно
списывается бланк трудовой книжки с
работника кадрового отдела (1 штука в
условной оценке 1 руб.) со счета 03.
6.
Внесение учреждением наличных денежных
средств на лицевой счет в отделение
Федерального казначейства:
Дебет КРБ
221003560 "Увеличение дебиторской
задолженности по операциям с наличными
денежными средствами получателя бюджетных
средств"
Кредит КИФ 220104610 "Выбытия из
кассы";
Дебет КИФ 220101510 "Поступления
денежных средств учреждения на счета"
Кредит КРБ 221003660 "Уменьшение дебиторской
задолженности по операциям с наличными
денежными средствами получателя бюджетных
средств".
7. Перечисление в доход бюджета
суммы НДС:
Дебет КДБ 230304830 "Уменьшение
кредиторской задолженности по налогу на
добавленную стоимость"
Дебет КДБ 230305830 "Уменьшение
кредиторской задолженности по прочим
платежам в бюджет"
Кредит КИФ 220101610
"Выбытия денежных средств учреждения со
счетов".
(В Заявке на кассовый расход, в
поле "Код БК" (104), нужно указывать
соответствующий код доходов.)
Администратор доходов оформляет
дополнительную бухгалтерскую запись по
поступлению в бюджет доходов:
Дебет КДБ
121002130 "Расчеты с финансовыми органами по
поступившим в бюджет доходам от оказания
платных услуг"
Есть еще
один вариант записей в бюджетном учете,
который применяется в практике.
1.
Приобретение трудовых книжек
учреждением:
Дебет КРБ 140101226 "Расходы на
прочие работы, услуги"
Кредит КРБ 130209730
"Увеличение кредиторской задолженности по
оплате прочих работ, услуг".
2. Оплата
трудовых книжек поставщику (в том числе
НДС):
Дебет КРБ 130209830 "Уменьшение
кредиторской задолженности по оплате
прочих работ, услуг"
Кредит КРБ 130405226
"Расчеты по платежам из бюджета с
финансовыми органами по оплате прочих
работ, услуг".
Одновременно отражаются и
приходуются трудовые книжки на кассира
(материально ответственное лицо) на
забалансовый счет 03 "Бланки строгой
отчетности".
3. Начисление дохода от
реализации трудовой книжки без НДС:
Дебет КДБ 120503560 "Увеличение дебиторской
задолженности по доходам от оказания
платных услуг"
Кредит КДБ 140101130 "Доходы
от оказания платных услуг".
4. Начисление
НДС в бюджет:
Дебет КДБ 220510560 "Увеличение
дебиторской задолженности по прочим
доходам"
Кредит КДБ 240101180 "Прочие
доходы".
Одновременно:
Дебет КДБ
240101180 "Прочие доходы"
Кредит КДБ 230304730
"Увеличение кредиторской задолженности по
налогу на добавленную стоимость".
5.
Внесение в кассу оплаты трудовых книжек
сотрудником:
Дебет КИФ 120104510
"Поступления в кассу"
Кредит КДБ 120503660
"Уменьшение дебиторской задолженности по
доходам от оказания услуг".
Внесение в
кассу суммы начисленного НДС:
Дебет КИФ
220104510 "Поступления в кассу"
Кредит КДБ
220510660 "Уменьшение дебиторской
задолженности по прочим доходам".
Одновременно списывается бланк трудовой
книжки с работника кадрового отдела (1 штука
в условной оценке 1 руб.) со счета 03.
6.
Выбытие указанных денежных средств из
кассы учреждения:
Дебет КРБ 121003560
"Увеличение дебиторской задолженности по
операциям с наличными денежными средствами
получателя бюджетных средств"
Кредит
КИФ 120104610 "Выбытия из кассы".
7.
Поступление денежных средств на лицевой
счет учреждения:
Дебет КРБ 130405226
"Расчеты по платежам из бюджета с
финансовыми органами по оплате прочих
работ, услуг"
Кредит КРБ 121003660
"Уменьшение дебиторской задолженности по
операциям с наличными денежными средствами
получателя бюджетных средств";
Дебет
КРБ 221003560 "Увеличение дебиторской
задолженности по операциям с наличными
денежными средствами получателя бюджетных
средств"
Кредит КИФ 220104610 "Выбытия из
кассы";
Дебет КИФ 220101510 "Поступления
денежных средств учреждения на счета"
Кредит КРБ 221003660 "Уменьшение дебиторской
задолженности по операциям с наличными
денежными средствами получателя бюджетных
средств".
8. Перечисление денежных
средств учреждения в доход федерального
бюджета, полученных от реализации трудовой
книжки:
Дебет КДБ 121002130 "Расчеты с
финансовыми органами по поступившим в
бюджет доходам от оказания платных
услуг"
Кредит КИФ 130405226 "Расчеты по
платежам из бюджета с финансовыми органами
по оплате прочих работ, услуг".
9.
Перечисление в доход бюджета суммы НДС:
Дебет КДБ 230304830 "Уменьшение кредиторской
задолженности по налогу на добавленную
стоимость"
Кредит КИФ 220101610 "Выбытия
денежных средств учреждения со счетов".
При формировании записей по данным
операциям следует принимать во внимание
Письмо Федерального казначейства от 18.05.2005 N
42-2.2-06/63 (в данном Письме приведены примеры
хозяйственных операций по отражению в
бюджетном учете приобретения и учет
трудовых книжек и вкладышей в них), а также
Письма Федерального казначейства от 13.12.2005 N
42-7.1-01/2.2-371 и от 30.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-404, несмотря на
то что в предлагаемой ими корреспонденции
счетов по отражению операций по реализации
государственного имущества в качестве
примера рассматривается реализация
основных средств.
Данные Письма
фактически утратили силу с выходом
Инструкции по бюджетному учету N 148н, но, по
нашему мнению, их можно рассматривать в
качестве примера при формировании операции
по взиманию платы с сотрудников за трудовые
книжки и вкладыши в них с учетом положений
Инструкции N 148н.
Г.В.Мокрецова
Главный
бухгалтер,
доцент кафедры
"Бухгалтерский учет, анализ и аудит"
ГОУ
ВПО "ВятГУ"
Подписано в печать
25.09.2009
Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.
Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:
Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.
За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.
На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.
В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила). Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.
Руководители предприятий назначают лиц, отвечающих за ведение журнала. Движение документов осуществляется в бухгалтерии компании.
При ведении учета применяют порядок, установленный Правилами: (нажмите для раскрытия)
По окончании каждого месячного периода ответственное лицо должно предоставить отчет о движении книжек, количества на начало и конец периода, наличия на учете. Дополнительно указывают размер поступивших средств для компенсации затрат предприятия.
Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.
Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.
В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».
В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.
Пример оформления выдачи бланка ⇓
Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:
Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.
Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.
Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера.
Без согласия сотрудника удержание не производится: (нажмите для раскрытия)
При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.
Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:
Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.
| Неверное положение | Верное положение |
| Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия | Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица |
| Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником | Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП |
При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.
Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?
Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.
Вопрос № 2. Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?
Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.
Обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.
Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:
Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.
Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с "Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку") предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.
Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.
Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».
Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, - в качестве прочих доходов.
Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.
В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:
| Проводка | Содержание |
|---|---|
| Дт 006 | |
| Дт 91 Кт 60 | Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя |
| Дт 19 Кт 60 | |
| Кт 006 | |
| Дт 73 Кт 91 | |
| Дт 91 Кт 68 | |
| Дт 50 Кт 73 |
Однако если принято решение учитывать бланки как активы, то операции по получению от продавца и обеспечению сотрудников трудовыми книжками в бухгалтерском учете отражаются проводками, отраженными в таблице 2:
| Проводка | Содержание |
|---|---|
| Дт 10(41) Кт 60 | Формуляры трудовых книжек учтены в качестве МПЗ |
| Дт 19 Кт 60 | Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек |
| Дт 006 | Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО |
| Дт 91(90) Кт 10(41) | Отнесена на расходы стоимость оформленного формуляра трудовой книжки |
| Дт 91(90) Кт 68 | При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС |
| Кт 006 | Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам |
| Дт 73 Кт 91(90) | Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки |
| Дт 50 Кт 73 | Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником |
Добрый день! вопрос: как бюджетное учреждение может приобрести трудовые книжки??? спасибо.
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами 2, 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2012 г. № 965, относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со статьей 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.
Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России. Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и пунктом 2 приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом - ФГУП «Гознак».
Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей. Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на официальном сайте ФГУП «Гознак» .
Вместе с тем, для того чтобы проверить контрагента, у которого организация приобретает бланки трудовых книжек (вкладышей), на предмет законности такого приобретения, необходимо обратиться к вышеназванному перечню. Кроме того, работодатель может уточнить данную информацию в территориальном органе Роструда (государственной инспекции труда) по месту своего нахождения, направив соответствующий запрос.
Также обращаем ваше внимание, что, если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:
Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Подробности в материалах Системы:
Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки
Учет трудовых книжек
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения ( Правил, утвержденных ).
Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них - ( к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая - ( к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Ситуация: В каких организациях работодатель вправе приобретать бланки трудовых книжек
Хотя бланки трудовых книжек можно приобрести в магазинах канцелярских товаров или киосках печати, делать это во избежание ответственности не рекомендуется по следующим основаниям.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами , Положения, утвержденного , относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.
Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России ( , утвержденный ). Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом - ФГУП «Гознак».
Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей (п. , Порядка, утвержденного ). Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на ФГУП «Гознак».
Таким образом, для того чтобы проверить контрагента, у которого организация приобретает бланки трудовых книжек (вкладышей), на предмет законности такого приобретения, необходимо обратиться к вышеназванному перечню. Кроме того, работодатель может уточнить данную информацию в территориальном органе Роструда (государственной инспекции труда) по месту своего нахождения, направив соответствующий запрос.
Для получения бланков трудовых книжек от официальных распространителей необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить такой запрос по факсу или электронной почте.
Обратите внимание, что, если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (). Размер штрафа в данном случае составит:
для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;
для организации от 30 000 до 50 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены в Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Ответственность за отсутствие учета
За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.
Размер штрафа составляет:
для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;
для организации от 30 000 до 50 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет ().
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.
