УФНС по Пермскому краю
В любой организации важно наладить эффективную систему документооборота. Ведь на основании первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и признаются расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но даже при соблюдении всех требований по хранению документов они могут быть утрачены.
Правила хранения документов
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Это следует из пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ). Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом от 06.10.2000. В основном это также пятилетний срок. Исключение - кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и т. д.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).
Обычно документации много, и нужно обеспечить ее надежное хранение. В случае налоговой проверки отсутствие даже части документов может привести к неприятностям в виде штрафов и пеней.
До того как документы будут размещены в архиве, они находятся в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными. Тогда они подшиваются в папки.
Алгоритм действий при утрате документов
Прежде всего необходимо получить официальное подтверждение происшедшего:
При пожаре - справку органа противопожарной службы (МЧС России);
- стихийном бедствии - справку территориального управления МЧС России;
- краже - справку местного управления внутренних дел;
- затоплении - акт о затоплении, подписанный собственником помещения, справка из РЭУ.
Сразу после происшествия на основании приказа руководителя организации создается комиссия по расследованию причин утраты документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзора и др.
Результаты работы комиссии оформляются актом. Его утверждает руководитель организации. В нем указываются причины и последствия происшествия. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.95 № 49). По итогам инвентаризации составляется опись утраченных документов.
Если утрачены документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, а также отчетность, об этом в письменной форме следует уведомить налоговую инспекцию по месту учета. К заявлению прилагаются справки и акты, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства.
Налоговый орган, получив информацию об утрате документов, может предпринять меры налогового контроля в отношении пострадавшей организации ( за соответствующий период). Следует попытаться согласовать с инспекцией сроки восстановления утраченных документов.
Восстановление документов
Во избежание негативных налоговых последствий организация должна попытаться восстановить утраченную документацию, срок хранения по которой не истек. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.
Банковские документы. Рекомендуем в первую очередь получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщику, снятие денежных средств на оплату труда работников. Особенно важно начать восстановление «первички» с запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского (налогового) учета.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Документы выцветаютСо временем чернила бледнеют и прочесть информацию в документе становится невозможно. Обычно это случается с чеками ККТ. А ведь в них отражены стоимость и дата покупки. Кассовые чеки для целей налогообложения прибыли являются первичными учетными документами, подтверждающими фактические затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг). Нечитаемый документ не может служить основанием для признания расходов при расчете налоговой базы. Рекомендуем снимать ксерокопию чека при его получении. Она заверяется подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала документа.
Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок составляется перечень контрагентов, с которыми сотрудничала организация. Каждому из них отправляют письмо с просьбой предоставить копии первичных документов (договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур). Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о нем или при невозможности определить его организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.
Документы по отчетности. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. Правда, не обязана выдавать налогоплательщику копии представленных им отчетов.
Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.
Собственную исходящую «первичку» и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями, например, при восстановлении кассовых документов. При оформлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи или найти его не представляется возможным.
Таблица. Санкции, предусмотренные Налоговым кодексом за отсутствие первичных документов
Налоговое правонарушение |
Санкция |
Норма НК РФ |
Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения |
Нарушение допускалось в течение одного налогового периода - 5000 руб. |
Пункт 1 статьи 120 |
Нарушение допускалось в течение более одного налогового периода - 15 000 руб. |
Пункт 2 статьи 120 |
|
Деяния повлекли занижение налоговой базы - 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. |
Пункт 3 статьи 120 |
|
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия) |
20% от неуплаченной суммы налога |
Пункт 1 статьи 122 |
Если деяния совершены умышленно - 40% от неуплаченной суммы налога |
Пункт 3 статьи 122 |
|
Непредставление документов в налоговые органы в установленный срок |
50 руб. за каждый непредставленный документ |
Пункт 1 статьи 126 |
Последствия утраты документов
Полностью восстановить документы удается не всегда. Чаще всего проблемы возникают с получением копий документов от контрагента в результате его ликвидации. К сожалению, в такой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять необходимые первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в результате чрезвычайного происшествия. Если отсутствует «первичка», подтверждающая расходы, придется увеличить на соответствующие суммы налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная ситуация и с НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет «входного» НДС. Значит, организация будет вынуждена произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, а также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.
Обратите внимание: налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках. В частности, это бывает при непредставлении налоговому органу в течение более двух месяцев документов, необходимых для расчета налогов, при отсутствии учета доходов и расходов, объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Основанием служит подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.
Ответственность: налоговая, административная и уголовная
За отсутствие документов организацию могут привлечь к ответственности на основании статей 120, 122 или 126 НК РФ (см. таблицу). Любая из санкций, перечисленных в этих статьях, может быть применена к организации, в которой были утрачены документы. При этом положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 НК РФ не применяются одновременно в качестве основания для привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Но это не исключает возможности их самостоятельного применения. Такой вывод сделан в Определении КС РФ от 18.01.2001 № 6-О.
В статье 109 НК РФ предусмотрены обстоятельства, исключающие привлечение лица к ответственности. В частности, отсутствие вины в совершении налогового преступления и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации скорее всего придется доказывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только противоправное деяние, но и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве важно доказать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Доказательством могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое серьезное наказание, вплоть до лишения свободы, установлено за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).
Доверие между работником и работодателем является одним из ключевых составляющих успешного функционирования компании. Конечно, добросовестность поведения работника всегда носит приоритетный характер и предполагается работодателем. Тем не менее, довольно часто совершение дискредитирующего проступка работником делает невозможным его дальнейшее пребывание в компании, в таком случае встаёт вопрос прекращения трудовых отношений в связи с отсутствием доверия со стороны работодателя.
Действующее законодательство Российской Федерации относит вопросы регулирования процедуры увольнения к сфере деятельности трудового права. Основания увольнения могут различаться в зависимости от лица, инициирующего данную процедуру. В то же время увольнение сотрудника может произойти при достижении согласия между работником или работодателем. В свою очередь, увольнение по причине недоверия всегда инициируется работодателем и требует чёткого документального оформления.
Общие нормы увольнения работника по причине недоверия регламентируются пунктами 7, 7.1 части 1 статьи 81 Трудового Кодекса Российской Федерации. А именно, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:
Совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя;
Непринятия работником мер по предотвращению или урегулированию конфликта интересов, стороной которого он является, непредставления или представления неполных или недостоверных сведений о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера либо непредставления или представления заведомо неполных или недостоверных сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей, открытия (наличия) счетов (вкладов), хранения наличных денежных средств и ценностей в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, владения и (или) пользования иностранными финансовыми инструментами работником, его супругом (супругой) и несовершеннолетними детьми в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, если указанные действия дают основание для утраты доверия к работнику со стороны работодателя.
Правомерность данных пунктов подтверждается, в том числе позицией Конституционного суда РФ. Так, в определении № 2578-О от 20.11.2014 суд отмечает, что, заключая трудовой договор, работник обязуется добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, бережно относиться к имуществу работодателя, а также возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Эти требования предъявляются ко всем работникам. В силу статьи 243 ТК РФ на работника возлагается полная материальная ответственность в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора, при этом до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Указанное обстоятельство, установленное работодателем, в том числе в ходе проведения ревизии, может служить также основанием для расторжения им трудового договора с работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, по пункту 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, что является одним из способов защиты нарушенных прав работодателя.
Решение работодателя об увольнении такого работника может быть проверено судом, что обеспечивает полное и всестороннее исследование обстоятельств дела, поскольку, осуществляя судебную проверку и разрешая конкретное дело, суд действует не произвольно, а исходит из общих принципов юридической, следовательно, и дисциплинарной ответственности (в частности, таких, как справедливость, соразмерность, законность) и оценивает всю совокупность конкретных обстоятельств дела, в том числе проверяет и оценивает факт совершения работником виновных действий.
Анализируя данную позицию суда, можно установить, что сам факт увольнения работника по причине утраты доверия не может нарушить его прав. В тоже время оценка конкретных обстоятельств совершения проступка является непременной составляющей последующего применения дисциплинарной ответственности.
Позиция конституционного суда представляет определённый интерес с точки зрения соответствия правовых норм основному закону страны, тем не менее, с позиции правоприменения в судах общей юрисдикции больший интерес представляют позиции Верховного суда РФ.
Так, к примеру, Верховный суд РФ, рассматривая дело от 4 марта 2010 г. № 35-В09-11, указал, что как разъяснено в пункте 23 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», при рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказывать наличие законного основания увольнения и соблюдения установленного порядка увольнения возлагается на работодателя.
Увольнение работника по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с утратой доверия возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т.п.), и при условии, что ими совершены такие виновные действия, которые давали работодателю основания для утраты доверия к ним.
При рассмотрении настоящего дела судом было установлено, что поводом для расторжения трудовых отношений послужил факт хищения из сейфа истицы 14 ноября 2008 г. денежных средств неустановленными преступниками. По данному факту возбуждено уголовное дело, но совершившие преступление лица обнаружены не были.
При указанных обстоятельствах суд обязан был исследовать вопрос, какие конкретно виновные действия совершила истица и дают ли эти действия основания для утраты к ней доверия со стороны работодателя. Одного лишь факта исчезновения денежных средств из сейфа истицы недостаточно для вывода о законности ее увольнения по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
При рассмотрении дела этот вопрос судом не исследован, хотя истица ссылалась на то, что виновных действий не совершала, что со стороны работодателя не были предприняты все необходимые меры для предотвращения возможности хищения денег из сейфа кассы.
Данное решение в полной мере иллюстрирует тот факт, что утрата доверия всегда носит оценочный характер и работодатель, инициирующий процедуру увольнения по данному основанию, должен обладать достаточно вескими доказательствами недобросовестности работника. Как показывает вышеуказанное решение, даже пропажа вверенных работнику документов из его сейфа не может рассматриваться в качестве основания утраты доверия. Если не будет доказано, что работник имеет к факту кражи непосредственное отношение.
В другом судебном решении Верховный суд РФ, рассматривая вопрос о признании незаконным увольнения главного бухгалтера по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, указал: судом установлено, что Н. приказом от 1 сентября 2000 года № 4/р была принята на должность главного бухгалтера. Приказом от 19 августа 2002 года № 36-р заявительница была уволена с занимаемой должности в соответствии с пунктом 7 статьи 81 Трудового кодекса РФ (в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя).
В тоже время, в соответствии с действующим законодательством на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности для объединения, предприятия, организации, учреждения.
Соответственно суд, руководствуясь вышеприведенными нормами, пришел к правильному выводу о том, что Н., не являясь материально ответственным лицом, не могла быть уволена на основании приведенного пункта Трудового кодекса РФ.
Рассматривая данное дело, Верховный суд дал правовую оценку формальному требованию п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, касающемуся непосредственного обслуживания товарных или материальных ценностей. А именно, факт нахождения на должности, подразумевающей работу с денежными средствами, сам по себе не является основанием для увольнения (в случае соблюдения иных условий, предусмотренных указанной статьёй). Основанием к увольнению может послужить совершение действий только тем лицом, которое является материально ответственным в силу заключения определённого договора.
Указанный вывод подтверждается, в том числе и следующим судебным решением. Верховный суд РФ, рассматривая дело № 5-В06-131 от 9 октября 2006 года, указал: судом установлено, что на основании заключенного между М. и ОАО "Р" трудового договора от 1 октября 2003 года М. принят на работу в отдел контроля и ревизий контролером-ревизором пассажирских поездов. В этот же день с М. был заключен договор о полной материальной ответственности. Приказом № 91/В от 31 августа 2004 года он уволен с работы на основании пункта 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Основанием для увольнения М. послужил акт повторной ревизии. В соответствии с данным актом в ходе ревизии было выявлено 11 пассажиров, которые заплатили штраф за безбилетный проезд контролеру-ревизору М., однако последним квитанции об оплате штрафа указанным пассажирам выписаны не были. Разрешая спор, суд правильно исходил из того, что М. являлся работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, а потому он мог быть уволен с работы на основании пункта 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.
Несколько иным образом выглядит ситуация при увольнении по основанию пункта 7.1 ч. 1 статьи 81 ТК РФ. Учитывая, что в данном пункте содержится специальная оговорка, согласно которой он применим исключительно к работникам, должности которых специально обозначены соответствующими нормативными актами, увольнение иных работников по данному основанию не допускается.
Так, Саратовский областной суд в определении по делу № 33-36 от 15.01.2015 указал, что следует обратить внимание на то, что в п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, так же как и в п. 7 ч. 1 ст. 81, говорится об утрате доверия к работнику. В связи с этим, необходимо отметить, п. 7 может быть применен к любому работнику, непосредственно обслуживающему денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т.п.) независимо от того, в какой организации он работает. Пункт 7.1 касается работников только тех организаций, которые прямо оговорены законом. Категории работников, трудовой договор с которыми подлежит расторжению по данному пункту, определены Федеральным законом «О противодействии коррупции», ТК РФ, Указом Президента РФ от 02.04.2013 года № 309 «О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона «О противодействии коррупции» гражданами, претендующими на замещение должностей в государственных корпорациях (компаниях), иных организациях, созданных на основании федеральных законов, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом Российской Федерации, и лицами, замещающими указанные должности»; Постановлением Правительства РФ от 22.07.2013 года № 613 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, и работниками, замещающими должности в этих организациях, сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, проверке достоверности и полноты представляемых сведений и соблюдения работниками требований к служебному поведению».
В соответствии с названными актами к работникам, трудовой договор с которыми подлежит расторжению по п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК, относятся, в частности, отдельные категории работников, замещающие должности:
В государственных корпорациях (компаниях), иных организациях, созданных на основании федеральных законов, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом РФ;
В организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом РФ;
В Пенсионном фонде РФ, Фонде социального страхования РФ, Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, в государственных корпорациях (компаниях), иных организациях, созданных на основании федеральных законов, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Правительством РФ;
В организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Правительством РФ;
В государственных корпорациях (компаниях), в Пенсионном фонде РФ, Фонде социального страхования РФ, Федеральном фонде обязательного медицинского страхования и в иных организациях должности, включенные в специальные перечни, установленные локальными нормативными актами этих организаций.
Перечень должностей, замещаемых работниками в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, а также перечень этих организаций утверждены Постановлением Правительства РФ от 22.07.2013 года № 613.
Таким образом, перечень должностных лиц, к которым применимо основание увольнения, предусмотренное в п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ достаточно ограничен.
Безусловно, увольнение по причине утраты доверия является исключительной формой ответственности работника за совершение неправомерных действий, повлекших причинение ущерба работодателю, причём причинённый ущерб необязательно должен носить материальный характер (в случае, если основанием увольнения является п. 7.1 ч. 1 ст. 81). Очевидно, что в такой ситуации законодатель защищает не только финансовые, но и репутационные издержки работодателей (перечень которых специально оговорен), направленные на поддержание положительного имиджа соответствующей структуры. Тем не менее, как и по любому основанию увольнения, предусмотренному действующим законодательством, соблюдение определённой процедуры играет решающую роль для признания увольнения законным в случае передачи трудового спора на рассмотрение в судебные органы. Работодателям, применяя положения указанной статьи Трудового Кодекса РФ, прежде всего необходимо определить степень виновности работника, а также возможность применения к нему именно этой меры ответственности. В противном случае, вероятность отмены данного решения судебными органами является достаточно высокой.
Сохранность документации в архиве организации - одно из требований, которое должно неукоснительно соблюдаться. Однако даже при соблюдении всех норм могут наступить обстоятельства непреодолимой силы, и как результат - документация может быть испорчена или утрачена. Так, риск утраты (порчи) документации существует при переезде организации, в случае пожара, кражи или потопа. Форс-мажорные ситуации с архивной документацией могут быть разными как по причинам, так и по масштабу. Вне зависимости от того, испорчена одна папка служебной документации или весь архивный фонд, оставлять без внимания подобные ситуации нельзя.
Предлагаем вам пошаговый алгоритм действий в условиях форс-мажора, результатом которого стала порча или утрата архивных документов.
Для этого используем докладную записку (Пример 1).
Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию - за это предусмотрена уголовная ответственность.
Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Такая комиссия создается приказом руководителя.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии (Пример 2) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документо-обороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации (Пример 3).
В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
Обратите внимание
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК РФ). При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Если взысканием является увольнение, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8, в которой в графе «Основание» указываются докладные записки, акты и объяснительные работника (см. письмо Роструда от 01.06.2011 №1493-6-1).
В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведенния являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.
Опись (Пример 4) прилагается к акту расследования порчи документов.
Важно!
При порче (утрате) первичных документов и отчетности организация должна немедленно обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением (с подтверждением форс-мажорной ситуации от официальных органов). Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии бухгалтерских документов, предпримет меры налогового контроля, однако если доказательства утраты подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном не проведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.
При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Диапазон ответственности - от штрафа в размере 100 000 - 300 000 рублей до лишения свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации. Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по п. 1 и 4 ст. 110 Налогового кодекса Российской Федерации.
Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные - у контрагентов и т.д.
Одним из оснований, по которому работодатель может расторгнуть трудовой договор с работником по собственной инициативе, является утрата доверия к этому работнику (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В данной статье мы расскажем, кого могут уволить за утрату доверия, а также приведем порядок увольнения в связи с утратой доверия.
Увольнение по недоверию грозит только работникам, обслуживающим денежные или товарные ценности, в случаи совершения этими работниками виновных действий, в результате которых у работодателя есть основания больше не доверять данным сотрудникам (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Если виновные действия совершила работница, обслуживающая денежные/материальные ценности, но при этом она беременна, то уволить ее работодатель не может (ст. 261 ТК РФ).
Кроме того, по причине утраты доверия нельзя уволить работника, находящегося на больничном или в отпуске (ст. 81 ТК РФ). Его можно уволить после возвращения на работу.
Также под запретом увольнение несовершеннолетних работников, если нет согласия на эти действия трудинспекции и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (ст. 269 ТК РФ).
Таким документом может быть трудовой договор или же договор о материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).
К сожалению, трудовое законодательство не поясняет, какие конкретно виновные действия работника могут привести к тому, что работодатель утратит к нему доверие. Но к таким действиям, к примеру, можно отнести:
Стоит отметить, что работодатель имеет все основания утратить доверие к своему работнику, даже если его виновные действия не связаны с работой (ст. 81 ТК РФ , п. 45 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
Если виновные действия работника имеют прямое отношение к исполнению им своих служебных обязанностей, то увольнение по причине утраты доверия является дисциплинарным взысканием (ст. 192 ТК РФ). И Трудовым кодексом установлен четкий порядок применения дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ).
Чтобы уволить работника по данному основанию, необходимо доказать, что работник действительно совершил виновные действия, вследствие чего утратил доверие своего работодателя. Соответственно, если работодатель решил не обращаться в полицию, он должен провести собственное расследование.
Для проведения такого расследования создается специальная комиссия, а основанием для его проведения может служить, например, служебная записка непосредственного начальника провинившегося работника.
Отметим, что если в процессе проведения расследования необходимо провести инвентаризацию (например, чтобы подтвердить факт недостачи/хищения), то перед ее проведением обязательно возьмите с работника расписку о том, что все доверенные ему денежные и материальные ценности оприходованы, а те, которые выбыли, — списаны.
В ходе расследования работодателю нужно затребовать от работника письменное объяснение, на представление которого у работника есть два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Это требование имеет смысл оформить письменно. Например, так:
Если работник в отведенный срок не представит объяснений, то данный факт лучше зафиксировать. К примеру, так:
Кстати, игнорирование работником требования представить объяснения не является помехой для увольнения по утрате доверия (ст. 193 ТК РФ).
Результаты проведенного расследования зафиксируйте в соответствующем акте. Унифицированной формы такого акта нет, так что его форма разрабатывается работодателем самостоятельно.
Помимо результатов расследования, в данном акте, как правило, содержится предложение комиссии о мере наказания работника (конечно, при условии, что его вина доказана).
Акт подписывается членами комиссии и ее председателем.
В случае, когда работодатель утратил доверие к работнику из-за действий последнего, не связанных непосредственно с работой, не нужно проводить расследование и брать объяснения с сотрудника.
Но для того, чтобы в случае необходимости подтвердить обоснованность увольнения по утрате доверия, заручитесь документами, из которых будет понятно, почему вы больше не доверяете своему работнику (например, решение суда о привлечение работника к уголовной ответственности).
Если после рассмотрения результатов расследования или иных материалов руководитель организации/ИП принимает решение об увольнении провинившегося работника, то издается приказ об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).
С данным приказом работник должен быть ознакомлен под роспись в течение трех рабочих дней с момента его издания (ст. 193 ТК РФ). Если же работник отказывается расписываться на приказе, работодателю необходимо составить соответствующий акт.
С образцом приказа об увольнении по утрате доверия вы можете ознакомиться в нашем материале.
Так, уволить работника в связи с утратой доверия работодатель должен:
Если же работник совершил проступок, приведший к утрате доверия со стороны работодателя, не по месту работы или же на работе, но не в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, то уволить данного работника можно не позже чем через год со дня, когда работодатель узнал об этом проступке (ст. 81 ТК РФ).
Увольняя сотрудника, работодатель должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке этого сотрудника:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|---|---|---|---|---|---|
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь» (ООО «Шелковый путь») | |||||
| 9 | 15 | 09 | 2015 | Принят на должность кладовщика | Приказ от 15.09.2015 № 27/п |
| 10 | 14 | 12 | 2016 | Уволен за совершение виновных действий, дающих основание для утраты доверия со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 14.12.2016 № 29/у |
| Специалист Крылова С.Л. Крылова | |||||
| Епифанов | |||||
Напомним, что с 27.11.2016 запись об увольнении в трудовой книжке заверяется печатью работодателя только при ее наличии (Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н , Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н).
Внеся запись в трудовую книжку, не забудьте сделать аналогичную запись в личной карточке работника (форма Т-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
Работник должен расписаться в трудовой книжке и в своей личной карточке.
Работнику, увольняемому по причине утраты доверия, положены те же выплаты, что и любому другому увольняющемуся работнику, т. е. ему нужно выплатить зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и т.д. (ст. 140 ТК РФ).
При этом, если работник нанес материальный ущерб работодателю и тот принял распоряжение о возмещении ущерба не позднее месяца с момента установления его размера, то сумму ущерба (если она не превышает среднемесячный заработок работника) можно удержать из увольнительных выплат (ст. 248 ТК РФ).
Если работодатель уволит по данному основанию, например, работника, не обслуживающего денежные/товарные ценности, и данный работник обратится в суд с иском о незаконном увольнении, то вероятнее всего суд обяжет работодателя восстановить данного сотрудника. Кроме этого работодателю придется (ст. 237 , 394 ТК РФ):
Кстати, если работник пожалуется на незаконное увольнение в трудовую инспекцию, то работодателю грозит штраф в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Сегодня расторжение соглашения работодателя с сотрудником – процесс, имеющий свои особенности. Единственный способ прекращения действия соглашения по инициативе руководства – увольнение по статье.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
На данный момент процедура увольнения по статье подробно отражается в действующем законодательстве.
Максимально доступно вопрос рассматривается в ТК РФ.
Разобраться, как уволить – достаточно просто. Необходимо заранее ознакомиться с наиболее существенными моментами, связанными с данной процедурой.
Причины увольнения по статье могут быть самыми разными.
Сегодня причинами для увольнения сотрудника по желанию работодателя являются:
За выговоры в случае их неоднократного вынесения также возможно увольнение.
Но следует помнить, что причины для назначения выговора должны быть действительно серьезными.
Сегодня под нарушениями рассматриваемого типа в нормативно-правовых документах понимается:
Обязательно требуется наличие подтверждения отсутствия серьезных причин, препятствующих работнику вовремя прибыть на рабочее место.
За дисциплинарные проступки работодатель может на законных основаниях .
Значение данного термина достаточно подробно раскрывается в ст.№193 ТК РФ. Проступками такого рода является прибытие на рабочее место в нетрезвом состоянии, также аморальное поведение.
Для увольнения потребуются доказательства – свидетельские, медицинские.
Причем сам увольняемый сотрудник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с данным документом.
При отсутствии его на предприятие приказ высылается почтой по месту регистрации, заказным письмом.
При расторжении трудового соглашения рассматриваемым способом потребуется сделать .
Пример:
Уволен с занимаемой должности по причине однократного несоблюдения трудовой дисциплины в форме нахождения на работе в состоянии алкогольного опьянения, согласно п.п.б. п.6 ст.81 ТК РФ.
При увольнении на основаниях из статьи №81 ТК РФ работодатель обязан будет начислить следующие выплаты:
При увольнении работника по причине наличия дисциплинарных проступков обязательно соблюдении сроков:
Многие работодатели по различным причинам желают оформить приказ на увольнение задним числом.
Данное действие незаконно, может повлечь за собой серьезную дисциплинарную ответственность.
Последствия для работника при увольнении по ст.№81 ТК РФ достаточно серьезны — в дальнейшем могут возникнуть проблемы при официальном трудоустройстве.
Кроме того, возможны дальнейшие судебные разбирательства, а при кражах, умышленном выводе средств и других финансовых махинациях необходимо выплачивать организации сумму ущерба плюс размер неустойки, определенной решением суда.
Запись в трудовой книжке в данной ситуации может испортить весь положительный опыт работы человека — некоторым трудящимся приходится прибегать к кардинальным мерам — «утере» трудовой книжки с неприятным фактом увольнения «по статье» или смене сферы деятельности.
Иногда случается, что сотрудник не согласен с процедурой увольнения, считая, что процедура была осуществлена с нарушением его прав.
В этом случае работник может обратиться с целью защиты в следующие учреждения по месту регистрации:
Для этого необходимо будет составить заявление, подкрепленное документами, подтверждающими наличие проблемы.
Поэтому во всех случаях при возникновении неприятных или спорных ситуаций с руководством компании работникам следует копировать все распоряжения, приказы, акты и иные бумаги, которые ему предлагают подписать.
При осуществлении увольнения таким образом при нарушении прав сотрудника работодатель понесет достаточно серьезную ответственность.
Если трудовой инспекцией будут обнаружены какие-либо нарушения, то возможно:
